PAGE檔案逾期歸檔制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和及時性，維護公司的合法權益，特制定本檔案逾期歸檔制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.及時準確原則：檔案資料應在規(guī)定時間內(nèi)準確歸檔，保證檔案的真實性和完整性。3.責任明確原則：明確各部門及相關人員在檔案歸檔工作中的職責，確保工作落實到位。二、檔案分類及歸檔要求（一）行政檔案1.文件類公司下發(fā)的各類文件、通知、通報等，應在文件印發(fā)后[X]個工作日內(nèi)歸檔。各部門上報公司的請示、報告等文件，應在文件批復或處理完畢后[X]個工作日內(nèi)歸檔。涉及公司重要會議的文件、紀要等，應在會議結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.證照類公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等各類證照原件及復印件，應在證照變更或領取后[X]個工作日內(nèi)歸檔。公司資質證書、榮譽證書等相關證件，應在獲得證書后[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.印章管理類公司印章使用申請表、印章使用登記表等相關記錄，應在印章使用后[X]個工作日內(nèi)歸檔。印章刻制、更換、銷毀等相關文件及記錄，應及時歸檔。（二）人事檔案1.員工入職檔案員工簡歷、面試評估表、錄用審批表、身份證復印件、學歷證書復印件、離職證明等入職相關資料，應在員工入職后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.員工培訓檔案員工參加公司內(nèi)部培訓、外部培訓的培訓計劃、培訓記錄、培訓證書等資料，應在培訓結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.員工考核檔案員工月度、季度、年度考核表及相關考核資料，應在考核結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.員工薪酬福利檔案員工工資表、獎金發(fā)放記錄、社保繳納記錄、公積金繳納記錄等薪酬福利相關資料，應在每月工資發(fā)放及社保、公積金繳納完成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.員工離職檔案員工離職申請表、離職交接清單、離職審計報告等離職相關資料，應在員工離職手續(xù)辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（三）財務檔案1.會計憑證每月會計憑證應在次月[X]日前裝訂成冊，并歸檔保管。2.會計賬簿總賬、明細賬、日記賬等會計賬簿應在年度終了后[X]個月內(nèi)打印裝訂成冊，并歸檔保管。3.財務報表月度、季度、年度財務報表應在報表編制完成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.稅務資料納稅申報表、稅務審計報告、發(fā)票存根聯(lián)等稅務相關資料，應在申報繳納稅款及稅務審計結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（四）業(yè)務檔案1.銷售業(yè)務檔案銷售合同、訂單、客戶資料、銷售發(fā)票、銷售回款記錄等銷售業(yè)務相關資料，應在業(yè)務發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)歸檔。銷售數(shù)據(jù)分析報告、市場調研報告等銷售業(yè)務分析資料，應在報告完成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.采購業(yè)務檔案采購合同、采購訂單、供應商資料、采購發(fā)票、采購付款記錄等采購業(yè)務相關資料，應在業(yè)務發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)歸檔。采購成本分析報告、供應商評估報告等采購業(yè)務分析資料，應在報告完成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.項目業(yè)務檔案項目立項文件、項目計劃、項目預算、項目進度報告、項目驗收報告等項目業(yè)務相關資料，應按照項目進度及時歸檔。項目過程中形成的各類技術文檔、會議記錄、往來函件等資料，應在文件產(chǎn)生后[X]個工作日內(nèi)歸檔。三、逾期歸檔責任追究（一）部門責任1.各部門應指定專人負責檔案歸檔工作，確保檔案資料按時、準確歸檔。如因部門原因導致檔案逾期歸檔，對該部門負責人進行通報批評，并責令限期整改。2.連續(xù)[X]個月出現(xiàn)檔案逾期歸檔情況的部門，取消該部門當年的評優(yōu)評先資格。（二）個人責任1.檔案管理人員未按照規(guī)定及時歸檔檔案資料的，給予警告處分，并責令其在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔工作。2.因個人故意拖延或疏忽導致檔案逾期歸檔，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重給予相應的經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重的予以辭退。四、檔案逾期歸檔處理流程（一）催辦通知1.檔案管理部門定期對各部門檔案歸檔情況進行檢查，對于即將逾期或已經(jīng)逾期的檔案，向相關部門發(fā)出催辦通知，明確逾期歸檔的檔案清單及要求完成歸檔的時間。2.催辦通知應通過郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送，并要求收件部門回復確認收到通知。（二）情況說明1.相關部門收到催辦通知后，應在[X]個工作日內(nèi)提交檔案逾期歸檔的情況說明，詳細說明逾期原因、預計完成歸檔時間等。2.情況說明應經(jīng)部門負責人簽字確認后提交給檔案管理部門。（三）整改措施1.檔案管理部門對各部門提交的情況說明進行審核，對于因合理原因導致逾期的，與相關部門共同協(xié)商制定整改措施，并跟蹤整改落實情況。2.對于因不合理原因導致逾期的，按照逾期歸檔責任追究制度進行處理。（四）歸檔完成1.相關部門按照整改措施完成檔案歸檔工作后，應及時將歸檔資料提交給檔案管理部門進行審核。2.檔案管理部門審核通過后，將檔案資料正式歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)。五、檔案查閱及借閱規(guī)定（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱服務，并限定查閱時間和地點。查閱人員應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自復印、拍照或帶出檔案管理部門。3.涉及公司機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員透露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請并說明原因。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如因保管不善導致檔案損壞或丟失的，借閱人員應承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。六、檔案保管及保密規(guī)定（一）保管規(guī)定1.檔案管理部門應配備專門的檔案保管場所，確保檔案存放安全、整潔、有序。2.檔案應按照分類編號進行存放，便于查找和管理。同時，應建立檔案索引目錄，定期進行更新維護。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對于破損、褪色等檔案，應及時進行修復或復制。4.電子檔案應定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地存放。備份周期不得超過[X]個月。（二）保密規(guī)定1.檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得擅自泄露給無關人員。2.涉及公司機密的檔案，應設置專門的保密標識，并采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.未經(jīng)公司批準，任何人員不得私自將檔案帶出公司或通過網(wǎng)絡傳輸給外部人員。4.檔案管理人員離職時，應辦理檔案交