PAGE托管人員檔案制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司托管人員檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有托管人員檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映托管人員的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集托管人員各方面的相關(guān)資料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)托管人員檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)托管人員的工作變動(dòng)、個(gè)人情況變化等及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、婚姻狀況、家庭成員信息。（二）學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷1.最高學(xué)歷證書復(fù)印件（包括畢業(yè)證書、學(xué)位證書）。2.參加過的各類培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。（三）工作經(jīng)歷1.以往工作單位名稱、工作起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)描述。2.工作業(yè)績、獎(jiǎng)懲情況。（四）勞動(dòng)合同相關(guān)1.與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。2.勞動(dòng)合同變更、續(xù)簽、解除等相關(guān)記錄。（五）薪資福利信息1.工資發(fā)放記錄、薪資調(diào)整記錄。2.社保、公積金繳納記錄。（六）考核評(píng)價(jià)1.年度考核結(jié)果、考核評(píng)語。2.專項(xiàng)考核記錄。（七）職業(yè)資格證書及榮譽(yù)證書1.取得的各類職業(yè)資格證書復(fù)印件。2.受到的各類榮譽(yù)證書復(fù)印件。（八）其他重要資料1.個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)等。2.涉及個(gè)人重要事項(xiàng)的相關(guān)材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門托管人員的相關(guān)檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至檔案管理部門。2.托管人員本人應(yīng)主動(dòng)配合提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的檔案資料。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類進(jìn)行整理。2.每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和管理。3.對(duì)紙質(zhì)檔案資料應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。（二）保管期限1.托管人員檔案應(yīng)長期保管，直至托管關(guān)系終止后按規(guī)定進(jìn)行處理。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料，如勞動(dòng)合同解除證明等，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于規(guī)定年限。（三）檔案安全管理1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管室，確需進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記。2.定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案安全。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，配備必要的安全設(shè)施和防護(hù)用品。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要查閱托管人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管室。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）數(shù)據(jù)錄入1.建立托管人員檔案信息化管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化錄入。2.錄入人員應(yīng)確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，錄入完成后應(yīng)進(jìn)行核對(duì)。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.對(duì)系統(tǒng)登錄、操作等進(jìn)行記錄，以便審計(jì)和追溯。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.托管人員離職、退休、調(diào)動(dòng)等原因?qū)е聶n案需要轉(zhuǎn)遞。2.其他符合規(guī)定的轉(zhuǎn)遞情形。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.檔案管理部門收到轉(zhuǎn)遞通知后，應(yīng)核對(duì)檔案內(nèi)容，確保檔案完整。2.填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞方向、檔案內(nèi)容清單等。3.將檔案密封包裝，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。4.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞，并要求接收方在《檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。八、檔案保密與責(zé)任追究（一）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自復(fù)制、傳播托管人員檔案信息。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反檔案管理制度，造成檔案信息泄露、丟失、損壞等情況的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.因工作失誤導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題的，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相