PAGE資料檔案使用管理制度一、總則（一）目的為了加強公司資料檔案的管理，確保資料檔案的安全、完整和有效利用，提高公司的管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在資料檔案使用過程中的管理。（三）基本原則1.合法性原則：資料檔案的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。2.安全性原則：確保資料檔案的安全，防止資料檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.完整性原則：保證資料檔案的完整，不得擅自篡改、刪除或銷毀資料檔案。4.有效利用原則：促進資料檔案的有效利用，提高公司的工作效率和決策科學性。二、資料檔案的分類與編號（一）分類1.行政文件類：包括公司的規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結、報告等。2.人事檔案類：員工的個人信息、簡歷、培訓記錄、考核結果等。3.財務檔案類：財務報表、賬目憑證、審計報告等。4.業(yè)務合同類：公司簽訂的各類業(yè)務合同、協(xié)議等。5.技術資料類：產(chǎn)品設計圖紙、技術方案、工藝流程等。6.市場檔案類：市場調研報告、客戶資料、營銷活動記錄etc.（二）編號為便于資料檔案的管理和查找，對各類資料檔案進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結構：采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。2.年份：用四位數(shù)字表示資料檔案形成的年份。3.類別代碼：根據(jù)資料檔案的分類，分別用兩位字母表示，如行政文件類為“XZ”，人事檔案類為“RS”等。4.流水號：按照資料檔案形成的先后順序，依次編寫三位數(shù)字的流水號。例如，2023年形成的第5份行政文件，其編號為“2023XZ005”。三、資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責資料檔案的收集工作，并按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的資料檔案移交至公司檔案室。2.資料檔案的收集應確保齊全、完整，不得遺漏重要信息。對于電子資料檔案，應同時收集紙質版本，并保證兩者內(nèi)容一致。（二）整理1.檔案室工作人員對收集到的資料檔案進行整理，按照分類和編號規(guī)則進行分類、編號，并編制資料檔案目錄。2.對資料檔案進行裝訂、編頁，確保資料檔案的整齊、規(guī)范。對于破損或褪色的資料檔案，應進行修復或復制。3.建立資料檔案的電子數(shù)據(jù)庫，將資料檔案的目錄信息和電子文檔錄入數(shù)據(jù)庫，便于查詢和管理。四、資料檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.公司應設立專門的檔案室，用于存放資料檔案。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保資料檔案的安全存儲。2.檔案室應配備必要的存儲設備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、消防設備等。（二）保管方式1.資料檔案應按照類別和編號順序進行存放，便于查找和管理。對于重要的資料檔案，應采取專柜存放或加密存儲等措施。2.定期對資料檔案進行檢查和盤點，確保資料檔案的數(shù)量、質量和存儲環(huán)境符合要求。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。3.建立資料檔案的借閱登記制度，記錄資料檔案的借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。借閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還資料檔案，如有特殊情況需要延期借閱，應辦理相關手續(xù)。五、資料檔案的使用與借閱（一）使用權限1.公司員工因工作需要，可以查閱和使用與其工作相關的資料檔案。查閱和使用資料檔案應遵循本制度的規(guī)定，并辦理相關手續(xù)。2.涉及公司機密的資料檔案，未經(jīng)公司領導批準，不得查閱和使用。（二）借閱流程1.借閱人填寫《資料檔案借閱申請表》，注明借閱資料檔案的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息，并提交所在部門負責人審核。2.所在部門負責人審核通過后，將申請表提交至檔案室。檔案室工作人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，對借閱資料檔案進行核對，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人在借閱資料檔案時，應在檔案室工作人員的陪同下查閱和使用資料檔案，不得擅自將資料檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄資料檔案，應經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。4.借閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還資料檔案。歸還時，檔案室工作人員應對資料檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。（三）使用要求1.借閱人應妥善保管借閱的資料檔案，不得擅自轉借、涂改、偽造、泄露或銷毀資料檔案。2.在使用資料檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)資料檔案存在問題或疑問，應及時向檔案室工作人員咨詢或反饋。3.使用完畢后，借閱人應將資料檔案歸還至檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、資料檔案的保密與安全（一）保密措施1.公司員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的資料檔案予以保密。未經(jīng)公司領導批準，不得向任何單位或個人泄露資料檔案的內(nèi)容。2.在資料檔案的使用過程中，應采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權限、使用保密設備等。3.對涉及公司機密的資料檔案，應在顯著位置標注“機密”字樣，并采取單獨存放、專人保管等措施。（二）安全管理1.加強對檔案室的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責任，確保檔案室的安全。2.安裝必要的安全監(jiān)控設備，對檔案室的出入情況進行實時監(jiān)控。3.定期對檔案室的安全設施進行檢查和維護，確保安全設施的正常運行。4.如發(fā)生資料檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時向上級領導報告。同時，應配合有關部門進行調查，查明原因，追究相關人員的責任。七、資料檔案的銷毀（一）銷毀條件1.資料檔案已超過保管期限，且確無保存價值的，可以進行銷毀。2.資料檔案因保管不善或其他原因導致?lián)p壞、丟失，無法繼續(xù)使用的，可以進行銷毀。3.公司因業(yè)務調整或其他原因，需要銷毀部分資料檔案的，可以進行銷毀。（二）銷毀流程1.各部門應定期對本部門保管的資料檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《資料檔案銷毀申請表》，注明銷毀資料檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，提交至檔案室。2.檔案室對各部門提交的《資料檔案銷毀申請表》進行審核，確定銷毀資料檔案的范圍和數(shù)量。審核通過后，將申請表提交至公司領導審批。3.公司領導審批通過后，由檔案室組織實施資料檔案的銷毀工作。銷毀工作應指定專人負責，確保銷毀過程的安全、規(guī)范。4.資料檔案銷毀后，應填寫《資料檔案銷毀登記表》，記錄銷毀資料檔案的確切信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。（三）銷毀方式1.對于紙質資料檔案，應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保資料檔案無法恢復。2.對于電子資料檔案，應采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并進行多次覆蓋，確保數(shù)據(jù)無法恢復。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立資料檔案管理監(jiān)督小組，負責對公司資料檔案的使用和管理情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司辦公室牽頭，各相關部門負責人參加。（二）檢查內(nèi)容1.資料檔案的收集、整理、存儲、保管、使用、借閱、保密、安全等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.資料檔案管理制度的落實情況，包括制度的宣傳、培訓、執(zhí)行等方面。3.資料檔案管理工作中存在的問題及改進措施的落實情況。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對公司資料檔案的使用和管理情況進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，并根據(jù)實際情況進行不定期抽查。（四）檢查結果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責任人，確保問題得到及時解決。 3.整改完成后，責任部門應向監(jiān)督小組提交整