PAGE人員檔案保密制度培訓(xùn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人員檔案管理，確保人員檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實(shí)習(xí)生以及因工作需要接觸公司人員檔案的外部合作伙伴等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人員檔案保密工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對人員檔案信息采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息未經(jīng)授權(quán)的披露。3.完整性原則：保證人員檔案信息的完整與準(zhǔn)確，不得擅自修改、刪除或偽造檔案內(nèi)容。4.最小化原則：嚴(yán)格限定接觸人員檔案信息的人員范圍，僅允許因工作需要知悉的人員訪問相關(guān)信息。二、人員檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人員檔案管理制度，明確檔案管理流程和保密要求。2.負(fù)責(zé)人員檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作，確保檔案信息的安全與完整。3.對涉及人員檔案信息的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。4.定期對人員檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案信息的安全。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、裝訂、上架等，保證檔案存放有序，便于查閱。3.對檔案查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.定期對檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在問題，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。5.對檔案管理工作中涉及的計算機(jī)系統(tǒng)、存儲設(shè)備等進(jìn)行安全維護(hù)，防止信息泄露或丟失。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門人員檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案材料的真實(shí)、完整。2.在工作中如需查閱或借閱人員檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)，并嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定。3.對本部門員工進(jìn)行保密教育，提醒員工妥善保管個人檔案信息，防止信息泄露。三、人員檔案的收集與整理（一）檔案內(nèi)容人員檔案應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：1.個人基本信息：姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。學(xué)歷學(xué)位信息：最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、學(xué)位證書編號等。工作經(jīng)歷：工作單位、入職時間、離職時間、職位、工作職責(zé)等。培訓(xùn)經(jīng)歷：參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。薪酬福利信息：工資、獎金、津貼、補(bǔ)貼、社會保險、住房公積金等。績效考核信息：考核周期、考核結(jié)果、績效評價等。獎懲記錄：獲得的獎勵和受到的處罰情況。勞動合同及其他相關(guān)協(xié)議：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。健康狀況：體檢報告、疾病史等。其他重要信息：如個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、特殊技能證書等。（二）收集要求1.人力資源部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案內(nèi)容全面、準(zhǔn)確反映員工的真實(shí)情況。2.各部門應(yīng)及時將本部門員工的檔案材料收集齊全，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，確保材料的真實(shí)性和完整性。3.對于新入職員工，應(yīng)在入職一個月內(nèi)完成檔案建立工作；對于員工檔案信息發(fā)生變更的，應(yīng)在變更事項(xiàng)發(fā)生后一周內(nèi)將相關(guān)材料提交至人力資源部門進(jìn)行更新。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容類別進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案目錄，便于查找和管理。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，并按照順序依次裝訂成冊。對于紙張較大或較小的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其符合A4紙張大小。3.每份檔案材料應(yīng)在右上角加蓋騎縫章，確保檔案材料的完整性和真實(shí)性。4.檔案整理過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料的內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)信息有誤或不完整，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員核實(shí)并更正。四、人員檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。檔案保管場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（二）保管方式1.人員檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和年度進(jìn)行分類存放，建立檔案索引，便于查找和查閱。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲在不同的地點(diǎn)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。電子檔案應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和安全掃描，防止數(shù)據(jù)被篡改或丟失。（三）保管期限1.人員檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，員工在職期間的檔案應(yīng)永久保管；員工離職后，其檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保管，具體保管期限如下：勞動合同終止或解除后，員工檔案應(yīng)保管二年。涉及員工重大違紀(jì)、違法等事項(xiàng)的檔案，應(yīng)保管至該事項(xiàng)處理完畢后五年。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對人員檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放位置等。在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時進(jìn)行記錄并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。如檔案材料缺失、損壞或信息有誤，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員核實(shí)并補(bǔ)充、更正。清查結(jié)束后，應(yīng)編寫清查報告，總結(jié)檔案管理工作中存在的問題及改進(jìn)措施，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。五、人員檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人員檔案的，應(yīng)按照以下權(quán)限進(jìn)行：人力資源部門工作人員可查閱本公司全體人員的檔案。其他部門負(fù)責(zé)人因工作需要查閱本部門人員檔案的，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱人員檔案的，可直接查閱。2.外部單位或個人因工作需要查閱公司人員檔案的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供合法有效的證明文件。未經(jīng)公司書面同意，外部單位或個人不得查閱公司人員檔案。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《人員檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.所在部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審批，如同意查閱，應(yīng)在申請表上簽署意見并注明查閱期限。查閱期限一般不得超過三個工作日，如有特殊情況需要延長的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.