PAGE建立健全檔案開(kāi)放制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案開(kāi)放工作，充分發(fā)揮檔案的作用，保障公司/組織和社會(huì)公眾的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各類檔案的開(kāi)放管理工作，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案開(kāi)放工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案開(kāi)放過(guò)程中，要確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時(shí)，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自開(kāi)放。3.科學(xué)合理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和價(jià)值，科學(xué)合理地確定檔案的開(kāi)放范圍、開(kāi)放方式和開(kāi)放期限，確保檔案開(kāi)放工作的科學(xué)性和合理性。4.便民利民原則：以方便公司/組織內(nèi)部人員和社會(huì)公眾利用檔案為出發(fā)點(diǎn)，簡(jiǎn)化手續(xù)，提高服務(wù)質(zhì)量，為用戶提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案開(kāi)放范圍（一）可開(kāi)放檔案的界定1.凡屬下列情況之一的檔案，可向公司/組織內(nèi)部人員和社會(huì)公眾開(kāi)放：已經(jīng)超過(guò)保密期限的檔案。依照國(guó)家法律法規(guī)及有關(guān)規(guī)定，需要向社會(huì)公開(kāi)的檔案。公司/組織認(rèn)為可以公開(kāi)的其他檔案。2.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，在保密期限內(nèi)不得開(kāi)放。但有下列情形之一的，經(jīng)批準(zhǔn)后可以開(kāi)放：保密期限屆滿的。法律、法規(guī)另有規(guī)定的。公司/組織認(rèn)為確有必要開(kāi)放的。（二）禁止開(kāi)放檔案的范圍1.涉及國(guó)家機(jī)密的檔案，包括但不限于國(guó)家重大決策、國(guó)防軍事、國(guó)家安全等方面的檔案。2.涉及商業(yè)秘密的檔案，包括但不限于公司核心技術(shù)、商業(yè)計(jì)劃、客戶信息等方面的檔案。3.涉及個(gè)人隱私的檔案，包括但不限于個(gè)人身份信息、健康狀況、婚姻狀況等方面的檔案。4.其他依照法律法規(guī)及有關(guān)規(guī)定禁止開(kāi)放的檔案。三、檔案開(kāi)放申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)主體1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、利用檔案的，由所在部門提出申請(qǐng)。2.社會(huì)公眾因特殊原因需要查閱、利用檔案的，可向本公司/組織檔案管理部門提出申請(qǐng)。（二）申請(qǐng)材料1.公司/組織內(nèi)部人員申請(qǐng)查閱、利用檔案的，應(yīng)提交以下材料：查閱、利用檔案申請(qǐng)表，注明查閱、利用目的、檔案名稱、檔案編號(hào)等信息。所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意的證明材料。2.社會(huì)公眾申請(qǐng)查閱、利用檔案的，應(yīng)提交以下材料：查閱、利用檔案申請(qǐng)表，注明查閱、利用目的、檔案名稱、檔案編號(hào)等信息。有效身份證件原件及復(fù)印件。相關(guān)證明材料，如介紹信、授權(quán)委托書(shū)等（根據(jù)具體情況提供）。（三）審批流程1.檔案管理部門收到申請(qǐng)材料后，應(yīng)進(jìn)行初審，對(duì)申請(qǐng)材料的完整性、真實(shí)性進(jìn)行審核。2.初審合格后，檔案管理部門應(yīng)將申請(qǐng)材料提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案開(kāi)放范圍、申請(qǐng)目的等情況進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)。4.對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.審批通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人辦理查閱、利用檔案的相關(guān)手續(xù)。四、檔案開(kāi)放方式（一）查閱服務(wù)1.公司/組織內(nèi)部人員和社會(huì)公眾可到檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的指導(dǎo)下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。2.對(duì)于重要檔案或不宜外借的檔案，檔案管理部門可提供復(fù)印件或電子副本供申請(qǐng)人查閱。復(fù)印件或電子副本應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件一致。3.查閱檔案的時(shí)間應(yīng)根據(jù)檔案管理部門的工作時(shí)間安排確定，一般不得超過(guò)規(guī)定的查閱時(shí)限。如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。（二）借閱服務(wù)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照審批流程辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.社會(huì)公眾原則上不得借閱檔案，但因特殊原因確需借閱的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，并應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱規(guī)定，按時(shí)歸還檔案。3.借閱檔案時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)借閱登記表，注明借閱檔案名稱、檔案編號(hào)、借閱期限等信息，并簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)將檔案交給申請(qǐng)人，并告知其保管要求和注意事項(xiàng)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、抽取、撤換、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）檔案信息公開(kāi)1.對(duì)于符合開(kāi)放范圍的檔案，檔案管理部門可通過(guò)公司/組織網(wǎng)站、檔案信息查詢平臺(tái)等方式向社會(huì)公眾公開(kāi)檔案目錄信息。檔案目錄信息應(yīng)包括檔案名稱、檔案編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等內(nèi)容。2.對(duì)于涉及民生領(lǐng)域的檔案，如婚姻登記檔案、戶籍檔案等，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，主動(dòng)向社會(huì)公眾公開(kāi)相關(guān)檔案信息。公開(kāi)方式可采用網(wǎng)站公示、現(xiàn)場(chǎng)查閱等多種形式。3.檔案管理部門應(yīng)定期更新檔案信息公開(kāi)內(nèi)容，確保公開(kāi)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，應(yīng)建立健全檔案信息公開(kāi)反饋機(jī)制，及時(shí)處理社會(huì)公眾對(duì)檔案信息公開(kāi)的意見(jiàn)和建議。五、檔案開(kāi)放期限與利用限制（一）開(kāi)放期限1.檔案開(kāi)放期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和價(jià)值等因素確定。一般情況下，文書(shū)檔案的開(kāi)放期限為自形成之日起[具體期限]年；科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等的開(kāi)放期限由公司/組織根據(jù)實(shí)際情況另行規(guī)定。2.對(duì)于涉及重大歷史事件、重要人物等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，其開(kāi)放期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（二）利用限制1.申請(qǐng)人查閱、利用檔案時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或損害公司/組織及他人的合法權(quán)益。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，申請(qǐng)人在查閱、利用過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。3.檔案管理部門有權(quán)對(duì)申請(qǐng)人查閱、利用檔案的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)人違反規(guī)定，有權(quán)停止其查閱、利用檔案，并依法追究其責(zé)任。六、檔案開(kāi)放的安全保障（一）設(shè)施設(shè)備保障1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫(kù)房、檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）人員安全保障1.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和保密規(guī)定。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。2.檔案管理人員在檔案開(kāi)放過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保檔案信息的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露、篡改或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。（三）信息安全保障1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)。對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.檔案管理部門應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等，保障檔案信息的安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案開(kāi)放監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案開(kāi)放工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案開(kāi)放制度的執(zhí)行情況、檔案開(kāi)放申請(qǐng)與審批流程的合規(guī)性、檔案開(kāi)放方式的合理性、檔案開(kāi)放的安全保障措施等方面。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案開(kāi)放工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以整改。同時(shí)，應(yīng)積極配合公司/組織內(nèi)部的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司/組織應(yīng)將檔案開(kāi)放工作納入績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理部門及相關(guān)人員的檔案開(kāi)放工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案開(kāi)放制度的執(zhí)行情況、檔案開(kāi)放工作的質(zhì)量和效率、檔案開(kāi)放服務(wù)的滿意度等方面。2.檔案管理