PAGE湖南高校檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強湖南高校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護學校歷史真實面貌，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于湖南高校各部門、各學院在教學、科研、管理、服務(wù)等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，全校各類檔案由學校綜合檔案室集中管理。2.完整準確原則：應(yīng)保證檔案內(nèi)容的完整性和準確性，如實反映學校各項工作的歷史過程。3.分類科學原則：依據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案歸檔范圍與分類（一）黨群類檔案1.學校黨委、紀委、工會、團委等組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、重要活動資料等。2.黨員名冊、黨組織關(guān)系介紹信存根等組織建設(shè)方面的檔案。（二）行政類檔案1.學校行政機構(gòu)形成的各類文件、通知、報告、會議紀要等。2.學校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。3.學校對外聯(lián)絡(luò)、合作交流等方面的文件資料。（三）教學類檔案1.教學管理制度、教學計劃、教學大綱、課程表等。2.教師教學檔案，包括教師基本情況、教學任務(wù)安排、教學質(zhì)量考核等。3.學生學籍檔案，涵蓋學生入學登記表、成績單、學籍變動記錄等。4.教學實踐檔案，如實習計劃、實習報告、畢業(yè)設(shè)計（論文）資料等。（四）科研類檔案1.科研項目立項申請書、研究計劃、合同協(xié)議等。2.科研過程中的實驗數(shù)據(jù)、研究報告、學術(shù)論文、著作等成果資料。3.科研獎勵申報與獲獎材料。（五）基本建設(shè)類檔案1.校園建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件等。2.工程項目招投標文件、合同協(xié)議、竣工驗收資料等。（六）儀器設(shè)備類檔案1.儀器設(shè)備購置申請、合同、驗收報告等。2.儀器設(shè)備使用說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。（七）財會類檔案1.財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、賬簿等。2.財務(wù)審計報告、財務(wù)管理制度等。（八）學生類檔案1.學生獎懲材料、社會實踐活動記錄等。2.學生就業(yè)指導(dǎo)與就業(yè)情況資料。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門、各學院應(yīng)明確專人負責檔案材料的收集工作，確保各類文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（二）文件材料的整理1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，進行科學分類、組卷。2.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。（三）文件材料的質(zhì)量1.歸檔的文件材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，破損的文件應(yīng)進行修補或復(fù)制。2.字跡模糊或易褪色的文件，應(yīng)進行復(fù)制或采取其他補救措施。四、檔案歸檔時間（一）當年形成的檔案1.黨群類、行政類、教學類、學生類等檔案，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.科研類檔案，在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔。3.基本建設(shè)類檔案，在工程竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。4.儀器設(shè)備類檔案，在儀器設(shè)備驗收合格后歸檔。5.財會類檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交綜合檔案室。（二）跨年度的檔案跨年度的文件材料，應(yīng)放入文件內(nèi)容針對的年度歸檔。五、檔案歸檔程序（一）部門整理各部門、各學院按照歸檔要求對本部門形成的文件材料進行整理、分類、編號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，組成保管單位（卷、冊、盒）。（二）部門初審各部門負責人對整理好的檔案進行初審，確保檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的及時進行整改。（三）移交檔案室各部門將初審合格的檔案移交學校綜合檔案室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（四）檔案室驗收綜合檔案室對接收的檔案進行驗收，檢查檔案的整理質(zhì)量、數(shù)量等，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。（五）入庫保管驗收合格的檔案按照分類方案進行上架保管，建立檔案檢索目錄，便于查找和利用。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案的，須填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.校外單位查閱檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)學校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。3.查閱檔案一般應(yīng)在綜合檔案室進行，特殊情況需借出的，須辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。（二）查閱登記查閱檔案時，應(yīng)詳細登記查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、檔案卷號等信息。（三）利用限制涉及國家機密、學校機密及個人隱私的檔案，查閱和利用應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，嚴格限制查閱范圍和使用方式。七、檔案保管與保護（一）保管環(huán)境綜合檔案室應(yīng)具備適宜的溫濕度條件，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）定期檢查定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀，銷毀時應(yīng)進行登記，監(jiān)銷人應(yīng)簽字確認。八、檔案信息化建設(shè)（一）數(shù)字化錄入逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，并不斷完善功能，實現(xiàn)檔案的在線查閱、利用、管理等功能。（三）數(shù)據(jù)安全加強檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理，