PAGE測試檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司測試檔案的管理，確保測試檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測試檔案在公司研發(fā)、生產、質量控制等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及測試活動產生的檔案管理，包括但不限于產品測試、性能測試、安全測試、可靠性測試等各類測試項目所形成的文件、記錄、報告等。（三）基本原則1.真實性原則：測試檔案應如實反映測試活動的全過程，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋測試活動各個環(huán)節(jié)的相關資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數據記錄、結論表述等應嚴謹準確。4.安全性原則：采取有效措施確保測試檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管、利用等應遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準。二、測試檔案的分類與編號（一）分類1.測試計劃類：包括測試項目的總體計劃、詳細計劃、進度安排等。2.測試方案類：針對具體測試項目制定的測試方法、流程、步驟等方案。3.測試執(zhí)行記錄類：測試過程中的原始數據記錄、操作記錄、觀察記錄等。4.測試報告類：對測試結果進行總結分析、得出結論的報告，如測試總結報告、性能測試報告、安全測試報告等。5.測試樣品類：用于測試的各類樣品及其相關信息，如樣品清單、樣品來源、樣品特性等。6.測試設備類：測試過程中使用的儀器設備的相關資料，包括設備清單、設備校準記錄、設備維護記錄等。7.測試環(huán)境類：描述測試所采用的環(huán)境條件的資料，如環(huán)境參數記錄、環(huán)境模擬說明等。（二）編號1.采用“年份+項目編號+分類代碼+流水號”的編號方式。2.年份：用四位數字表示，如“2023”。3.項目編號：根據公司項目管理的編號規(guī)則確定，用于標識具體的測試項目。4.分類代碼：按照上述分類類別，分別用一位大寫字母表示，如“J”表示測試計劃類，“F”表示測試方案類等。5.流水號：用三位數字表示，從“001”開始依次遞增。例如，2023年某項目的測試計劃檔案編號為：2023XXXXJ001。三、測試檔案的形成與收集（一）形成要求1.測試活動參與人員應按照各自職責，及時、準確地記錄測試過程中的各類信息，確保檔案內容的原始性和真實性。2.記錄應清晰、完整，使用規(guī)范的格式和術語，不得隨意涂改、偽造。3.測試報告應依據測試數據和結果，客觀、公正地撰寫，結論明確，語言簡潔。（二）收集職責1.測試項目負責人：負責組織本項目測試檔案的收集工作，確保各類檔案資料齊全、完整。2.相關部門人員：按照項目負責人的要求，及時將各自工作中產生的與測試相關的資料提交給項目負責人。（三）收集時間1.測試計劃類檔案應在測試項目啟動初期形成并收集。2.測試方案類檔案在測試項目具體實施前完成收集。3.測試執(zhí)行記錄類檔案應隨測試過程同步收集，確保記錄的及時性。4.測試報告類檔案在測試項目結束后[X]個工作日內完成收集。5.測試樣品類、測試設備類、測試環(huán)境類檔案在相應工作完成后及時收集。四、測試檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.對收集到的測試檔案進行分類整理，按照編號順序排列。2.去除不必要的重復資料，對同一類檔案中的文件進行編號、編目。3.確保檔案資料的紙張質量良好，字跡清晰，對于電子文檔應進行格式規(guī)范和備份。（二）歸檔流程1.測試項目負責人將整理好的測試檔案提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對提交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理部門按照檔案分類和編號規(guī)則，將檔案存入相應的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)，并建立檔案目錄索引。五、測試檔案的保管（一）保管方式1.紙質檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，建立電子檔案庫，按照分類目錄進行存儲。同時，定期對電子檔案進行備份，備份介質異地存放。（二）保管期限1.短期保管：對于一般性的測試記錄和報告，保管期限為[X]年。2.中期保管：重要的測試檔案，如涉及公司核心技術、關鍵產品的測試資料，保管期限為[X]年。3.長期保管：具有重大歷史價值、法律依據或對公司未來發(fā)展有重要參考意義的測試檔案，保管期限為永久。（三）保管環(huán)境1.紙質檔案保管場所應保持干燥、通風、清潔，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.電子檔案存儲設備應具備良好的穩(wěn)定性和安全性，防止數據丟失和損壞。定期對存儲設備進行檢查和維護。（四）檔案清查1.檔案管理部門每年定期對測試檔案進行清查，核對檔案的數量、完整性和保管狀況。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄并采取措施進行處理，如檔案缺失應查明原因并補充，檔案損壞應進行修復或重新歸檔。六、測試檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部的研發(fā)、生產、質量控制、技術支持等部門可根據工作需要查閱和使用測試檔案。2.在法律法規(guī)允許的情況下，外部合作單位、監(jiān)管部門等經公司授權后可查閱相關測試檔案。（二）利用流程1.內部查閱：公司內部人員如需查閱測試檔案，應填寫《測試檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外部單位查閱測試檔案，需提交正式申請函，說明查閱理由和范圍，經公司主管領導審批同意后，并簽訂保密協(xié)議，方可在檔案管理部門指定地點查閱。3.檔案借閱：如需借閱測試檔案，應在查閱申請表或申請函中注明借閱期限。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術機密的測試檔案，未經公司批準，不得對外披露。2.利用測試檔案時，不得擅自更改檔案內容，如需引用檔案信息，應注明出處。七、測試檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機密的測試檔案，檔案管理部門應采取加密存儲、限制訪問權限等措施進行保密管理。2.接觸機密測試檔案的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格執(zhí)行審批手續(xù)，防止檔案信息泄露。（二）安全保障1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設施。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，防止電子檔案被非法入侵、篡改或丟失。3.對因工作需要銷毀的測試檔案，應按照規(guī)定