PAGE人大檔案室制度及職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)人大檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，充分發(fā)揮檔案在人大工作中的重要作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人大檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則人大檔案室對本單位的各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映人大工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理人大工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為人大工作提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.參與檔案的鑒定銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行處理。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案室的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室集中保管。3.協(xié)助檔案室開展檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.配合檔案室做好檔案管理的各項(xiàng)檢查和考核工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.建立健全檔案檢索工具，提高檔案查詢效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，做好檔案庫房的安全防范工作，確保檔案實(shí)體安全。5.對檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時反饋利用效果。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出鑒定意見和銷毀建議。三、檔案收集（一）收集范圍1.人大會議文件材料，包括會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。2.人大常委會文件材料，如常委會會議記錄、決定、審議意見等。3.人大代表議案、建議、批評和意見及辦理情況的文件材料。4.人大機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。5.人大工作中形成的各類法規(guī)草案、調(diào)研材料、視察報(bào)告、執(zhí)法檢查報(bào)告等。6.人大機(jī)關(guān)的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等專門檔案。7.人大與其他單位之間的往來文件、信函、協(xié)議等。8.反映人大工作歷史和現(xiàn)狀的照片、錄音、錄像、電子文件等其他載體的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在工作中形成的檔案材料收集齊全，按照檔案分類方案進(jìn)行整理，并定期移交檔案室。2.對于重要會議、重大活動形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，確保檔案的完整性。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并進(jìn)行有效的備份存儲。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類。年度劃分以文件形成年度為準(zhǔn)；機(jī)構(gòu)按人大機(jī)關(guān)內(nèi)部的部門設(shè)置進(jìn)行分類；保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）。2.專門檔案人事檔案：按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理。財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)檔案管理辦法，分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理。基建檔案：按照工程項(xiàng)目建設(shè)階段，分為項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件等類別進(jìn)行整理。3.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，如照片檔案可按會議活動、領(lǐng)導(dǎo)視察、工作成果等類別分類；錄音錄像檔案可按會議記錄、調(diào)研記錄、重大事件記錄等類別分類。4.電子檔案按照文件的來源、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的電子文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案分類對應(yīng)，便于查找和利用。（二）整理方法1.文書檔案整理對收集到的文件材料進(jìn)行甄別，剔除重復(fù)、無效的文件。按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料集中在一起。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄，包括文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等信息。按照文件的排列順序進(jìn)行裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊、牢固。編制檔案盒封面、盒脊，填寫相關(guān)信息，將整理好的文件材料裝入檔案盒。2.專門檔案整理人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定，對檔案材料進(jìn)行審核、分類、排序、編目、裝訂等操作，建立檔案目錄和索引。財(cái)務(wù)檔案：對會計(jì)憑證進(jìn)行編號、裝訂，填寫憑證封面；對會計(jì)賬簿進(jìn)行整理、編頁；對財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行分類、編目。按照規(guī)定期限進(jìn)行保管?；n案：對工程項(xiàng)目各階段形成的文件材料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，按項(xiàng)目進(jìn)行組卷，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.聲像檔案整理照片檔案：對照片進(jìn)行沖洗、編號，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，按照分類順序進(jìn)行排列，裝入相冊或照片檔案盒，并編制照片目錄。錄音錄像檔案：對錄音錄像資料進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、整理，標(biāo)注錄制時間、地點(diǎn)、內(nèi)容摘要等信息，按照分類順序進(jìn)行存儲，建立電子索引和紙質(zhì)目錄。4.電子檔案整理對電子文件進(jìn)行分類命名，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。按照分類方案建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，將電子文件存儲到相應(yīng)的文件夾中。對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行完善，包括文件編號、責(zé)任者、日期、格式等信息，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。定期對電子檔案進(jìn)行備份，采用異地備份等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防鼠器具等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持合理的間距，便于檔案管理操作。4.定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫房存在的安全隱患。（二）檔案上架與排列1.檔案上架應(yīng)按照分類方案和編號順序進(jìn)行，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開排列。3.檔案盒應(yīng)直立放置在檔案架上，盒脊朝外，便于查看盒脊上的編號和目錄信息。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確，無丟失、損壞現(xiàn)象。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管檔案人大制定的法律法規(guī)、決議決定等重要文件。涉及國家機(jī)密、重大歷史事件和重要工作成果的檔案。具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案。2.長期保管檔案人大常委會會議記錄、重要文件等。人大代表議案、建議、批評和意見及辦理情況的重要檔案。本單位重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等檔案。3.短期保管檔案一般性的文件材料、會議通知等。臨時性的工作記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等檔案。（四）檔案安全保密措施1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫房。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容，對涉及機(jī)密的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施。3.定期對檔案進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，防止檔案信息泄露。4.對檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案在利用過程中的安全。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對于反映人大工作歷史和現(xiàn)狀、具有重要查考利用價值的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保存；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出擬鑒定檔案清單。2.鑒定工作小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.對鑒定為銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.對鑒定工作中發(fā)現(xiàn)的問題和爭議，及時進(jìn)行研究和處理，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，如整理完成的檔案數(shù)量、整理進(jìn)度等。3.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括利用檔案的人次、利用檔案的卷數(shù)等。4.檔案庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況統(tǒng)計(jì)，如溫濕度數(shù)據(jù)、消防器材檢查記錄等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，根據(jù)清查結(jié)果更新統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。3.利用檔案管理系統(tǒng)，對檔案的相關(guān)信息進(jìn)行實(shí)時統(tǒng)計(jì)和分析，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送1.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送檔案室負(fù)責(zé)人審核。2.檔案室負(fù)責(zé)人對統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行審核后，報(bào)送單位領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，能夠真實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。八、檔案利用（一）利用范圍1.為人大機(jī)關(guān)內(nèi)部工作提供檔案查閱服務(wù)，包括領(lǐng)導(dǎo)決策參考、工作調(diào)研、文件起草等。2.為人大代表提供檔案查閱服務(wù)，支持代表依法履行職責(zé)。3.為有關(guān)部門和單位提供檔案查閱服務(wù)，滿足其工作需要。4.為社會公眾提供檔案查閱服務(wù)，依法公開的檔案信息。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核，確保復(fù)制內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并加蓋