PAGE學生工作檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強學生工作檔案的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校學生工作部門所涉及的各類學生檔案的保管工作，包括但不限于學生基本信息檔案、學生獎懲檔案、學生社會實踐檔案、學生心理健康檔案等。（三）原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學生在學習、生活、社會實踐等方面的實際情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，涵蓋學生工作的各個方面，避免遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護學生個人隱私，對涉及學生隱私的檔案內(nèi)容進行保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家法律法規(guī)和學校相關規(guī)定，按照規(guī)范的流程和標準進行操作。二、檔案管理人員職責（一）檔案主管職責1.全面負責學生工作檔案的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.指導和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期檢查檔案管理情況。3.協(xié)調(diào)與其他部門的關系，確保檔案管理工作的順利開展。4.負責檔案的鑒定、銷毀等重要決策，并向上級領導匯報。（二）檔案管理人員職責1.負責學生工作檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.嚴格按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行分類、編號、裝訂等操作，確保檔案的規(guī)范性。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.及時更新檔案信息，保證檔案內(nèi)容的時效性和準確性。5.協(xié)助檔案主管完成檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學生入學時提交的各類個人資料，如身份證復印件、錄取通知書、學籍檔案等。2.學生在校期間的學習成績記錄、獎懲情況、社會實踐報告、心理健康測評報告等。3.學生參與學校組織的各類活動的相關材料，如競賽獲獎證書、社團活動記錄等。4.學生與學校、教師、同學之間的重要往來文件，如請假條、評語等。（二）收集要求1.各部門應及時將涉及學生工作的相關材料移交至檔案管理人員，確保檔案收集的及時性。2.移交的檔案材料應真實、完整、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.檔案管理人員對收集到的材料進行初步審核，對不符合要求的材料及時反饋給相關部門進行補充或修正。（三）整理方法1.按照檔案類別進行分類，如學習檔案、獎懲檔案、社會實踐檔案等。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.對每份檔案材料進行排序，按照時間順序或重要程度進行排列。4.編制檔案目錄，目錄應詳細列出檔案的類別、編號、名稱、日期等信息，方便查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員將整理好的檔案材料按照類別和編號順序進行裝訂成冊。2.在檔案封面和脊背處填寫檔案編號、名稱、起止日期等信息。3.將裝訂好的檔案存入專門的檔案柜中，并在檔案柜上標明檔案類別和編號范圍。（二）保管期限1.學生基本信息檔案、學籍檔案等永久性保存。2.學生獎懲檔案、社會實踐檔案等保存期限為學生畢業(yè)離校后[X]年。3.學生心理健康檔案等根據(jù)實際情況確定保管期限，但一般不少于[X]年。（三）保管條件1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全。2.檔案柜應保持清潔，定期進行擦拭和消毒，防止檔案發(fā)霉、損壞。3.檔案保管場所應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.本校學生工作部門工作人員因工作需要可查閱學生工作檔案。2.其他部門工作人員因工作需要查閱學生工作檔案，須經(jīng)學生工作部門負責人批準。3.學生本人一般情況下不得查閱自己的檔案，但在特殊情況下，如就業(yè)、升學等需要，可申請查閱，經(jīng)學生工作部門負責人批準后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《學生工作檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別和編號等信息。2.申請表經(jīng)相關負責人批準后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員按照申請表的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《學生工作檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.因特殊原因需要借閱學生工作檔案的，須經(jīng)學生工作部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，須重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《學生工作檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案類別和編號、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)相關負責人批準后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員對借閱的檔案進行清點，并在檔案封面和脊背處注明借閱情況。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。5.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可進行銷毀處理。3.對涉及學生隱私、學校機密等重要檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，不得隨意銷毀。（二）鑒定程序1.檔案主管組織檔案管理人員和相關部門負責人成立檔案鑒定小組。2.鑒定小組對檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制《學生工作檔案銷毀清單》，清單應詳細列出檔案的類別、編號、名稱、日期等信息。4.《學生工作檔案銷毀清單》經(jīng)學生工作部門負責人審核后，報學校分管領導批準。（三）銷毀方式1.對批準銷毀的檔案，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等。2.在銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)督人員應在《學生工作檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立學生工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、查詢、借閱等功能。2.提高檔案管理工作的效率和準確性，方便檔案的利用和共享。（二）信息化管理措施1.對學生工作檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質檔案轉化為電子檔案，并進行分類存儲。2.在信息化管理系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便用戶通過關鍵詞等方式進行查詢。3.利用信息化管理系統(tǒng)對檔案的查閱、借閱等操作進行記錄和管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和信息化。4.定期對信息化管理系統(tǒng)