PAGE檔案外包管理相關(guān)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案外包管理工作，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及檔案外包服務(wù)的項(xiàng)目，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)與保管等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案外包活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.質(zhì)量可控原則：對(duì)外包服務(wù)提供商的工作質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控，確保檔案處理符合公司要求。4.保密原則：明確外包服務(wù)過(guò)程中的保密責(zé)任，防止公司機(jī)密信息被不當(dāng)獲取或使用。二、外包服務(wù)提供商的選擇與評(píng)估（一）資質(zhì)要求1.具有獨(dú)立法人資格，具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)。2.具備與檔案外包業(yè)務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員和設(shè)備。3.具有良好的商業(yè)信譽(yù)，近三年內(nèi)無(wú)重大違法違規(guī)記錄。（二）選擇流程1.需求分析：根據(jù)公司檔案管理需求，明確外包服務(wù)的具體內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.供應(yīng)商征集：通過(guò)多種渠道，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、招標(biāo)平臺(tái)等，征集潛在的外包服務(wù)提供商。3.初步篩選：對(duì)征集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除不符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商。4.實(shí)地考察：對(duì)通過(guò)初步篩選的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其公司規(guī)模、技術(shù)實(shí)力、管理水平、服務(wù)質(zhì)量等情況。5.綜合評(píng)估：成立評(píng)估小組，從供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、技術(shù)方案、服務(wù)承諾、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，確定入圍供應(yīng)商名單。6.合同簽訂：與選定的外包服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保密條款、違約責(zé)任等。（三）定期評(píng)估與更新1.建立對(duì)外包服務(wù)提供商的定期評(píng)估機(jī)制，每年至少進(jìn)行一次全面評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、工作進(jìn)度、安全管理、保密措施執(zhí)行情況等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或終止合作。4.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求的變化，及時(shí)更新外包服務(wù)提供商的選擇標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估方法。三、檔案外包業(yè)務(wù)流程管理（一）項(xiàng)目啟動(dòng)階段1.項(xiàng)目交接：公司與外包服務(wù)提供商進(jìn)行項(xiàng)目交接，提供詳細(xì)的檔案資料清單、業(yè)務(wù)需求說(shuō)明、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件。2.方案制定：外包服務(wù)提供商根據(jù)公司要求，制定具體的項(xiàng)目實(shí)施方案，包括工作流程、人員安排、時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量控制措施等，并提交公司審核。3.人員培訓(xùn)：公司對(duì)外包服務(wù)提供商的工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使其熟悉公司檔案管理規(guī)定、業(yè)務(wù)流程和質(zhì)量要求。（二）項(xiàng)目實(shí)施階段1.檔案整理：外包服務(wù)提供商按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類梳理、編目編號(hào)、裝訂成冊(cè)等工作。2.數(shù)字化加工：采用符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化設(shè)備和軟件，對(duì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.質(zhì)量監(jiān)控：公司安排專人對(duì)檔案外包工作進(jìn)行全程質(zhì)量監(jiān)控，定期檢查工作進(jìn)度和質(zhì)量情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求外包服務(wù)提供商整改。4.安全管理：外包服務(wù)提供商應(yīng)建立健全安全管理制度，采取防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等措施，確保檔案實(shí)體和信息的安全。5.保密管理：嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，對(duì)外包服務(wù)過(guò)程中涉及的公司機(jī)密信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露。（三）項(xiàng)目驗(yàn)收階段1.自檢：外包服務(wù)提供商完成項(xiàng)目后，首先進(jìn)行自檢，確保工作質(zhì)量符合合同要求。2.申請(qǐng)驗(yàn)收：自檢合格后，外包服務(wù)提供商向公司提交驗(yàn)收申請(qǐng)，并提供相關(guān)的驗(yàn)收文檔，如檔案整理清單、數(shù)字化成果報(bào)告等。3.驗(yàn)收組織：公司成立驗(yàn)收小組，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，對(duì)檔案外包項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。4.驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的項(xiàng)目，公司簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，要求外包服務(wù)提供商限期整改后重新驗(yàn)收，直至達(dá)到要求為止。四、檔案信息安全管理（一）安全責(zé)任界定1.公司負(fù)責(zé)制定檔案信息安全管理政策和制度，對(duì)外包服務(wù)提供商的安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.外包服務(wù)提供商承擔(dān)檔案信息安全管理的直接責(zé)任，負(fù)責(zé)建立健全安全管理制度，落實(shí)安全防范措施，確保檔案信息安全。（二）物理安全措施1.外包服務(wù)提供商應(yīng)提供安全可靠的工作場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保環(huán)境條件符合檔案保管要求。（三）網(wǎng)絡(luò)安全措施1.建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)外包服務(wù)提供商的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，限制非授權(quán)人員的訪問(wèn)權(quán)限。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.外包服務(wù)提供商應(yīng)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的異地場(chǎng)所。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)遭受破壞或丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（五）人員安全管理1.對(duì)外包服務(wù)提供商的工作人員進(jìn)行背景審查和安全培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確其安全責(zé)任和義務(wù)。2.加強(qiáng)對(duì)工作人員的日常管理，規(guī)范操作流程，防止因人員失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息安全事故。五、保密管理（一）保密協(xié)議簽訂1.公司與外包服務(wù)提供商簽訂保密協(xié)議，明確保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.保密協(xié)議應(yīng)涵蓋公司所有涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、檔案信息等方面的內(nèi)容。（二）保密措施執(zhí)行1.外包服務(wù)提供商應(yīng)采取有效的保密措施，如對(duì)工作場(chǎng)所進(jìn)行物理隔離、對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理、對(duì)工作人員進(jìn)行保密教育等。2.在檔案外包服務(wù)過(guò)程中，嚴(yán)格限制接觸公司機(jī)密信息的人員范圍，對(duì)涉及機(jī)密信息的操作進(jìn)行記錄和審計(jì)。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對(duì)外包服務(wù)提供商的保密措施執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求整改。2.對(duì)外包服務(wù)提供商違反保密協(xié)議的行為，依法追究其法律責(zé)任。六、檔案外包服務(wù)費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算與審批1.根據(jù)檔案外包服務(wù)項(xiàng)目的內(nèi)容和要求，編制詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。2.費(fèi)用預(yù)算報(bào)公司相關(guān)部門審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）費(fèi)用支付1.按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)外包服務(wù)提供商進(jìn)行費(fèi)用支付。2.支付費(fèi)用前，外包服務(wù)提供商應(yīng)提供合法有效的發(fā)票和相關(guān)的工作成果證明文件。（三）費(fèi)用核算與審計(jì)1.定期對(duì)檔案外包服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用支出的合理性和準(zhǔn)確性。2.接受公司內(nèi)部審計(jì)部門的審計(jì)監(jiān)督，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。七、違約責(zé)任與爭(zhēng)議解決（一）違約責(zé)任1.外包服務(wù)提供商如違反本制度或服務(wù)合同約定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，包括但不限于賠償公司因此遭受的損失、支付違約金等。2.公司如未按照合同約定履行義務(wù)，也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（二）爭(zhēng)議解決1.公司與外包服務(wù)提供商在履行合同過(guò)程中如發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可以根據(jù)合同約定