PAGE行政檔案管理制度模板一、總則（一）目的為加強公司行政檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案由行政部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司行政工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司行政工作的各個方面，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）行政部門職責1.負責制定和完善公司行政檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司行政檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對公司行政檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。4.對各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓。（二）各部門職責1.負責本部門行政檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交行政部門。2.配合行政部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助。3.嚴格遵守公司行政檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、證照等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘與培訓資料、績效考核記錄、薪酬福利文件等。3.財務管理類：包括財務報表、預算與決算資料、費用報銷憑證、合同協議等。4.業(yè)務經營類：包括市場調研報告、銷售合同、項目文檔、客戶資料等。5.其他類：包括公司榮譽證書、宣傳資料、法律事務文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別+流水號”的方式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理類，“001”表示該類別下的流水號。2.編號應保持唯一性和連續(xù)性，以便于檔案的識別和管理。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應在行政工作完成后及時將形成的檔案材料收集齊全，并移交行政部門。2.行政部門應定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時、完整。3.對于重要的檔案材料，行政部門可提前介入，指導相關部門進行收集和整理。（二）檔案整理1.行政部門收到各部門移交的檔案材料后，應按照檔案分類標準進行整理。2.整理檔案時，應剔除重復、無效的文件，對文件進行分類、排序、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.對于破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制，保證檔案的可讀性。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理后的檔案應及時歸檔，按照檔案編號順序存放于檔案柜或檔案庫房中。2.歸檔時，應編制檔案目錄，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，并建立電子檔案目錄。3.檔案目錄應定期更新，確保與實際檔案情況一致。（二）檔案保管1.行政部門應設立專門的檔案庫房或檔案柜，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。3.對電子檔案，應定期進行備份，并存儲于安全的存儲介質中，防止數據丟失。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經所在部門負責人審批后，到行政部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，未經授權不得泄露檔案內容。3.外部單位查閱檔案，應提前與公司行政部門聯系，提交查閱申請函，經公司領導審批同意后，方可查閱。查閱時，應有公司人員陪同，并嚴格限制查閱范圍。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.將審批后的申請表交行政部門檔案管理人員。3.檔案管理人員根據申請表提供檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內容等。4.查閱完畢后，查閱人應及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）檔案利用1.公司內部人員因工作需要利用檔案時，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行復印、摘錄等操作。2.外部單位利用檔案時，如需復印、摘錄等，應經公司行政部門同意，并按照規(guī)定支付相關費用。3.檔案利用過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內容。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.行政部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。3.鑒定工作應由行政部門組織，相關部門人員參與，對檔案的價值、完整性、準確性等進行綜合評估，確定保管期限。（二）檔案銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經公司領導審批后進行銷毀。2.檔案銷毀應采用適當的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、檔案名稱和編號、銷毀方式等。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應建立電子檔案系統(tǒng)，對行政檔案進行數字化管理，實現檔案的在線查閱、利用和存儲。2.電子檔案系統(tǒng)應具備檔案錄入、分類、檢索、備份等功能，確保電子檔案的安全和完整。3.檔案管理人員應定期將紙質檔案進行數字化掃描，錄入電子檔案系統(tǒng)，并建立相應的索引關系。（二）電子檔案管理1.電子檔案應按照檔案分類標準進行分類存儲，確保電子檔案與紙質檔案的一致性。2.對電子檔案應設置相應的權限管理，嚴格控制查閱和修改權限，防止電子檔案信息泄露。3.定期對電子檔案進行備份，備份數據應存儲于不同的介質和地點，防止數據丟失。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.公司內部審計部門應定期對公司行政檔案管理情況進行審計，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。（二）考核評價1.將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及檔案管理人員的檔案管理工作進行考核評價。2.考核內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