PAGE高校檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位以及全體教職工和學(xué)生在檔案的形成、收集、整理、保管、利用等過程中的保密管理。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法開展檔案保密管理工作。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識，采取有效措施，預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.突出重點原則：明確重點檔案和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)保密管理。4.誰主管誰負(fù)責(zé)原則：各部門、各單位負(fù)責(zé)人對本部門、本單位的檔案保密工作負(fù)責(zé)。二、檔案保密工作組織與職責(zé)（一）學(xué)校檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成人員：由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案保密工作的法律法規(guī)和方針政策。制定和修訂學(xué)校檔案保密管理制度。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督全校檔案保密工作。研究解決檔案保密工作中的重大問題。（二）檔案管理部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案保密工作具體措施和操作規(guī)程。組織開展檔案保密教育和培訓(xùn)。對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行保密監(jiān)督檢查。負(fù)責(zé)檔案保密設(shè)施設(shè)備的配備和管理。對違反檔案保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查處理。（三）各部門、各單位1.職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和保密工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案保密管理，確保檔案信息安全。配合學(xué)校檔案管理部門開展檔案保密工作。（四）檔案工作人員1.職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案秘密。按照規(guī)定的程序和要求處理檔案，確保檔案信息不泄露。定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案保密范圍與密級劃分（一）保密范圍1.涉及國家秘密的檔案：包括國家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、科技等方面的機(jī)密文件和資料。2.涉及學(xué)校重大決策、重要事項的檔案：如學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、重大建設(shè)項目、重要人事任免等。3.涉及個人隱私的檔案：如學(xué)生成績單、教職工人事檔案等。4.其他需要保密的檔案：根據(jù)學(xué)校實際情況確定。（二）密級劃分1.絕密級：涉及最重要的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級：涉及重要的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。3.秘密級：涉及一般的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受損害。4.內(nèi)部資料：不涉及國家秘密，但需要在一定范圍內(nèi)保密的檔案。四、檔案的形成與收集（一）檔案形成過程中的保密要求1.文件起草：起草人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及保密內(nèi)容的文件，要采取相應(yīng)的保密措施。2.文件審核：審核人員要對文件的保密內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件符合保密要求。3.文件簽署：簽署人員要妥善保管文件，防止泄露。（二）檔案收集過程中的保密要求1.明確收集范圍：各部門、各單位要按照學(xué)校檔案管理部門的要求，明確檔案收集范圍，確保應(yīng)收集的檔案不遺漏。2.及時收集歸檔：對形成的檔案要及時收集，定期歸檔，防止檔案丟失或損壞。3.嚴(yán)格交接手續(xù)：檔案收集人員與檔案管理人員之間要辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，確保檔案數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。五、檔案的整理與保管（一）檔案整理過程中的保密要求1.分類整理：按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，確保檔案條理清晰。2.編號登記：對整理好的檔案進(jìn)行編號登記，建立檔案目錄，便于查找和管理。3.整理場所安全：檔案整理場所要保持整潔、安全，防止無關(guān)人員進(jìn)入。（二）檔案保管過程中的保密要求1.保管場所選擇：選擇安全可靠的檔案保管場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.保管設(shè)施設(shè)備配備：配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。3.檔案存儲方式：采用科學(xué)合理的檔案存儲方式，如紙質(zhì)檔案與電子檔案分開存儲，重要檔案備份存儲等。4.定期清查核對：定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.人員出入管理：嚴(yán)格控制檔案保管場所的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。六、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用必須符合國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定。2.審批制度原則：嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱檔案。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，要采取保密措施，確保檔案信息安全。（二）利用審批程序1.查閱檔案：查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批情況，確定查閱范圍和方式，并安排專人陪同查閱。2.借閱檔案：借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批情況，辦理借閱手續(xù)，借閱人員要妥善保管檔案，按時歸還。3.復(fù)制檔案：復(fù)制檔案必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制過程要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（三）利用過程中的保密要求1.查閱場所管理：查閱檔案應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱人員責(zé)任：借閱人員要對借閱的檔案負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.利用記錄：檔案管理部門要對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容等，以備查考。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的檔案。2.因特殊原因需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報學(xué)校檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.造冊登記：對擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊登記，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等。3.銷毀實施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀過程要進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀記錄：對檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、人員等，并存檔備查。八、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案保密制度執(zhí)行情況：檢查各部門、各單位是否嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。2.檔案管理環(huán)節(jié)保密措施落實情況：檢查檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否采取了有效的保密措施。3.檔案工作人員保密職責(zé)履行情況：檢查檔案工作人員是否認(rèn)真履行保密職責(zé)。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：學(xué)校檔案管理部門定期對全校檔案保密工作進(jìn)行檢查，每年不少于一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門、單位的檔案保密工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案保密工作中的突出問題，開展專項檢查。（三）問題處理1.發(fā)現(xiàn)問題及時整改：對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門、單位限期整改。2.嚴(yán)肅追究責(zé)任：對違反檔案保密制度的行為，要依法依規(guī)嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案保密教育與培訓(xùn)（一）教育培訓(xùn)對象1.全體教職工：包括檔案工作人員、各部門、各單位負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員。2.學(xué)生：根據(jù)學(xué)校實際情況，對涉及檔案管理的學(xué)生進(jìn)行保密教育。（二）教育培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)：學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)。2.保密制度：學(xué)習(xí)學(xué)校檔案保密管理制度。3.保密技能：掌握檔案