PAGE工程檔案歸集管理制度總則目的為加強公司工程檔案的歸集管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運營管理、維護維修及技術(shù)改造等提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目前期策劃、設(shè)計、施工、調(diào)試、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的歸集管理。基本原則1.真實性原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的文件材料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、圖表等信息應(yīng)與實際工程相符。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對檔案的形成、整理、歸檔等進行規(guī)范管理。5.及時性原則：工程文件材料應(yīng)隨工程進度同步形成、收集和整理，及時歸檔。管理職責(zé)公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案歸集管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各工程項目部門的檔案歸集工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。3.對各工程項目檔案的歸集情況進行定期檢查和不定期抽查，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和提供利用公司工程檔案，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。5.參與重大工程項目檔案的驗收工作，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性等進行審核。工程項目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項目檔案歸集工作的組織實施，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，并確保人員相對穩(wěn)定。2.按照檔案管理要求，對工程項目各環(huán)節(jié)形成的文件材料進行及時收集、整理、分類和歸檔，確保檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。3.定期向公司檔案管理部門移交工程項目檔案，并辦理交接手續(xù)。4.配合公司檔案管理部門做好檔案的檢查、驗收和利用等工作。項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對工程項目檔案歸集工作負(fù)總責(zé)，將檔案管理工作納入項目管理計劃，確保檔案工作與工程建設(shè)同步推進。2.協(xié)調(diào)解決檔案歸集過程中出現(xiàn)的問題，督促項目各參建單位做好文件材料的收集和整理工作。3.審核項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案及時組織整改。工程文件形成部門及人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)在工程建設(shè)過程中及時形成、積累和整理各自工作范圍內(nèi)的文件材料，并按照規(guī)定向項目檔案管理人員移交。2.確保所形成的文件材料字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，符合檔案管理要求。工程文件材料的收集與整理收集范圍1.項目前期文件：項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知、技術(shù)核定單等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工方案、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.設(shè)備文件：設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運行維護手冊等。6.竣工驗收文件：竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。7.其他文件：與工程建設(shè)有關(guān)的會議紀(jì)要、來往函件、工程照片、錄像等。收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時收集各自工作范圍內(nèi)的工程文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對收集到的文件材料應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于外來文件，如上級主管部門文件、設(shè)計文件、設(shè)備資料等，應(yīng)及時登記、簽收，并妥善保管。整理要求1.分類：按照工程建設(shè)程序和文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容，將工程文件材料分為項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗收文件等類別。2.組卷：同一類別的文件材料應(yīng)按照文件形成的時間順序、重要程度等進行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，便于查找。3.編號：對每卷檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。4.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容，確保卷內(nèi)文件目錄清晰、準(zhǔn)確。5.裝訂：對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。工程檔案的歸檔與移交歸檔要求1.工程項目檔案應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔工作。2.歸檔的工程檔案應(yīng)符合整理要求，檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，編目規(guī)范，裝訂整齊。3.歸檔的工程檔案應(yīng)一式兩份，一份由公司檔案管理部門保管，一份由工程項目部門保管。移交程序1.工程項目部門在檔案歸檔后，應(yīng)填寫《工程檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、卷數(shù)、編號等內(nèi)容。2.工程項目部門將《工程檔案移交清單》及檔案一并提交給公司檔案管理部門，公司檔案管理部門對移交檔案進行核對、驗收。3.經(jīng)核對、驗收無誤后，雙方在《工程檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。工程檔案的保管與利用保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類存放，建立檔案檢索目錄，便于查找和利用。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和完整。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。利用要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.因特殊情況需要復(fù)印或借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋公司檔案管理部門印章，借閱的檔案應(yīng)按時歸還。4.公司外部單位或個人因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)按照公司檔案管理部門的要求進行，不得擅自復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。工程檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.依據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對工程檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。鑒定組織成立由公司檔案管理部門、工程項目部門及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成的工程檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對工程檔案進行鑒定。鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和真實性。2.檔案的保存價值，包括對工程建設(shè)、運營管理、維護維修及技術(shù)改造等方面的利用價值。3.檔案的密級和保管期限。鑒定程序1.檔案管理部門定期提出工程檔案鑒定計劃，明確鑒定范圍、時間安排等內(nèi)容。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《工程檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、卷數(shù)、編號等內(nèi)容。4.《工程檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。保管期限與密級劃分1.保管期限：工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案主要是對公司具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保存的檔案保管期限為[X]年，短期保存的檔案保管期限為[X]年。2.密級劃分：工程檔案的密級分為絕密、機密和秘密三級。絕密級檔案是涉及公司核心機密，泄露后會給公司造成重大損失的檔案；機密級檔案是涉及公司重要機密，泄露后會給公司造成較大損失的檔案；秘密級檔案是涉及公司一般機密，泄露后會給公司造成一定損失的檔案。檔案的密級應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和公司保密規(guī)定進行確定。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各工程項目部門的工程檔案歸集管理工作進行監(jiān)督檢查。2.工程項目部門應(yīng)定期對本部門的工程檔案歸集情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.工程檔案歸集管理制度的執(zhí)行情況。2.工程文件材料的收集、整理、歸檔情況。3.工程檔案的保管和利用情況。4.工程檔案鑒定與銷毀工作的開展情況。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司檔案管理部門每年對各工程項目部門的工程檔案歸集管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對工程項目檔案進行不定期抽查，重點檢查檔案的質(zhì)量和管理情況。3.專項檢查：針對工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)或檔案管理中存在的突出問題，開展專項檢查。問題處理