PAGE人事檔案清點核對制度一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實、完整、準確和安全，維護公司及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的管理，包括檔案的建立、收集、整理、保管、清點核對以及查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應(yīng)如實反映員工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案內(nèi)容準確無誤，各項信息相互印證。4.保密性原則：嚴格保護員工個人隱私，防止檔案信息泄露。二、人事檔案的內(nèi)容與分類（一）檔案內(nèi)容1.履歷材料：包括員工個人基本信息、學歷、工作經(jīng)歷等。2.自傳材料：員工撰寫的個人成長經(jīng)歷、思想變化等。3.鑒定、考核、考察材料：如年度考核表、績效評估報告等。4.學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學歷證書、培訓結(jié)業(yè)證書、職稱評定文件等。5.政審材料：涉及政治歷史審查的相關(guān)材料。6.黨團材料：入黨、入團申請書、思想?yún)R報等。7.獎勵材料：獲得的各類獎勵證書及相關(guān)表彰文件。8.處分材料：受到的紀律處分決定等。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動記錄、職務(wù)任免文件、出國（境）審批材料等。10.其他可供組織參考的材料：如體檢報告、勞動合同等。（二）檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點，分為以下幾類：1.員工基本信息檔案：主要存放員工個人基本情況、學歷、工作經(jīng)歷等基礎(chǔ)資料。2.業(yè)績考核檔案：歸集員工的考核評價、績效數(shù)據(jù)等。3.培訓發(fā)展檔案：記錄員工參加培訓、進修等情況。4.獎懲檔案：收錄員工獲得的獎勵和受到的處分信息。5.黨團關(guān)系檔案：保存員工黨團相關(guān)材料。三、人事檔案的建立與收集（一）檔案建立新員工入職時，人力資源部門應(yīng)指導員工填寫個人信息登記表，并要求其提供相關(guān)證明材料，如身份證、學歷證書、學位證書、資格證書等復(fù)印件。人力資源部門負責將這些材料進行整理、審核，建立員工人事檔案。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)及時將涉及員工的各類材料報送人力資源部門，如員工的考核結(jié)果、獎勵處分決定、培訓結(jié)業(yè)證書等。2.人力資源部門定期主動收集與員工相關(guān)的材料，如員工晉升、調(diào)動、工資調(diào)整等文件。3.對于員工個人提交的能反映其個人情況的材料，如個人總結(jié)、獲獎作品等，人力資源部門應(yīng)予以接收并歸檔。四、人事檔案的整理與保管（一）檔案整理1.人力資源部門按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，編制檔案目錄清單，便于查找和核對。3.剔除重復(fù)、無效的材料，對破損、褪色的材料進行修復(fù)或復(fù)制。4.將整理好的檔案材料按照順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明員工姓名、檔案類別、檔案編號等信息。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準。3.對人事檔案實行集中統(tǒng)一保管，非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進入檔案庫房。4.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。五、人事檔案清點核對的流程與方法（一）清點核對流程1.定期清點核對人力資源部門每年定期組織對人事檔案進行全面清點核對，一般安排在年末進行。制定詳細的清點核對計劃，明確清點核對的范圍、內(nèi)容、方法和人員分工。檔案管理人員按照計劃對檔案進行逐份清點，核對檔案材料的數(shù)量、完整性、準確性等。填寫人事檔案清點核對登記表，記錄清點核對的情況，包括檔案數(shù)量、存在問題等。2.不定期清點核對在檔案接收、轉(zhuǎn)出、借閱歸還等環(huán)節(jié)后，及時進行清點核對。對涉及員工重要信息變更的情況，如職務(wù)晉升、學歷變動等，在信息更新后進行清點核對。當發(fā)現(xiàn)檔案可能存在問題或有特殊需要時，隨時進行清點核對。（二）清點核對方法1.逐份核對：將檔案中的每份材料與檔案目錄清單進行核對，檢查材料是否齊全、是否與目錄一致。2.信息比對：核對檔案中各項信息之間的一致性，如出生日期、身份證號碼、學歷學位等是否準確無誤。3.原件與復(fù)印件核對：對于復(fù)印件材料，核對其與原件是否相符。4.電子檔案與紙質(zhì)檔案核對：如有電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。六、人事檔案清點核對中問題的處理（一）材料缺失或不完整1.對于發(fā)現(xiàn)的材料缺失情況，及時與相關(guān)部門或員工本人聯(lián)系，要求補充材料。2.記錄缺失材料的名稱、內(nèi)容、涉及員工等信息，跟蹤補充材料的進度。3.對于因特殊原因無法補充的材料，應(yīng)在檔案中注明原因，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。（二）信息錯誤1.發(fā)現(xiàn)檔案信息錯誤時，及時核實錯誤信息的來源，并與員工本人及相關(guān)部門溝通確認。2.對錯誤信息進行更正，確保檔案信息的準確性。更正時應(yīng)注明更正日期、更正人，并加蓋更正章。3.如涉及重要信息變更，應(yīng)重新收集相關(guān)證明材料，存入檔案。（三）檔案損壞或丟失1.對于損壞的檔案材料，及時進行修復(fù)或復(fù)制。如無法修復(fù)或復(fù)制，應(yīng)說明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。2.如發(fā)現(xiàn)檔案丟失，立即啟動查找程序，盡力找回檔案。同時，對可能導致檔案丟失的原因進行調(diào)查，追究相關(guān)責任人的責任。3.對丟失檔案造成的影響進行評估，根據(jù)情況采取相應(yīng)的措施，如對涉及員工進行安撫、重新建立檔案等。七、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，需填寫人事檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門對查閱申請進行審核，批準后方可查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字，注明查閱情況。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱人事檔案時，必須持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱范圍、借閱時間等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案的人員必須遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非工作目的。3.對涉及公司機密和員工隱私的檔案材料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案保管設(shè)備進行