PAGE企業(yè)安全保管檔案制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項業(yè)務(wù)活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理公司在不同階段、不同業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導各部門檔案工作。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.定期對公司檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全與完整。5.組織開展檔案管理培訓，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。6.負責與外部檔案管理機構(gòu)的聯(lián)系與溝通，辦理檔案移交、接收等相關(guān)事宜。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.嚴格執(zhí)行公司檔案管理制度，配合綜合管理部門做好檔案的清查、盤點和利用等工作。4.對本部門形成的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，便于查找和利用。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案的完整與安全。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檢索方法，積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)。4.定期對檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房整潔、通風良好，確保檔案存儲環(huán)境安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。3.公司內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要等。4.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)檔案。5.工程建設(shè)項目檔案，包括項目立項文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。6.人力資源檔案，如員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓檔案等。7.市場營銷檔案，如市場調(diào)研報告、廣告宣傳資料、客戶信息等。8.科研項目檔案，包括項目申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)等。9.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等反映公司重要活動和業(yè)務(wù)場景的資料。10.其他具有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.對收集到的檔案，應(yīng)進行初步審核，剔除重復(fù)、無效或不符合歸檔要求的文件。3.收集過程中應(yīng)注意保持檔案的原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、工程建設(shè)類、科研項目類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行二級分類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份隨檔案一同存放。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得壓字、掉頁。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司年度財務(wù)決算報告，重大項目的立項、審批、驗收文件等。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如一般性的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，年度工作計劃和總結(jié)，常規(guī)性的財務(wù)報表等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。如臨時性的會議記錄、一般性的文件材料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準。對紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和利用。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進行檢查和更新。對電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，嚴格控制文件的查閱和修改。3.聲像檔案保管對聲像檔案應(yīng)進行分類整理，編制目錄，并注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。聲像檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行保存，并定期進行檢查和復(fù)制，防止信息丟失。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負責管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。3.定期對檔案庫房進行清掃和消毒，保持庫房整潔衛(wèi)生。4.對檔案庫房的溫濕度進行監(jiān)測和記錄，采取相應(yīng)的措施進行調(diào)節(jié)，確保檔案存儲環(huán)境適宜。（四）檔案清查與盤點1.定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時報告并采取措施進行處理。3.對清查和盤點結(jié)果進行記錄，形成檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理建議等。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案利用過程中的信息安全。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案利用手續(xù)，不得擅自擴大利用范圍。3.以服務(wù)公司工作為宗旨，積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，提高工作效率。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進行登記，并及時催還到期檔案。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、檔案名稱、復(fù)制內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章后方可有效。（三）利用審批1.查閱、借閱、復(fù)制檔案涉及公司機密或重要信息的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。2.外部單位或個人因工作需要查閱、借閱、復(fù)制公司檔案的，應(yīng)提交正式申請函，注明查閱、借閱、復(fù)制的目的、范圍、內(nèi)容等信息，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，按照公司對外提供檔案的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、查閱頁數(shù)、借閱期限、歸還日期等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對檔案進行科學、準確的鑒定。2.堅持全面審查、綜合分析的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保存價值，包括是否反映公司主要職能活動、是否具有歷史查考價值、是否涉及公司機密等。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式，判斷其保存價值和保管期限。2.分析比較法將檔案與同類型、同性質(zhì)的檔案進行比較分析，判斷其重要程度和保存價值。3.專家咨詢法對于涉及專業(yè)領(lǐng)域的檔案，可咨詢相關(guān)專家，聽取專家意見，確定檔案的鑒定結(jié)果。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，清單內(nèi)容包括