PAGE科技檔案庫房保管制度一、總則（一）目的為加強科技檔案庫房的管理，確?？萍紮n案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織科技檔案庫房的管理工作，包括各類科研項目檔案、技術(shù)文件、產(chǎn)品資料等的保管。（三）基本原則1.安全保密原則：確?？萍紮n案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密。2.科學(xué)管理原則：采用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對科技檔案進行分類、整理、存儲和保管。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、庫房管理（一）庫房選址與建設(shè)1.庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點。2.庫房的建筑應(yīng)符合國家相關(guān)建筑標準，具備良好的密封性和隔熱性。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置必要的消防設(shè)施、防盜報警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）庫房布局1.庫房應(yīng)劃分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域。2.檔案存儲區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類別、保管期限等進行合理分區(qū)，設(shè)置清晰的標識。3.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和整理工具，便于檔案的整理和維護。4.查閱區(qū)應(yīng)提供舒適、安靜的查閱環(huán)境，配備桌椅、電腦等設(shè)備。（三）庫房環(huán)境要求1.溫度：庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.通風(fēng)：庫房應(yīng)保持良好的通風(fēng)，確?？諝馇逍?。3.清潔：庫房應(yīng)定期進行清潔，保持地面、貨架、檔案等的清潔衛(wèi)生。4.照明：庫房照明應(yīng)采用無紫外線的燈具，避免對檔案造成損害。三、檔案存儲（一）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)具備良好的承重能力和防火、防潮、防蟲等性能。3.檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，如有損壞應(yīng)及時更換。（二）檔案分類與編號1.科技檔案應(yīng)按照分類大綱進行分類，確保分類科學(xué)、合理。2.對每一類檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編號應(yīng)標注在檔案裝具和檔案盒上，便于查找和管理。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，確保排列整齊、有序。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，便于查找和利用。3.檔案上架時應(yīng)注意保護檔案的完整性，避免檔案受損。（四）檔案存儲期限1.科技檔案的存儲期限應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況確定。2.對于重要的科技檔案，應(yīng)適當延長存儲期限。3.存儲期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和處置。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循科技檔案形成的規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）整理內(nèi)容1.對收集到的科技檔案進行分類、編號、編目等。2.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)和復(fù)制。3.對電子檔案進行備份和整理，確保電子檔案的安全和完整。（三）整理流程1.收集：定期收集各部門和項目組形成的科技檔案。2.分類：按照分類大綱對檔案進行分類。3.編號：對每一件檔案進行編號。4.編目：編制檔案目錄和索引。5.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂。6.上架：將整理好的檔案上架存放。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱科技檔案，應(yīng)填寫《科技檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案庫房查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在查閱區(qū)內(nèi)進行，不得將檔案帶出庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.本公司/組織外部單位或人員查閱科技檔案，應(yīng)填寫《科技檔案借閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，應(yīng)出具單位介紹信或個人有效證件，并簽訂《科技檔案借閱承諾書》。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。（三）查閱與借閱登記1.建立《科技檔案查閱登記簿》和《科技檔案借閱登記簿》，對查閱和借閱情況進行詳細記錄。2.記錄內(nèi)容包括查閱/借閱日期、查閱/借閱人姓名、所在部門、查閱/借閱檔案名稱、編號、查閱/借閱目的、歸還日期等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對科技檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定。（二）鑒定組織成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)專家、技術(shù)人員等組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保存價值：根據(jù)檔案的重要性、時效性等因素，確定檔案的保存價值。2.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全、完整。3.檔案的準確性：核對檔案內(nèi)容是否準確無誤。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《科技檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀后，應(yīng)在《科技檔案銷毀登記簿》上記錄銷毀時間、檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。七、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全科技檔案庫房安全管理制度，明確安全責任。2.加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識。（二）防盜措施1.庫房門窗應(yīng)安裝防盜門窗和門鎖，確保庫房安全。2.安裝防盜報警裝置，24小時監(jiān)控庫房。（三）防火措施1.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等。2.定期檢查消防器材的有效性，確保消防器材完好。3.嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。（四）防潮措施1.庫房內(nèi)應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫濕度適宜。2.對易受潮的檔案，應(yīng)采取防潮措施，如密封包裝等。（五）防蟲措施1.定期對庫房進行防蟲檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)及時采取措施。2.在庫房內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸等。（六）防鼠措施1.封堵庫房內(nèi)的鼠洞，防止老鼠進入庫房。2.在庫房內(nèi)放置鼠夾、鼠藥等滅鼠工具。（七）應(yīng)急處置1.制定科技檔案庫房應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。3.發(fā)生突發(fā)事件時，應(yīng)及時采取措施，保護檔案安全，并向上級報告。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理職責1.負責科技檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱等工作。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（二）庫房管理職責1.負責庫房的日常管理，保持庫房環(huán)境整潔、安全。2.定期檢查檔案裝具和設(shè)備設(shè)施，確保其正常運行。（三）安全管理職責1.負責庫房的安全管理工作，落實安全防范措施。2.發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告，并采取措施進行處理。（四）培訓(xùn)與指導(dǎo)職責1.對公司/組織內(nèi)部人員進行檔案管理知識培訓(xùn)。2.指導(dǎo)各部門和項目組做好科技檔