PAGE團(tuán)委檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)團(tuán)委檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團(tuán)委工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于團(tuán)委機(jī)關(guān)及所屬各團(tuán)支部的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是團(tuán)委在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等各種載體形式。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團(tuán)委檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，如實反映團(tuán)委工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集和整理各類檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以團(tuán)委書記為組長，副書記為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)團(tuán)委檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善團(tuán)委檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.開展檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.積極提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記和反饋工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體團(tuán)員青年的檔案意識。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.各部門兼職檔案員應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理要求做好本部門檔案的收集、分類、裝訂等前期工作，確保檔案的質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級團(tuán)組織下發(fā)的各類文件、通知、指示、決議等。2.團(tuán)委工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.團(tuán)委組織的各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.團(tuán)委開展的各項活動方案、策劃、總結(jié)、照片、視頻等資料。5.團(tuán)員青年的入團(tuán)、入黨申請書，思想?yún)R報，團(tuán)組織關(guān)系介紹信等。6.團(tuán)委工作中形成的各類榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌等。7.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.對于重要活動、重大事件形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集整理，確保檔案的完整性。3.檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間得有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、團(tuán)務(wù)工作類、活動類、團(tuán)員管理類、榮譽(yù)類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案柜或貨架上，做到排列有序，便于查找。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括團(tuán)委重要的工作計劃、總結(jié)、決議、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括團(tuán)委一般性的工作計劃、總結(jié)、會議記錄、活動資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時性的文件、資料等。（五）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級報告。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本制度的規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)。2.服務(wù)大局原則：圍繞團(tuán)委工作大局，積極主動地為團(tuán)員青年提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案信息的安全保密，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）利用范圍1.團(tuán)委內(nèi)部工作需要查閱檔案的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可在檔案庫房內(nèi)查閱。2.團(tuán)員青年因工作、學(xué)習(xí)等需要查閱本人檔案的，經(jīng)本人申請，所在團(tuán)支部書記簽字同意，檔案管理部門核實身份后，可查閱相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要查閱團(tuán)委檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)團(tuán)委書記批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案原件，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印內(nèi)容。（四）利用反饋1.檔案利用完畢后，利用人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》或《檔案借閱申請表》上注明利用情況。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和效果，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合團(tuán)委檔案的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間等方面綜合考慮檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家組成。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。2.參考檔案保管期限表及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合檔案的形成時間、來源、重要程度等因素，確定檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)團(tuán)委書記審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中注明，并永久保存《檔案銷毀清冊》。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的團(tuán)委檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為團(tuán)員青年提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等信息化管理設(shè)施。2.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，對檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等進(jìn)行錄入和管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集、整理和歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