PAGE化工企業(yè)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強化工企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本化工企業(yè)各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由企業(yè)檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導檔案歸檔工作。2.真實完整原則歸檔的檔案應(yīng)真實反映企業(yè)各項活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.分類科學原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學分類，便于檔案的整理、保管和查詢。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.企業(yè)文件企業(yè)章程、董事會決議、股東會決議等重要文件。企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結(jié)等。企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等。2.會議文件企業(yè)各類會議的通知、議程、報告、記錄、紀要等。上級主管部門及相關(guān)單位來文、會議文件等。3.人事檔案員工入職、離職、調(diào)動、晉升等相關(guān)材料。員工薪酬、福利、考核、培訓等檔案。員工勞動合同、社保繳納記錄等。4.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料。財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等。資金管理、預算控制等相關(guān)文件。5.法務(wù)檔案合同協(xié)議、訴訟案件、法律咨詢等相關(guān)文件。知識產(chǎn)權(quán)保護、商標專利等檔案。合規(guī)審查、風險防控等資料。（二）生產(chǎn)技術(shù)類檔案1.工藝技術(shù)文件化工生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、工藝卡片等。新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改進、工藝優(yōu)化等相關(guān)資料。原材料、中間體、產(chǎn)品質(zhì)量標準及檢驗方法等。2.設(shè)備檔案設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、驗收報告等。設(shè)備操作規(guī)程、維護保養(yǎng)手冊、維修記錄等。設(shè)備運行數(shù)據(jù)、故障處理記錄、報廢鑒定等資料。3.安全環(huán)保檔案安全生產(chǎn)管理制度、應(yīng)急預案、演練記錄等。環(huán)保監(jiān)測報告、污染防治措施、環(huán)境影響評價等文件。安全事故、環(huán)保事件的調(diào)查處理報告等。4.生產(chǎn)記錄生產(chǎn)日報表、月報表、年報表等生產(chǎn)統(tǒng)計資料。生產(chǎn)調(diào)度記錄、交接班記錄、設(shè)備運行記錄等。原材料消耗、能源消耗等記錄。（三）市場營銷類檔案1.市場調(diào)研資料市場調(diào)研報告、行業(yè)動態(tài)分析、競爭對手資料等?？蛻粜枨笳{(diào)查、市場細分研究等相關(guān)文件。2.銷售合同產(chǎn)品銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄等。銷售渠道管理、客戶關(guān)系維護等資料。3.營銷活動檔案廣告宣傳方案、促銷活動計劃、活動總結(jié)等。市場推廣資料、宣傳冊、海報等。（四）基本建設(shè)類檔案1.項目立項文件項目可行性研究報告、項目建議書、立項批復等。項目規(guī)劃設(shè)計文件、選址意見書、用地規(guī)劃許可證等。2.工程建設(shè)文件工程招投標文件、施工合同、監(jiān)理合同等。工程施工圖紙、變更記錄、隱蔽工程驗收記錄等。工程竣工驗收報告、質(zhì)量評定資料、竣工決算報告等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.每份文件應(yīng)編制頁碼，并在首頁加蓋文件章或騎縫章，注明文件標題、日期、編號等信息。3.對于圖紙類文件，應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章。（三）文件材料的裝訂1.歸檔文件應(yīng)采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進行裱糊或折疊處理，使其大小一致。（四）文件材料的編目1.歸檔文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。2.卷內(nèi)目錄應(yīng)打印或用鋼筆、碳素筆填寫，字跡應(yīng)清晰、工整。3.同時，應(yīng)編制案卷目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。（五）檔案的裝盒1.整理好的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案盒編號、題名、年度、保管期限、起止卷號等信息。2.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，材質(zhì)應(yīng)符合檔案保管要求。四、檔案歸檔流程（一）部門整理各部門負責將本部門形成的文件材料進行收集、整理，并按照分類方案進行初步分類。（二）部門移交各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至企業(yè)檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。（三）檔案審核企業(yè)檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等，對于不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)退回原部門進行補充或整改。（四）檔案入庫審核通過的檔案應(yīng)及時入庫保管，并按照檔案庫房的管理要求進行存放，確保檔案的安全。五、檔案保管期限（一）永久保管1.企業(yè)章程、董事會決議、股東會決議等重要文件。2.企業(yè)年度財務(wù)決算報告、審計報告等。3.企業(yè)重大項目的立項、可行性研究報告、竣工驗收報告等。4.企業(yè)與外部簽訂的重要合同協(xié)議、長期合作項目文件等。5.企業(yè)重要的人事任免文件、員工獎勵與處分決定等。（二）定期保管1.30年保管期限企業(yè)年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等。企業(yè)設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、驗收報告等。企業(yè)安全生產(chǎn)管理制度、應(yīng)急預案、演練記錄等。2.10年保管期限企業(yè)一般性會議文件、通知、議程、紀要等。企業(yè)員工入職、離職、調(diào)動、晉升等相關(guān)材料。企業(yè)日常生產(chǎn)記錄、設(shè)備運行記錄等。企業(yè)市場調(diào)研資料、銷售合同等。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱重要檔案或涉及機密檔案的，應(yīng)經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導審批。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)企業(yè)檔案管理部門負責人審核，企業(yè)分管領(lǐng)導審批后，方可查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。（三）查閱方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.對于紙質(zhì)檔案，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。3.對于電子檔案，查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的方式進行查閱，不得擅自復制、傳播電子檔案信息。（四）檔案利用1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要利用檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.外部單位利用檔案的，應(yīng)按照上述查閱權(quán)限辦理審批手續(xù)，并簽訂檔案利用協(xié)議，明確利用范圍、期限、保密責任等事項。3.檔案利用過程中，檔案管理部門應(yīng)跟蹤監(jiān)督利用情況，確保檔案的安全和完整。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育。2.對涉及企業(yè)機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，未經(jīng)批準不得擅自復制、傳播檔案信息。（二）安全防護1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施，確保檔案實體安全。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.加強對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。3.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，采取有效措施進行處置，并及時報告企業(yè)領(lǐng)導和相關(guān)部門。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由企業(yè)檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷審查，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.對于仍有利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已無利用價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小