PAGE電子檔案歸檔制度高校一、總則（一）目的為了加強(qiáng)高校電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，便于電子檔案的長(zhǎng)期保存和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門(mén)、各單位在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本校電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全校電子檔案的歸檔工作。2.前端控制原則。從電子文件形成開(kāi)始，就對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的質(zhì)量，為電子檔案的歸檔奠定良好基礎(chǔ)。3.全程管理原則。對(duì)電子文件從形成到歸檔的全過(guò)程進(jìn)行跟蹤管理，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。4.便于利用原則。電子檔案的歸檔應(yīng)便于檢索、查詢(xún)和利用，滿(mǎn)足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的需要。二、電子檔案的定義與范圍（一）定義本制度所稱(chēng)電子檔案，是指學(xué)校各部門(mén)、各單位在履行職能過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（二）范?.學(xué)校在教學(xué)活動(dòng)中形成的電子教案、教學(xué)大綱、考試試卷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。2.學(xué)校在科研活動(dòng)中形成的科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、專(zhuān)利文件等。3.學(xué)校在管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.學(xué)校在招生、就業(yè)、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等工作中形成的相關(guān)電子文件。5.學(xué)校在校園建設(shè)、后勤管理等工作中形成的電子文件。6.其他具有保存價(jià)值的電子文件。三、電子文件的形成與收集（一）電子文件的形成1.各部門(mén)、各單位應(yīng)按照學(xué)校的有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)流程，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)中生成電子文件。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校的規(guī)定。3.電子文件應(yīng)具備必要的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)能夠反映電子文件的形成背景、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、版本變化等信息。（二）電子文件的收集1.各部門(mén)、各單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件的及時(shí)收集和整理。2.電子文件的收集應(yīng)與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行，在電子文件形成后，應(yīng)及時(shí)將其收集到指定的存儲(chǔ)介質(zhì)或信息系統(tǒng)中。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以確保電子文件的安全。四、電子文件的整理與分類(lèi)編號(hào)（一）電子文件的整理1.電子文件的整理應(yīng)按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.電子文件的整理應(yīng)包括對(duì)電子文件的題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息的標(biāo)注和完善。3.電子文件的整理應(yīng)采用計(jì)算機(jī)輔助整理的方式，提高整理效率和準(zhǔn)確性。（二）電子文件的分類(lèi)編號(hào)1.電子文件的分類(lèi)應(yīng)根據(jù)本校的實(shí)際情況，結(jié)合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范進(jìn)行，一般可分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、后勤等類(lèi)別。2.電子文件的編號(hào)應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行，采用層次編碼法，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.電子文件的編號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限、類(lèi)別號(hào)、順序號(hào)等要素，具體編號(hào)規(guī)則如下：全宗號(hào)：本校全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。保管期限：分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，分別用“Y”“C”“D”表示。類(lèi)別號(hào)：根據(jù)電子文件的分類(lèi)方案，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示黨群類(lèi)。順序號(hào)：按照電子文件在類(lèi)別中的排列順序，用三位數(shù)字表示，如“001”。五、電子檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.電子檔案應(yīng)在其形成年度的次年上半年完成歸檔。屬于永久保存的電子檔案，應(yīng)在形成年度的次年6月底前歸檔；屬于長(zhǎng)期保存的電子檔案，應(yīng)在形成年度的次年9月底前歸檔；屬于短期保存的電子檔案，應(yīng)在形成年度的次年12月底前歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的電子檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的電子檔案應(yīng)齊全完整，已整理好的電子文件應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、類(lèi)別號(hào)、順序號(hào)等信息。2.歸檔的電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。對(duì)于特殊格式的電子文件，應(yīng)同時(shí)存儲(chǔ)其讀取軟件或轉(zhuǎn)換工具。3.歸檔的電子檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，并異地保存。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.歸檔的電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包含電子檔案的題名、日期來(lái)源、保管期限、類(lèi)別號(hào)、順序號(hào)、存儲(chǔ)位置等信息，便于檢索和查詢(xún)。（三）歸檔流程1.各部門(mén)、各單位的電子文件整理人員按照要求對(duì)電子文件進(jìn)行整理和分類(lèi)編號(hào)后，填寫(xiě)《電子檔案歸檔申請(qǐng)表》，報(bào)本部門(mén)、本單位負(fù)責(zé)人審核。2.本部門(mén)、本單位負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將《電子檔案歸檔申請(qǐng)表》及電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)一并提交給學(xué)校檔案管理部門(mén)。