PAGE江西檔案管理制度一、總則（一）目的為加強江西地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全，便于檔案的有效利用，為公司/組織各項工作提供有力支持，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于江西地區(qū)內(nèi)公司/組織各部門及所屬分支機構(gòu)在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案應如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的決策、業(yè)務開展等提供及時有效的支持。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責（一）檔案管理機構(gòu)公司/組織設立檔案管理部門，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門應配備必要的辦公設備和檔案保管設施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集與整理負責收集、整理公司/組織各部門移交的檔案，按照檔案分類標準進行分類、編號、編目等工作，確保檔案整理的規(guī)范性和準確性。2.檔案保管妥善保管各類檔案，維護檔案的安全與完整。定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、丟失等。3.檔案利用服務為公司/組織內(nèi)部各部門及人員提供檔案查閱、借閱等服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，登記查閱、借閱情況，確保檔案的合理利用。4.檔案信息化管理負責檔案信息化系統(tǒng)的建設、維護與管理，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索與利用。5.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標準，對到期或失去保存價值的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。6.檔案統(tǒng)計與分析定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.檔案業(yè)務指導對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導，協(xié)助各部門做好檔案的收集、整理、保管等工作，提高公司/組織整體檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要、合同協(xié)議、工作計劃與總結(jié)等。2.科技檔案涵蓋科研項目檔案、工程建設檔案、設備儀器檔案等，如項目立項報告、研究實驗記錄、工程圖紙、設備說明書等。3.人事檔案包含員工個人基本信息、履歷、考核評價、工資待遇、獎懲情況、培訓記錄、勞動合同等檔案材料。4.財務檔案涉及會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等財務核算與管理過程中形成的各類檔案。5.業(yè)務檔案根據(jù)公司/組織業(yè)務特點，收集與業(yè)務活動相關(guān)的檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、生產(chǎn)經(jīng)營檔案、質(zhì)量控制檔案等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案收集應遵循真實性、完整性原則，確保收集的檔案內(nèi)容真實可靠，涵蓋工作活動的各個方面。3.對于重要文件、合同協(xié)議等檔案，應收集原件；如原件無法收集，可收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素進行分類，可采用年度機構(gòu)保管期限分類法、年度問題保管期限分類法等。例如，文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務管理類等；科技檔案可分為科研項目類、工程建設類、設備儀器類等。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別與管理。編號方法可根據(jù)實際情況確定，如采用流水號、分類號等。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和檢索。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、防火設備、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠設備等。（二）保管要求1.上架排列檔案應按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放。2.溫濕度控制檔案庫房的溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，采取相應的措施進行調(diào)節(jié)。3.防火防盜檔案庫房應安裝防火、防盜報警裝置，配備必要的滅火器材。嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴格控制非檔案管理人員進入庫房。4.防蟲防鼠定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害、鼠害應及時采取措施進行防治?？刹捎梦锢矸乐危ㄈ绶胖抿?qū)蟲滅鼠設備）和化學防治（如使用環(huán)保型防蟲藥劑）相結(jié)合的方法。5.檔案保護對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。對于重要檔案，應采取備份措施，如制作電子副本或進行異地存儲。五、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及人員因工作需要，可查閱、借閱本部門或與本部門工作相關(guān)的檔案。涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務活動等需要跨部門查閱檔案的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。（二）利用方式與手續(xù)1.查閱查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案供查閱，并指定專人負責現(xiàn)場查閱服務，確保檔案查閱過程的規(guī)范有序。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞檔案內(nèi)容。2.借閱借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應按照規(guī)定的期限歸還檔案，如因特殊情況需要延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱/借閱日期、查閱/借閱人員姓名、所在部門、查閱/借閱內(nèi)容、審批情況、歸還日期等信息。利用登記記錄應妥善保存?zhèn)洳?。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進行科學合理的鑒定。（二）鑒定組織與程序1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定工作。2.鑒定程序初步審查：檔案管理人員對到期或擬銷毀的檔案進行初步審查，整理出需要鑒定的檔案清單。詳細審查：鑒定小組對清單中的檔案進行詳細審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價值。提出鑒定意見：鑒定小組根據(jù)審查情況，對每一份檔案提出鑒定意見，確定檔案是繼續(xù)保存、降密保存還是銷毀。審批：鑒定意見經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責組織銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并做好銷毀記錄。2.銷毀記錄應包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員簽名等信息，銷毀記錄應長期保存。3.嚴禁將應銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、快速檢索、在線利用和遠程傳輸，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數(shù)字化處理1.對公司/組織的各類檔案進行全面數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化處理應保證檔案內(nèi)容的準確性和完整性，圖像清晰可讀，數(shù)據(jù)格式規(guī)范統(tǒng)一。2.電子檔案應按照檔案分類編號體系進行分類存儲，建立相應的目錄索引，便于電子檔案的檢索和利用。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理提供檔案錄入界面，方便檔案管理人員將檔案信息錄入系統(tǒng)，并對檔案信息進行修改、刪除、審核等管理操作。2.檢索查詢具備強大的檢索功能，可根據(jù)檔案編號、題名、日期、責任者、關(guān)鍵詞等多種條件進行快速檢索，準確查找所需檔案信息。3.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動記錄借閱情況，便于跟蹤和統(tǒng)計。4.權(quán)限管理設置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全性。5.數(shù)據(jù)備份與恢復定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并制定數(shù)據(jù)恢復計劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復。6.統(tǒng)計分析對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表和分析圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對信息化系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.對檔案信息化系統(tǒng)的用戶進行身份認證和權(quán)限管理，嚴格控制用戶訪問