PAGE檔案借閱借用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案借閱借用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)檔案的借閱借用管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，重要檔案的借閱還需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)借閱的必要性、借閱期限的合理性、借閱人員的資格等。2.對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審批意見，并通知借閱人員辦理借閱手續(xù)。對(duì)于不符合借閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)向借閱人員說明原因。（三）借閱手續(xù)辦理1.借閱人員憑審批通過的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表上的內(nèi)容，準(zhǔn)確提供檔案，并與借閱人員當(dāng)面核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量等信息。3.借閱人員需在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。登記表應(yīng)記錄借閱日期、借閱人員姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.延長后的借閱期限最長不得超過[X]個(gè)工作日。（五）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)按上述借閱申請(qǐng)流程重新辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得在檔案上進(jìn)行涂改、標(biāo)記等損壞行為。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的名稱、數(shù)量等信息，確認(rèn)無誤后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。（六）借閱監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行定期檢查，確保借閱人員按時(shí)歸還檔案，檔案未出現(xiàn)丟失、損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人員違反本制度規(guī)定，檔案管理部門有權(quán)收回所借檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。三、檔案借用管理（一）借用申請(qǐng)1.因工作需要借用檔案原件的，借用部門應(yīng)填寫《檔案借用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借用檔案的名稱、數(shù)量、用途、借用期限、歸還方式等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）借用審批1.檔案管理部門收到借用申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核重點(diǎn)包括借用的必要性、借用期限的合理性、借用人員的保管能力及歸還保障措施等。2.對(duì)于審核通過的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審批意見，并通知借用部門辦理借用手續(xù)。對(duì)于審核不通過的申請(qǐng)，應(yīng)向借用部門說明原因。（三）借用手續(xù)辦理1.借用部門憑審批通過的《檔案借用申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借用手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)與借用部門人員共同清點(diǎn)檔案原件，核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，并在《檔案借用登記表》上詳細(xì)記錄。3.借用人員需在登記表上簽字確認(rèn)，同時(shí)提交有效身份證明或工作證件作為抵押。登記表應(yīng)包括借用日期、借用人員姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、借用期限、歸還方式、抵押物品等內(nèi)容。（四）借用期限1.檔案借用期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借用期限，借用部門應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.延長后的借用期限最長不得超過[X]個(gè)工作日。（五）借用歸還1.借用人員應(yīng)在規(guī)定的借用期限內(nèi)歸還檔案原件。如需續(xù)借，應(yīng)按上述借用申請(qǐng)流程重新辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借用人員應(yīng)確保檔案原件的完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確認(rèn)無誤后，在《檔案借用登記表》上注明歸還日期，并歸還借用人員抵押物品。（六）借用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借用檔案的情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保借用人員按時(shí)歸還檔案，檔案原件的安全得到保障。2.如發(fā)現(xiàn)借用人員違反本制度規(guī)定，檔案管理部門有權(quán)收回所借檔案原件，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，同時(shí)要求借用人員承擔(dān)因檔案損壞或丟失造成的一切損失。四、檔案查閱管理（一）查閱申請(qǐng)1.員工因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、范圍、用途等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）查閱審批1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容主要包括查閱的必要性、查閱范圍的合理性等。2.對(duì)于符合查閱條件的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審批意見，并安排查閱場(chǎng)所和提供相應(yīng)的檔案資料。對(duì)于不符合查閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)向查閱人員說明原因。（三）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案資料，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、摘抄的檔案資料應(yīng)注明出處，并由檔案管理部門進(jìn)行登記。（四）查閱監(jiān)督1.檔案管理部門工作人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不進(jìn)行違規(guī)操作。2.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料整理歸位，保持查閱場(chǎng)所的整潔。五、檔案保密管理（一）保密責(zé)任1.所有接觸檔案的人員均負(fù)有保密責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)及公司/組織的保密制度。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的保密管理，防止檔案信息的泄露。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類存放，對(duì)重要檔案實(shí)行專人專柜保管。3.嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱人員，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)限制在最小范圍內(nèi)借閱，并要求借閱人員簽署保密協(xié)議。4.在檔案的整理、編目、存儲(chǔ)、傳輸?shù)冗^程中，應(yīng)采取必要的保密技術(shù)措施，如加密存儲(chǔ)、加密傳輸?shù)?。（三）保密教?.公司/組織應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行檔案保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.檔案管理部門應(yīng)在檔案借閱、借用等手續(xù)辦理過程中，向相關(guān)人員強(qiáng)調(diào)保密要求和責(zé)任。（四）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)查，查明原因，確定責(zé)任。2.對(duì)于因泄密給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.公司/組織應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、檢索、利用等管理。2.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限級(jí)別，確保電子檔案的安全。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試。（三）檔案信息化安全1.加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、防病毒等技術(shù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.設(shè)置合理的用戶