查閱人員憑審批通過的《人員檔案查閱申請表》到檔案保管場所查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照申請表上注明的查閱范圍提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定的程序和要求查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《人員檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱人員檔案的，應(yīng)按照以下權(quán)限進(jìn)行：人力資源部門工作人員因工作需要借閱本公司全體人員檔案的，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。其他部門工作人員因工作需要借閱本部門人員檔案的，應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要借閱人員檔案的，可直接借閱。2.外部單位或個人因工作需要借閱公司人員檔案的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供合法有效的擔(dān)保文件。未經(jīng)公司書面同意，外部單位或個人不得借閱公司人員檔案。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)填寫《人員檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱范圍、借閱時間、預(yù)計歸還時間等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.所在部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱權(quán)限進(jìn)行審批，如同意借閱，應(yīng)在申請表上簽署意見并注明借閱期限。借閱期限一般不得超過五個工作日，如有特殊情況需要延長的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.在辦理借閱手續(xù)時，借閱人員應(yīng)向檔案管理人員提供有效身份證件，并繳納一定數(shù)額的押金。押金數(shù)額根據(jù)檔案的重要程度和借閱期限確定，一般為每份檔案[X]元。4.檔案管理人員按照申請表上注明的借閱范圍提供檔案，并與借閱人員辦理檔案交接手續(xù)，填寫《人員檔案借閱登記表》，雙方簽字確認(rèn)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自更改檔案內(nèi)容。如因工作需要對檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并加蓋公司公章。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向人力資源部門提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。延期時間不得超過原借閱期限的一半。7.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息被篡改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。同時，檔案管理人員應(yīng)退還借閱人員繳納的押金。六、人員檔案信息的保密措施（一）保密教育1.公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行保密教育培訓(xùn)，提高員工的保密意識和保密技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家法律法規(guī)、公司保密制度、人員檔案管理規(guī)定等。2.新員工入職時，應(yīng)進(jìn)行專門的保密培訓(xùn)，使其了解公司的保密要求和人員檔案管理規(guī)定，并簽訂保密協(xié)議。保密協(xié)議應(yīng)明確員工的保密義務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.在日常工作中，各部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，對員工進(jìn)行經(jīng)常性的保密教育，提醒員工注意保護(hù)公司的商業(yè)秘密和人員檔案信息安全。（二）保密技術(shù)措施1.公司應(yīng)采用先進(jìn)的保密技術(shù)手段，對人員檔案信息進(jìn)行保護(hù)。如在計算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密軟件等，防止外部非法入侵和信息泄露。2.對存儲人員檔案信息的服務(wù)器、存儲設(shè)備等應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，并定期更換密碼。同時，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)等措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.在檔案保管場所安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案的出入庫情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，防止檔案被盜或被篡改。監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。（三）保密制度執(zhí)行監(jiān)督1.公司應(yīng)建立健全保密制度執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門的保密工作進(jìn)行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、人員檔案管理情況、保密技術(shù)措施的落實(shí)情況等。2.對于違反保密制度的行為，公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。如對泄露人員檔案信息的員工，應(yīng)視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰；構(gòu)成犯罪的，應(yīng)依法追究其刑事責(zé)任。3.公司鼓勵員工對違反保密制度的行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實(shí)的員工給予一定的獎勵。同時，應(yīng)保護(hù)舉報人的合法權(quán)益，不得泄露舉報人信息。七、人員檔案的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的人員檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計分析等功能。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、操作簡便、功能齊全等特點(diǎn)，滿足公司人員檔案管理的實(shí)際需求。2.在信息化管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)充分考慮信息安全因素，采取必要的安全防護(hù)措施，如身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，確保檔案信息的安全。3.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交互，提高工作效率和管理水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將人員檔案信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)。在錄入過程中，應(yīng)認(rèn)真核對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，確保錄入信息與紙質(zhì)檔案一致。2.對于人員檔案信息的變更，檔案管理人員應(yīng)及時在信息化管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新，并做好相應(yīng)的記錄。同時，應(yīng)確保紙質(zhì)檔案與電子檔案信息同步更新。在信息化管理系統(tǒng)中，應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的位置。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。（三）信息安全管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)對人員檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，制定嚴(yán)格的系統(tǒng)操作規(guī)程和安全管理制度。系統(tǒng)操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)信息。2.對信息化管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)信息。同時，應(yīng)定期對系統(tǒng)用戶的權(quán)限進(jìn)行審核和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置合理、有效。3.公司應(yīng)定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)安全隱患。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全漏洞，應(yīng)及時采取措施