PAGE人大檔案管理制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強人大檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在人大工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合人大工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人大機關(guān)各部門在履行職責過程中形成的各類檔案，包括但不限于會議文件、議案建議、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)工作檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則人大機關(guān)設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案管理人員應(yīng)嚴格按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集、整理各類檔案，保證檔案內(nèi)容的真實、準確、完整，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案整理和保管方式，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查閱和利用效率，為人大工作提供有力支持。4.安全保密原則加強檔案安全管理，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。嚴格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置人大機關(guān)設(shè)立檔案管理室，作為檔案管理的專門機構(gòu)，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善人大檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀人大機關(guān)各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案查閱和利用提供便利。4.負責檔案的借閱、查閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。5.參與人大機關(guān)重要會議、活動等文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全和完整。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓和學習，提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷完善檔案管理工作。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全和完整。2.按照檔案管理室的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理室集中保管。3.協(xié)助檔案管理室開展檔案查閱和利用工作，提供必要的檔案信息和線索。4.配合檔案管理室做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.人大機關(guān)召開的各類會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。2.人大代表提出的議案、建議、批評和意見及辦理情況的文件材料。3.人大機關(guān)的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。4.人大機關(guān)的人事任免文件、干部職工檔案材料。5.人大機關(guān)的財務(wù)收支憑證、預決算報表等財務(wù)檔案材料。6.人大機關(guān)開展各項業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如調(diào)研材料、執(zhí)法檢查報告、視察報告等。7.人大機關(guān)收到的上級文件、下級請示報告及其他外部單位來文等文件材料。8.人大機關(guān)組織開展的重要活動、重大事件形成的文件材料。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時進行修復或復制。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準和規(guī)范進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，并進行有效的存儲和管理。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等類別，并在各類別下進一步細分二級類目。文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)工作的性質(zhì)和特點，按照不同的業(yè)務(wù)類別進行分類整理。人事檔案：按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行整理。財務(wù)檔案：按照會計檔案管理的要求進行分類整理。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號方法可采用全宗號目錄號案卷號件號的四級編號方式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案上架按照檔案分類編號順序，將檔案整齊排列上架存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)在檔案柜或密集架上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（四）檔案清點與核對定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符或有其他異常情況，應(yīng)及時查明原因并進行處理。（五）檔案數(shù)字化逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。同時，加強電子檔案的安全管理，采取加密存儲、備份等措施，防止電子檔案信息丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待原則，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.定期鑒定每年定期對到期檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.不定期鑒定對于涉及重大事件、重要決策等特殊檔案，應(yīng)根據(jù)實際情況及時進行鑒定，確保檔案的真實性和完整性。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，詳細注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理室負責人審核、人大機關(guān)分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本機關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本機關(guān)保管的檔案。外單位查閱人大檔案，需按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本機關(guān)工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、年度、保管期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外單位查閱人大檔案，應(yīng)提前向人大機關(guān)提出書面申請，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等情況，經(jīng)人大機關(guān)分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱時，需由檔案管理室工作人員陪同，并在指定地點查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容，如有特殊需要，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（三）利用方式檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復印件等利用方式。對于重要檔案的查閱，應(yīng)進行登記和跟蹤，確保檔案的安全和正確使用。（四）利用反饋查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理室，并對檔案利用情況進行反饋。檔案管理室應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，并向上級領(lǐng)導匯報。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理室應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，及時掌握檔案管理工作動態(tài)。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送。（二）移交工作1.人大機關(guān)撤銷或合并時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或