PAGE電子檔案收集歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織電子檔案的收集與歸檔管理，確保電子檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的電子檔案的收集、整理、歸檔及管理。（三）基本原則1.真實性原則電子檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)相符。2.完整性原則全面收集和保存公司/組織在工作過程中產(chǎn)生的各類電子文件，保證檔案的完整性，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則對電子檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。4.安全性原則采取有效措施確保電子檔案的存儲安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞、篡改或泄露。二、電子檔案的定義與范圍（一）定義電子檔案是指公司/組織在各項工作活動中形成的，具有保存價值的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（二）范?.公司/組織內(nèi)部形成的各類文件，包括但不限于通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)文件，如財務(wù)報表、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)記錄等。3.項目文檔，包括項目策劃書、項目進(jìn)度報告、項目驗收報告等。4.重要會議、活動的音頻、視頻資料。5.其他具有保存價值的電子文件。三、電子檔案收集（一）收集責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的電子檔案的收集工作，指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、整理本部門的電子檔案，并及時移交至公司/組織檔案管理部門。2.兼職檔案員應(yīng)熟悉本部門業(yè)務(wù)流程，了解電子文件的產(chǎn)生規(guī)律，確保電子檔案的及時收集和完整保存。（二）收集要求1.及時性電子文件形成后，兼職檔案員應(yīng)及時進(jìn)行收集，確保檔案的時效性。對于重要緊急的電子文件，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成收集和整理。2.準(zhǔn)確性收集的電子檔案應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，確保檔案信息的真實性和可靠性。對于存在錯誤或不完整的電子文件，應(yīng)及時與相關(guān)人員核實并進(jìn)行修正。3.完整性全面收集電子文件的所有版本，包括初稿、修改稿、定稿等，確保檔案的完整性。對于與電子文件相關(guān)的元數(shù)據(jù)（如文件的形成時間、作者、來源等）也應(yīng)一并收集。（三）收集方式1.網(wǎng)絡(luò)共享文件夾對于部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)的電子文件，可通過建立網(wǎng)絡(luò)共享文件夾的方式進(jìn)行收集。兼職檔案員定期從共享文件夾中收集整理電子檔案，并進(jìn)行備份。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出對于業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，如財務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等，可通過系統(tǒng)導(dǎo)出功能將電子文件導(dǎo)出為規(guī)定格式（如PDF、Excel等），并進(jìn)行收集。3.移動存儲設(shè)備拷貝對于一些無法通過網(wǎng)絡(luò)共享或系統(tǒng)導(dǎo)出的電子文件，可使用移動存儲設(shè)備（如U盤、移動硬盤等）進(jìn)行拷貝收集?？截愅瓿珊?，應(yīng)對移動存儲設(shè)備進(jìn)行殺毒處理，并及時將電子文件移交至檔案管理部門。四、電子檔案整理（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（二）分類方法1.年度分類法按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將每年形成的電子檔案分為一個類別。2.機(jī)構(gòu)分類法（部門分類法）按照公司/組織內(nèi)部的部門設(shè)置進(jìn)行分類，每個部門形成的電子檔案分為一個類別。3.問題分類法按照文件反映的問題進(jìn)行分類，如將合同協(xié)議類文件分為一個類別，將財務(wù)文件分為一個類別等。（三）編號規(guī)則1.電子檔案編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號應(yīng)包含年度、機(jī)構(gòu)（部門）代碼、類別代碼、順序號等信息。例如：20230102001，其中“2023”表示年度，“01”表示機(jī)構(gòu)（部門）代碼，“02”表示類別代碼，“001”表示順序號。3.機(jī)構(gòu)（部門）代碼和類別代碼應(yīng)根據(jù)公司/組織的實際情況進(jìn)行統(tǒng)一編制，并保持相對穩(wěn)定。（四）元數(shù)據(jù)整理1.元數(shù)據(jù)是指描述電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。在整理電子檔案時，應(yīng)同時整理相關(guān)的元數(shù)據(jù)。2.元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、責(zé)任者、日期、類型、格式、大小、來源等信息。對于一些特殊類型的電子文件，如音頻、視頻文件，還應(yīng)包括錄制時間、地點、時長等元數(shù)據(jù)。3.元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一一對應(yīng)，并隨電子文件一同存儲和管理。五、電子檔案歸檔（一）歸檔時間1.定期歸檔各部門兼職檔案員應(yīng)在每年年底前，將本部門當(dāng)年形成的電子檔案進(jìn)行整理歸檔，并移交至公司/組織檔案管理部門。2.即時歸檔對于一些重要緊急的電子文件，應(yīng)在文件處理完畢后即時進(jìn)行歸檔。（二）歸檔存儲1.存儲載體電子檔案應(yīng)存儲于耐久性好、可靠性高的存儲載體上，如磁帶、磁盤、光盤等。存儲載體應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全存儲。2.存儲方式電子檔案應(yīng)采用脫機(jī)存儲和聯(lián)機(jī)存儲相結(jié)合的方式。脫機(jī)存儲用于長期保存檔案數(shù)據(jù)，聯(lián)機(jī)存儲用于日常查閱和利用。脫機(jī)存儲的電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放，以防止自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.