3.學(xué)校檔案管理部門(mén)對(duì)提交的電子檔案進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，辦理歸檔手續(xù)，將電子檔案存儲(chǔ)到學(xué)校的電子檔案管理系統(tǒng)中，并在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行登記。六、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的電子檔案保管場(chǎng)所，保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁、防光等條件，確保電子檔案的安全。2.電子檔案保管場(chǎng)所的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.電子檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度、利用價(jià)值等因素確定，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保存的電子檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的電子檔案，應(yīng)永久保存。長(zhǎng)期保存的電子檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的電子檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保存，保管期限一般為10年50年。短期保存的電子檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的電子檔案，應(yīng)短期保存，保管期限一般為1年5年。2.電子檔案的保管期限應(yīng)在電子檔案的整理和分類(lèi)編號(hào)時(shí)確定，并在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中注明。（三）保管期限的變更1.電子檔案的保管期限需要變更的，應(yīng)由檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.保管期限變更后，應(yīng)及時(shí)在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行調(diào)整，并通知相關(guān)部門(mén)和單位。（四）電子檔案的定期檢查1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、讀取軟件等是否正常，電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性、可讀性等是否符合要求。2.定期檢查應(yīng)每年進(jìn)行一次，檢查結(jié)果應(yīng)記錄在案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（五）電子檔案的遷移與轉(zhuǎn)換1.隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，電子檔案的存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)設(shè)備可能需要進(jìn)行遷移和轉(zhuǎn)換。在進(jìn)行電子檔案的遷移與轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.電子檔案的遷移與轉(zhuǎn)換應(yīng)制定詳細(xì)的方案，方案應(yīng)包括遷移與轉(zhuǎn)換的原因、時(shí)間、步驟、技術(shù)要求、質(zhì)量控制等內(nèi)容。3.電子檔案的遷移與轉(zhuǎn)換應(yīng)進(jìn)行測(cè)試和驗(yàn)證，確保遷移與轉(zhuǎn)換后的電子檔案能夠正常讀取和利用。測(cè)試和驗(yàn)證結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為遷移與轉(zhuǎn)換工作的驗(yàn)收依據(jù)。七、電子檔案的利用（一）利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、方便、快捷的原則，確保電子檔案的安全和合理利用。2.利用電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制、下載電子檔案。（二）利用方式1.本校教職工因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案查閱申請(qǐng)表》，報(bào)本部門(mén)、本單位負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，到學(xué)校檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.校外單位或個(gè)人因工作需要查閱本校電子檔案的，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，填寫(xiě)《電子檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)審核，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，到學(xué)校檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。3.查閱電子檔案應(yīng)在學(xué)校檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自對(duì)電子檔案進(jìn)行復(fù)制、下載、修改等操作。如需復(fù)制電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供電子檔案的打印件、復(fù)印件或電子文檔等形式的服務(wù)。（三）利用登記1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案利用登記制度，對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量等。2.電子檔案利用登記應(yīng)使用紙質(zhì)登記簿或電子登記簿，登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、電子檔案的安全與保密（一）安全管理措施1.學(xué)校應(yīng)建立健全電子檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)、信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等的安全管理。2.電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止存儲(chǔ)介質(zhì)損壞、丟失或被盜。3.信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。4.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行，防止網(wǎng)絡(luò)故障影響電子檔案的正常利用。5.學(xué)校應(yīng)制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保電子檔案的安全。（二）保密管理措施1.學(xué)校應(yīng)建立健全電子檔案保密制度，明確電子檔案的密級(jí)劃分、保密措施、保密責(zé)任等。2.電子檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)確定密級(jí)，密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密級(jí)電子檔案應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，確保其絕對(duì)安全；機(jī)密級(jí)電子檔案應(yīng)限定知悉范圍，采取必要的保密措施；秘密級(jí)電子檔案應(yīng)在一定范圍內(nèi)進(jìn)行管理，防止泄