PAGE人事檔案審核會商制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人事檔案審核工作，確保人事檔案信息的真實性、準確性和完整性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的審核會商工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度開展人事檔案審核會商工作。2.客觀公正原則：以事實為依據(jù)，對人事檔案中的各項信息進行客觀、公正的審核判斷。3.全面細致原則：對人事檔案的內(nèi)容進行全面審查，不放過任何細節(jié)，確保審核結(jié)果準確無誤。4.保密原則：參與審核會商的人員應(yīng)對涉及的人事檔案信息嚴格保密，不得泄露。二、審核會商職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負責(zé)制定人事檔案審核會商計劃和流程。2.組織實施人事檔案審核會商工作，協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員參與。3.對審核會商中發(fā)現(xiàn)的問題進行匯總、分析，并提出處理建議。4.負責(zé)建立和維護人事檔案審核會商工作的相關(guān)記錄和檔案。（二）檔案管理部門1.提供人事檔案的原始資料，確保檔案資料的完整性和真實性。2.協(xié)助人力資源部門開展審核會商工作，對檔案資料的具體內(nèi)容進行解釋和說明。3.根據(jù)審核會商結(jié)果，對人事檔案進行必要的整理和補充。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.配合人力資源部門提供與員工工作經(jīng)歷、業(yè)績等相關(guān)的證明材料。2.對涉及本部門員工的人事檔案審核結(jié)果進行確認，并反饋意見。（四）審核會商小組1.由人力資源部門、檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負責(zé)人或指定人員組成。2.負責(zé)對人事檔案進行集中審核會商，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題進行討論和決策。3.對審核會商結(jié)果進行簽字確認，承擔(dān)相應(yīng)的審核責(zé)任。三、審核內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等信息是否與身份證、檔案原始材料一致。2.學(xué)歷、學(xué)位證書是否真實有效，學(xué)歷層次、專業(yè)等信息是否與檔案記錄相符。3.參加工作時間、入職時間、工作經(jīng)歷等信息是否準確無誤，工作經(jīng)歷是否連續(xù)，有無斷檔或虛假經(jīng)歷。（二）崗位任職信息1.職務(wù)、職稱、崗位變動等信息是否有相應(yīng)的任免文件或?qū)徟涗洝?.任職資格是否符合崗位要求，相關(guān)證書是否真實有效。（三）工資福利待遇信息1.工資級別、工資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放等信息是否與公司財務(wù)記錄一致。2.社會保險、住房公積金等繳納情況是否準確，有無漏繳或違規(guī)繳納現(xiàn)象。（四）獎懲情況1.獎勵和處罰的事實依據(jù)是否充分，相關(guān)文件是否齊全。2.獎懲記錄是否與公司內(nèi)部管理規(guī)定相符，有無隱瞞或虛報情況。（五）培訓(xùn)經(jīng)歷1.培訓(xùn)證書、培訓(xùn)記錄是否真實，培訓(xùn)內(nèi)容是否與工作相關(guān)。2.培訓(xùn)經(jīng)歷是否對員工的職業(yè)發(fā)展和工作績效產(chǎn)生積極影響。（六）其他信息1.個人誠信記錄、違紀違法記錄等信息是否真實可靠。2.根據(jù)公司實際情況需要審核的其他人事檔案信息。四、審核會商流程（一）準備階段1.人力資源部門根據(jù)公司人力資源管理需求和檔案管理情況，制定年度或定期的人事檔案審核會商計劃，明確審核范圍、時間安排、參與人員等。2.檔案管理部門按照審核會商計劃，提前整理好待審核的人事檔案，確保檔案資料齊全、完整，并將檔案清單提供給人力資源部門。3.人力資源部門向相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)送審核會商通知，告知審核的目的、范圍、時間要求以及需要提供的證明材料等。（二）初審階段1.檔案管理部門工作人員對人事檔案進行初步審查，重點檢查檔案材料的完整性、規(guī)范性和真實性，對發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄。2.人力資源部門工作人員結(jié)合檔案管理部門的初審意見，對人事檔案中的關(guān)鍵信息進行核對，如學(xué)歷、工作經(jīng)歷、任職情況等，并與員工本人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行溝通核實。（三）集中會商階段1.人力資源部門組織召開審核會商會議，審核會商小組全體成員參加。2.檔案管理部門工作人員向?qū)徍藭绦〗M匯報人事檔案的初審情況，展示存在問題的檔案材料。3.人力資源部門工作人員對初審中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細說明，并提出初步處理建議。4.審核會商小組成員對每個檔案進行逐一討論，對存在疑問的信息進行深入分析和核實，可要求員工本人或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供補充材料或作出解釋。5.審核會商小組根據(jù)討論結(jié)果，對人事檔案審核情況進行綜合判斷，形成審核會商意見。（四）結(jié)果反饋與處理階段1.人力資源部門將審核會商意見反饋給檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門，要求對涉及的員工進行溝通說明。2.檔案管理部門根據(jù)審核會商意見，對人事檔案進行相應(yīng)的整理和補充，確保檔案信息準確無誤。3.相關(guān)業(yè)務(wù)部門對審核會商意見中涉及本部門的問題進行確認，并協(xié)助人力資源部門做好員工的解釋工作。4.對于審核會商中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門按照公司相關(guān)規(guī)定和程序進行處理，如要求員工更正錯誤信息、補充證明材料、對違規(guī)行為進行相應(yīng)處罰等。（五）記錄與歸檔階段1.人力資源部門負責(zé)對人事檔案審核會商工作的全過程進行記錄，包括審核會商計劃、參與人員、審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況、審核會商意見等，形成審核會商工作檔案。2.審核會商工作檔案由人力資源部門妥善保管，作為公司人事檔案管理的重要資料，以備后續(xù)查閱和參考。五、審核會商結(jié)果的應(yīng)用（一）員工管理1.審核結(jié)果作為員工晉升、調(diào)崗、薪酬調(diào)整等人力資源管理決策的重要依據(jù)。對于檔案信息存在問題的員工，在相關(guān)決策中予以審慎考慮。2.將審核結(jié)果反饋給員工本人，要求其對存在的問題進行整改，促進員工重視個人人事檔案信息的真實性和完整性。（二）檔案管理1.根據(jù)審核會商結(jié)果，及時更新和完善人事檔案信息，確保檔案內(nèi)容與員工實際情況一致。2.針對審核中發(fā)現(xiàn)的檔案管理漏洞和問題，完善檔案管理制度和流程，加強檔案管理的規(guī)范化和標準化。（三）公司合規(guī)運營1.確保人事檔案信息的真實性和準確性，符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理要求，避免因檔案信息問題引發(fā)的法律風(fēng)險和管理風(fēng)險。2.通過審核會商，發(fā)現(xiàn)公司人力資源管理中的潛在問題，為完善公司管理制度和流程提供參考依據(jù)，促進公司合規(guī)運營。六、監(jiān)督與檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對人事檔案審核會商制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查審核會商流程是否規(guī)范、審核結(jié)果是否準確、問題處理是否及時得當(dāng)?shù)取?.對于違反人事檔案審核會商制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。對在審核會商工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予相應(yīng)的獎勵。3.根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對人事檔案審核會商制度進行修訂和完善，不斷提高制度的科學(xué)性和有效性。七、保密規(guī)定1.參與人事檔案審核會商工作的所有人員必須嚴格遵守保密規(guī)定，對審核過程中涉及的人事檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.嚴禁在審核會商工作中私自復(fù)制、傳播人事檔案