存儲環(huán)境電子檔案存儲場所應(yīng)具備良好的環(huán)境條件，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求，并有防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。（三）歸檔流程1.兼職檔案員將整理好的電子檔案按照編號順序進(jìn)行排列，并編制電子檔案目錄。電子檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、類型、格式、大小、存儲位置等信息。2.兼職檔案員將電子檔案目錄及電子檔案存儲載體一并移交至公司/組織檔案管理部門。檔案管理部門接收后，應(yīng)對電子檔案進(jìn)行核對和驗收，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案管理部門將驗收合格的電子檔案進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行存儲。同時，將電子檔案目錄錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的檢索和利用。六、電子檔案保管（一）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的電子檔案是指對公司/組織具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司/組織的重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。3.長期保管的電子檔案是指對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的電子檔案是指對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（二）保管措施1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對電子檔案的存儲載體進(jìn)行檢查，查看載體是否有損壞、變形等情況，確保數(shù)據(jù)的可讀可查。同時，對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.數(shù)據(jù)備份電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份周期可根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率確定。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的存儲載體上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識和登記，確保備份數(shù)據(jù)的可追溯性。3.病毒防護(hù)建立健全電子檔案病毒防護(hù)體系，安裝正版殺毒軟件，并定期進(jìn)行病毒查殺。嚴(yán)禁在存儲電子檔案的計算機(jī)上使用未經(jīng)殺毒的移動存儲設(shè)備，防止病毒感染。4.安全保密加強(qiáng)電子檔案的安全保密管理，對涉及公司/組織機(jī)密的電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，防止檔案信息泄露。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。七、電子檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則電子檔案的利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得損害公司/組織的利益和形象。2.權(quán)限管理原則對電子檔案的訪問和利用應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，授予相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.方便快捷原則建立便捷的電子檔案利用平臺，提高檔案信息的檢索和獲取效率，為用戶提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用方式1.在線查詢通過公司/組織內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，用戶可在線查詢電子檔案目錄，并根據(jù)權(quán)限訪問相應(yīng)的電子檔案。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，支持按關(guān)鍵詞、題名、日期等多種方式進(jìn)行檢索。2.借閱對于需要借閱電子檔案的用戶，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息。經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的保密級別和利用需求確定，借閱期滿后應(yīng)及時歸還。借閱過程中，應(yīng)確保電子檔案的安全，不得擅自復(fù)制、傳播或更改檔案內(nèi)容。3.復(fù)制對于因工作需要確實無法借閱的電子檔案，用戶可申請復(fù)制。復(fù)制申請應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息。經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可復(fù)制。復(fù)制的電子檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。利用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于統(tǒng)計分析和審計檢查。八、電子檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對電子檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，確定檔案的價值。2.價值評估原則根據(jù)檔案對公司/組織的現(xiàn)實和歷史價值，進(jìn)行科學(xué)合理的價值評估，準(zhǔn)確判斷檔案是否仍具有保存意義。3.程序規(guī)范原則電子檔案的鑒定銷毀工作應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保鑒定銷毀工作的合法性和嚴(yán)肅性。（二）鑒定組織成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對電子檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否具有保存價值。2.對比分析法將電子檔案與同類檔案或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對比分析，評估其價值和時效性。3.專家咨詢法對于一些專業(yè)性較強(qiáng)或價值難以判斷的電子檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的電子檔案，應(yīng)填寫電子檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.電子檔案銷毀申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。