PAGE公司檔案交接制度通知一、總則1.目的為了加強公司檔案管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、有序進行，維護公司檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及與公司有業(yè)務往來的相關單位之間的檔案交接工作。3.基本原則真實性原則：檔案交接必須確保所交接檔案內容真實、準確反映公司各項業(yè)務活動和歷史情況。完整性原則：交接的檔案應涵蓋公司運營過程中產生的各類文件、資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。及時性原則：檔案形成后應及時進行交接，避免因拖延導致檔案丟失或損壞。保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，交接過程中要嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案交接的范圍1.文書檔案公司各類紅頭文件、通知、報告、請示、批復等正式文件。公司內部規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結等。與外部單位往來的函件、合同協(xié)議、意向書等。2.人事檔案員工入職登記表、簡歷、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。員工薪酬福利檔案、社保公積金資料等。員工離職手續(xù)辦理檔案，包括離職申請、交接清單等。3.財務檔案會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務核算資料。稅務申報資料、發(fā)票存根、銀行對賬單等。財務預算、決算文件以及相關財務分析報告。4.業(yè)務檔案市場營銷活動檔案，如市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。項目檔案，包括項目立項文件、可行性研究報告、項目實施過程中的各類文檔、驗收報告等。生產運營檔案，如生產計劃、工藝流程文件、質量檢驗記錄等。5.其他檔案公司榮譽證書、資質證書、專利證書等相關證書檔案。公司大事記、重要活動照片及影像資料等。三、檔案交接的流程1.交接準備交接雙方確定：明確檔案交接的轉出方和接收方，并指定具體的交接負責人。檔案整理：轉出方應對需交接的檔案進行全面整理，按照檔案類別、時間順序等進行分類、編號、編目，確保檔案資料齊全、完整，便于查閱和交接。編制交接清單：轉出方根據整理后的檔案情況，編制詳細的檔案交接清單，清單應包括檔案名稱、數量、存放位置、保管期限等信息，并一式兩份，雙方各執(zhí)一份。2.交接實施現場交接：交接雙方應在約定的時間和地點進行現場交接。交接過程中，雙方交接負責人應認真核對交接清單上所列檔案的名稱、數量、內容等信息，確保準確無誤。清點簽字：對于每一項檔案，接收方應逐件清點，并在交接清單上簽字確認。如發(fā)現檔案存在缺失、損壞等問題，應及時記錄并由轉出方負責查明原因、補充或修復。交接記錄：交接過程應進行詳細記錄，記錄內容包括交接時間、地點、交接雙方負責人姓名、交接檔案名稱及數量、交接過程中發(fā)現的問題及處理情況等。記錄可采用書面形式或電子文檔形式保存。3.交接后的處理檔案歸檔：接收方應按照公司檔案管理規(guī)定，及時將接收的檔案進行歸檔存放，確保檔案妥善保管。信息更新：涉及檔案管理系統(tǒng)的，接收方應及時更新系統(tǒng)中的檔案信息，保證系統(tǒng)數據與實際檔案情況一致。問題反饋：如在交接后發(fā)現檔案存在其他問題或需要進一步核實的情況，接收方應及時與轉出方溝通反饋，共同協(xié)商解決。四、交接雙方的職責1.轉出方職責負責按照本制度要求，對擬交接的檔案進行整理、分類、編號、編目等工作，確保檔案質量符合要求。提供真實、完整的檔案交接清單，并在交接過程中如實向接收方介紹檔案的相關情況。對交接過程中接收方提出的疑問進行解答，協(xié)助接收方完成檔案交接工作。因轉出方原因導致檔案交接出現問題的，轉出方應承擔相應責任。2.接收方職責按照約定時間和地點，安排專人負責檔案接收工作，并認真核對交接清單上的檔案信息。對接收的檔案進行妥善保管，按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔和使用，不得擅自更改、銷毀檔案內容。在交接過程中發(fā)現檔案存在問題時，及時與轉出方溝通協(xié)商，要求轉出方采取措施解決。如因接收方原因導致檔案交接出現問題（如未按規(guī)定接收、保管不善等），接收方應承擔相應責任。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督公司檔案管理部門負責對檔案交接工作進行日常監(jiān)督，定期檢查檔案交接制度的執(zhí)行情況，確保交接工作規(guī)范有序。對于重要檔案的交接，檔案管理部門可派人現場監(jiān)督，保證交接過程的公正性和準確性。2.審計監(jiān)督公司審計部門有權對檔案交接工作進行審計檢查，重點審查檔案交接的程序是否合規(guī)、檔案資料是否完整準確、交接雙方職責履行情況等。對審計過程中發(fā)現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定進行檔案交接的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應處罰。對造成檔案丟失、損壞、泄露等嚴重后果的，將依法追究相關責任人的法律責任。對在檔案交接工作中表現優(yōu)秀、嚴格遵守制度的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。六、檔案交接的特殊情況處理1.緊急交接在遇到緊急情況（如公司重大決策需要查閱特定檔案、業(yè)務急需某些歷史資料等）時，可進行緊急檔案交接。緊急交接時，交接雙方應簡化交接程序，但仍需確保檔案交接的真實性、完整性，并做好交接記錄。交接記錄應詳細說明緊急交接的原因、交接檔案的具體情況等。2.電子檔案交接隨著信息技術的發(fā)展，電子檔案在公司檔案管理中所占比重日益增加。對于電子檔案的交接，應按照國家有關電子文件管理的規(guī)定執(zhí)行。交接雙方應確保電子檔案的格式正確、內容完整，并通過安全可靠的方式進行傳輸。傳輸過程中應采取加密、備份等措施，防止電子檔案丟失或損壞。同時，應在交接清單中注明電子檔案的存儲位置、文件名、格式等信息。3.跨部門或跨地區(qū)交接對于涉及跨部門或跨地區(qū)的檔案交接，應加強溝通協(xié)調，明確交接責任和流程。交接雙方可根據實際情況，采用郵寄、專人送達、網絡傳輸等方式進行檔案交接，但需確保交接過程的安全、準確、及時。同時，應做好相關的跟蹤和確認工作，保證檔