PAGE檔案印章如何管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案印章的管理，確保檔案印章的安全使用，維護公司檔案的真實性、完整性和保密性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位涉及檔案印章的使用、保管等相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案印章管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：強化檔案印章的安全防護措施，防止印章被盜用、冒用或濫用，確保檔案信息安全。3.規(guī)范使用原則：明確檔案印章的使用范圍、審批流程和使用要求，確保印章使用規(guī)范有序。4.責(zé)任追究原則：對違反檔案印章管理制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、檔案印章的種類及用途（一）種類1.檔案專用章：用于公司各類檔案資料的蓋章確認(rèn)，證明檔案的真實性和有效性。2.電子檔案章：針對電子檔案的特定蓋章需求，具備與紙質(zhì)檔案章同等的法律效力。（二）用途1.檔案專用章：在檔案整理、歸檔過程中，對檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性進行確認(rèn)蓋章。用于檔案借閱、查閱登記，證明借閱、查閱行為的合法性。在檔案鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)，對相關(guān)手續(xù)進行蓋章確認(rèn)。2.電子檔案章：對電子檔案的生成、存儲、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)進行蓋章認(rèn)證，確保電子檔案的真實性和完整性。在電子檔案的利用、共享過程中，作為電子檔案合法有效的標(biāo)識。三、檔案印章的刻制與啟用（一）刻制1.檔案印章的刻制必須由公司指定的具有資質(zhì)的印章制作單位負(fù)責(zé)，確保印章的規(guī)格、樣式符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.申請刻制檔案印章時，需填寫《檔案印章刻制申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.刻制完成的檔案印章，必須在印章制作單位留存印模，并由公司檔案管理部門進行備案。（二）啟用1.檔案印章刻制完成后，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)組織啟用儀式。啟用儀式應(yīng)包括印章交接、使用說明等環(huán)節(jié)，確保相關(guān)人員熟悉印章的使用規(guī)定。2.檔案印章啟用前，需在公司內(nèi)部進行公示，公示期不少于[X]個工作日，公示內(nèi)容包括印章名稱、規(guī)格、用途、啟用時間等信息，接受公司全體員工的監(jiān)督。3.公示無異議后，檔案印章正式啟用，并由公司檔案管理部門將啟用情況記錄在《檔案印章啟用登記表》中。四、檔案印章的保管（一）保管部門1.公司檔案專用章由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，電子檔案章由公司信息技術(shù)部門與檔案管理部門共同指定專人負(fù)責(zé)保管。2.保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉檔案印章管理相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度。（二）保管方式1.檔案印章應(yīng)存放在專門的保險柜或印章保管箱內(nèi)，并配備必要的安全防護設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等。2.保險柜或印章保管箱應(yīng)放置在安全可靠的場所，鑰匙和密碼應(yīng)由保管人員分別保管，嚴(yán)禁將鑰匙和密碼交予他人代管。3.電子檔案章的保管應(yīng)遵循信息技術(shù)安全管理規(guī)定，采取加密存儲、訪問控制等措施，確保電子印章的安全。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)定期對檔案印章進行檢查，確保印章完好無損、字跡清晰。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門負(fù)責(zé)人，并按規(guī)定進行更換。2.檔案印章必須在保管人員的視線范圍內(nèi)使用，嚴(yán)禁將印章帶出保管場所使用。如遇特殊情況需要帶出，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。3.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案印章使用登記制度，對每次印章使用情況進行詳細(xì)記錄，包括使用時間、使用人、使用事由、蓋章文件名稱等信息。4.非工作時間，檔案印章應(yīng)妥善保管，不得隨意放置。因工作需要臨時使用印章的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。五、檔案印章的使用（一）使用范圍1.檔案專用章僅限于在公司檔案管理活動中使用，不得用于其他任何與檔案管理無關(guān)的事項。2.電子檔案章僅限于在公司電子檔案管理系統(tǒng)中使用，用于電子檔案的蓋章確認(rèn)、認(rèn)證等操作。（二）使用流程1.填寫《檔案印章使用申請表》：使用人需詳細(xì)填寫申請表，注明使用事由、蓋章文件名稱、蓋章位置、使用時間等信息，并簽字確認(rèn)。申請表應(yīng)附相關(guān)文件資料，確保使用事由真實、合法。2.審批：申請表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格審查使用事由的真實性、合法性和必要性，對符合規(guī)定的申請予以批準(zhǔn)。對于涉及重要檔案或重大事項蓋章的申請，還需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.蓋章：經(jīng)審批同意后，使用人持申請表到檔案印章保管人員處辦理蓋章手續(xù)。保管人員應(yīng)認(rèn)真核對申請表及相關(guān)文件資料，確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定的蓋章位置和要求進行蓋章，并在申請表上記錄蓋章時間、蓋章人等信息。4.登記：蓋章完成后，保管人員應(yīng)及時將申請表及相關(guān)文件資料歸檔保存，并在《檔案印章使用登記表》中進行詳細(xì)登記。（三）使用要求1.檔案印章必須由保管人員親自蓋章，嚴(yán)禁他人代蓋。2.蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章與文件內(nèi)容相符，不得模糊不清或加蓋在文件空白處。3.使用檔案印章的文件資料必須是經(jīng)過審核、批準(zhǔn)的正式文件，嚴(yán)禁在未經(jīng)審核或存在問題的文件上蓋章。4.檔案印章使用后，使用人應(yīng)及時將蓋章文件歸還檔案管理部門歸檔保存，不得擅自留存或丟失。六、檔案印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、檔案管理職能變更等原因，導(dǎo)致檔案印章不再使用時，由檔案管理部門提出停用申請，填寫《檔案印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因及停用時間。2.申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案印章正式停用。3.停用的檔案印章應(yīng)及時收回，并在《檔案印章保管登記表》中注明停用情況。（二）銷毀1.對于停用的檔案印章，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《檔案印章銷毀申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因及銷毀方式等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀方式可包括粉碎、熔化、焚燒等，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)督人員在《檔案印章銷毀登記表》中簽字確認(rèn)。3.銷毀完成后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案印章銷毀申請表》、《檔案印章銷毀登記表》等相關(guān)資料歸檔保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負(fù)責(zé)對檔案印章管理制度的執(zhí)行情況進行定期審計和監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案印章的保管情況，包括保管場所的安全性、印章存放的規(guī)范性、保管人員的履職情況等。2.檔案印章的使用情況，包括使用范圍是否符合規(guī)定、使用流程是否規(guī)范、使用登記是否完整等。3.檔案印章的刻制、啟用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況，包括相關(guān)手續(xù)是否齊全、操作是否符合規(guī)定等。（三）檢查方式1.定期檢查：審計部門每年至少組織一次對檔案印章管理制度執(zhí)行情況的全面檢查，通過查閱檔案、實地查看、訪談等方式，對檔案印章管理的各個環(huán)節(jié)進行檢查。2.不定期抽查：審計部門可根據(jù)工作需要，不定期對檔案印章管理情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改通知書應(yīng)明確整改內(nèi)容、整改期限和整改責(zé)任人等信息。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真組織整改，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報告審計部門。審計部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。3.對于違反檔案印章管理制度的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重