PAGE檔案鑒定銷毀移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，規(guī)范檔案鑒定、銷毀與移交工作，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的鑒定、銷毀與移交管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案鑒定、銷毀與移交過(guò)程中，要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密管理，防止檔案信息泄露，確保檔案實(shí)體安全。4.科學(xué)規(guī)范原則：采用科學(xué)的方法和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案鑒定、銷毀與移交流程，提高工作效率和質(zhì)量。二、檔案鑒定（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定檔案鑒定工作方案，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保存價(jià)值鑒定：根據(jù)檔案的形成背景、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間跨度、利用頻率等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。具有重要?dú)v史意義、現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)列為永久或長(zhǎng)期保存；保存價(jià)值相對(duì)較小的檔案，可列為短期保存。2.完整性鑒定：檢查檔案是否齊全完整，包括文件材料的正件與附件、底稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)等是否配套。對(duì)于不完整的檔案，應(yīng)查明原因，采取補(bǔ)救措施。3.準(zhǔn)確性鑒定：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無(wú)誤，文字表述是否清晰規(guī)范。對(duì)于存在錯(cuò)誤或疑問(wèn)的檔案，應(yīng)進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)和修正。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員應(yīng)逐卷、逐件地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)作出準(zhǔn)確判斷。2.集體鑒定法：對(duì)于重要檔案或存在爭(zhēng)議的檔案，可組織相關(guān)部門人員進(jìn)行集體鑒定，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，形成一致鑒定結(jié)論。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，按照檔案保管期限和類別進(jìn)行初步篩選，確定需要進(jìn)行鑒定的檔案范圍。2.詳細(xì)審查：鑒定人員對(duì)篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，填寫檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，注明檔案的保管期限、銷毀意見(jiàn)等。3.審核批準(zhǔn)：檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審定，簽署審批意見(jiàn)。三、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確定為無(wú)保存價(jià)值的檔案，包括已過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)利用價(jià)值的檔案、重復(fù)或冗余的檔案、內(nèi)容虛假或不符合規(guī)定的檔案等，應(yīng)予以銷毀。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案銷毀：采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于重要紙質(zhì)檔案的銷毀，應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像記錄。2.電子檔案銷毀：通過(guò)專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行徹底刪除，或采用物理?yè)p壞存儲(chǔ)介質(zhì)的方式進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并留存相關(guān)證據(jù)。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批備案：檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批通過(guò)后，將銷毀清單報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.組織銷毀：檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門按照審批意見(jiàn)，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行。4.銷毀記錄：銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并填寫檔案銷毀記錄，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。檔案銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清單一并歸檔保存。四、檔案移交（一）移交范圍1.到期檔案移交：檔案保管期限屆滿，經(jīng)鑒定無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)向檔案保管機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門進(jìn)行移交。2.項(xiàng)目檔案移交：公司完成重大項(xiàng)目后，項(xiàng)目檔案應(yīng)按照規(guī)定向檔案管理部門或上級(jí)主管部門進(jìn)行移交。3.機(jī)構(gòu)撤銷檔案移交：公司所屬機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案應(yīng)全部移交至公司檔案管理部門或指定的檔案保管機(jī)構(gòu)。（二）移交程序1.整理準(zhǔn)備：移交單位對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行整理，按照檔案管理要求編制檔案目錄、裝訂成冊(cè)，并進(jìn)行數(shù)字化處理（如有需要）。2.編制移交清單：移交單位根據(jù)整理后的檔案，編制檔案移交清單，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息。3.審核交接：檔案管理部門對(duì)移交清單進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，與移交單位辦理檔案交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。4.歸檔存儲(chǔ)：檔案管理部門將接收的檔案按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、上架存儲(chǔ)，并納入公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。（三）移交要求1.確保檔案完整：移交的檔案應(yīng)齊全完整，符合檔案整理規(guī)范要求，不得遺漏重要文件材料。2.保證質(zhì)量：檔案數(shù)字化成果應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，便于長(zhǎng)期保存和利用。3.明確責(zé)任：移交雙方應(yīng)明確各自的責(zé)任，對(duì)檔案移交過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)協(xié)商解決。五、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案鑒定、銷毀與移交工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)工作符合制度要求。公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查檔案鑒定、銷毀與移交工作是否嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.檔案質(zhì)量：抽查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，核實(shí)檔案鑒定結(jié)果是否準(zhǔn)確合理。3.安全保密措施：檢查檔案銷毀過(guò)程中的安全保密措施是否落實(shí)到位，防止檔案信息泄露。4.移交手續(xù)：審查檔案移交清單、交接記錄等文件，確保檔案移交工作規(guī)范有序。（三）問(wèn)題處理對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，經(jīng)檔案管理部門驗(yàn)收合格后方可銷號(hào)。對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。