PAGE行政執(zhí)法檔案建立制度一、總則（一）目的為加強行政執(zhí)法檔案管理，規(guī)范行政執(zhí)法行為，保障行政執(zhí)法活動合法、公正、透明，提高行政執(zhí)法效能，根據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有行政執(zhí)法活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.合法性原則：行政執(zhí)法檔案的建立、管理和使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映行政執(zhí)法活動的全過程，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理行政執(zhí)法活動中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：科學分類、編號和存儲檔案，便于查詢、檢索和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善行政執(zhí)法檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查各部門行政執(zhí)法檔案的建立和管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的行政執(zhí)法檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的安全和完整。3.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對行政執(zhí)法檔案進行鑒定、銷毀。4.定期組織檔案管理人員業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。（二）行政執(zhí)法部門職責1.負責本部門行政執(zhí)法檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的真實、完整和及時。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范填寫檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄，準確標注檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等信息。3.在行政執(zhí)法活動結束后，及時將檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.積極配合檔案管理部門的檔案查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的安全保管工作，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查詢、借閱等服務，做好登記和跟蹤管理。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政執(zhí)法過程中形成的各類文件，包括立案審批表（如有）、調(diào)查詢問筆錄、現(xiàn)場檢查筆錄、抽樣取證憑證、先行登記保存證據(jù)清單、鑒定委托書、鑒定意見書、行政處罰決定書、行政復議決定書、行政訴訟判決書等。2.與行政執(zhí)法相關的會議記錄、工作匯報、請示報告、內(nèi)部審批文件等。3.涉及行政執(zhí)法的來往信函、電報、傳真、電子郵件等。4.其他與行政執(zhí)法活動有關的資料，如視聽資料、實物證據(jù)等。（二）收集要求1.行政執(zhí)法人員在執(zhí)法活動中應及時收集相關文件資料，確保資料的原始性和完整性。2.對于重要的文件資料，應進行備份或復制，以防原件丟失或損壞。3.收集的文件資料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或褪色等情況，應進行修復或復制。（三）整理方法1.分類：按照行政執(zhí)法的類別、時間順序、案件性質(zhì)等因素，對收集到的檔案資料進行分類。一般可分為行政處罰類、行政許可類、行政強制類、行政復議類、行政訴訟類等類別。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號可采用年度+類別+流水號的方式，如“2023行政處罰001”。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。同時，為每一份檔案資料編制卷內(nèi)文件目錄，詳細列出卷內(nèi)文件的題名、日期、頁號等信息。4.裝訂：將整理好的檔案資料按照一定的順序進行裝訂，確保文件的整齊、牢固。裝訂時應注意保護文件的原貌，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.行政執(zhí)法部門應在行政執(zhí)法活動結束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收檔案時，應認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、編號等信息，確保檔案的準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交部門溝通解決。3.歸檔的檔案應編制歸檔目錄，歸檔目錄應包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。歸檔目錄應一式兩份，一份隨檔案保存，一份由檔案管理部門留存。（二）保管期限1.行政執(zhí)法檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度、性質(zhì)和法律規(guī)定確定，一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括涉及重大違法案件、對社會有重大影響的行政執(zhí)法文件、行政復議決定書、行政訴訟判決書等。長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般違法案件的行政執(zhí)法文件、重要的內(nèi)部審批文件等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的行政執(zhí)法文件、日常工作記錄等。2.檔案管理部門應定期對檔案的保管期限進行審查，根據(jù)檔案的實際情況及時調(diào)整保管期限。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。檔案應按照類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類存儲。電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應定期對電子檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.檔案保管環(huán)境：檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火，嚴禁存放易燃易爆炸物品。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部的行政執(zhí)法人員因工作需要查閱行政執(zhí)法檔案。2.上級主管部門、政府有關部門因工作需要查閱本公司/組織行政執(zhí)法檔案。3.司法機關因辦理案件需要查閱本公司/組織行政執(zhí)法檔案。（二）查閱程序1.查閱人應填寫《行政執(zhí)法檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請表進行審核，符合查閱條件的，予以批準。3.檔案管理部門根據(jù)查閱人提供的信息，查找相關檔案，并在指定的查閱地點提供查閱服務。查閱人應在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱人如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印的檔案資料應加蓋檔案管理部門的印章，與原件具有同等效力。（三）借閱程序1.因工作需要借閱行政執(zhí)法檔案的，借閱人應填寫《行政執(zhí)法檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請表進行審核，符合借閱條件的，予以批準。3.檔案管理部門根據(jù)借閱人提供的信息，查找相關檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請。4.借閱人應妥善保管借閱檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。2.鑒定工作應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、行政執(zhí)法部門負責人、檔案管理人員及相關專業(yè)人員組成。鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等因素確定其存毀。2.綜合評估法：綜合考慮檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值、社會影響等因素，對檔案進行全面評估，確定其存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審查和鑒定，形成鑒定意見。鑒定意見應包括檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定理由等信息。2.將鑒定意見提交本公司/組織負責人審批，經(jīng)批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