PAGE企劃檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企劃檔案的管理，確保企劃檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮企劃檔案在公司經(jīng)營決策、項(xiàng)目策劃與執(zhí)行等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及企劃工作形成的檔案資料管理，包括但不限于市場調(diào)研資料、項(xiàng)目策劃方案、創(chuàng)意設(shè)計(jì)文檔、營銷推廣計(jì)劃、活動(dòng)執(zhí)行記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：企劃檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映企劃工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰。3.分類科學(xué)原則：按照企劃工作的流程、內(nèi)容和性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，對涉及公司商業(yè)機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善企劃檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中收集、整理、保管企劃檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，保證檔案的規(guī)范化。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批流程。5.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。6.按照規(guī)定的期限對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，做好銷毀記錄。（二）企劃部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門企劃檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.在項(xiàng)目策劃與執(zhí)行過程中，及時(shí)將相關(guān)資料移交檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作。3.按照檔案管理部門的要求，提供必要的檔案信息和資料，協(xié)助進(jìn)行檔案的查閱和利用。4.對本部門保管的檔案進(jìn)行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向檔案管理部門報(bào)告。（三）其他部門職責(zé)1.涉及企劃工作的其他部門，應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門形成的與企劃相關(guān)的檔案資料移交檔案管理部門。2.在工作中如需查閱企劃檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.市場調(diào)研階段：包括市場調(diào)研報(bào)告、行業(yè)動(dòng)態(tài)分析、競爭對手資料、消費(fèi)者調(diào)研數(shù)據(jù)等。2.項(xiàng)目策劃階段：項(xiàng)目策劃書、創(chuàng)意概念文檔、可行性分析報(bào)告、預(yù)算方案等。3.創(chuàng)意設(shè)計(jì)階段：設(shè)計(jì)圖紙、效果圖、宣傳冊小樣、廣告腳本等。4.營銷推廣階段：營銷推廣計(jì)劃、活動(dòng)策劃方案、媒體投放計(jì)劃、宣傳資料等。5.活動(dòng)執(zhí)行階段：活動(dòng)現(xiàn)場照片、視頻資料、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告等。6.其他與企劃工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)企劃檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：根據(jù)企劃工作的流程和內(nèi)容，將檔案分為市場調(diào)研類、項(xiàng)目策劃類、創(chuàng)意設(shè)計(jì)類、營銷推廣類、活動(dòng)執(zhí)行類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。例如，市場調(diào)研類可分為行業(yè)調(diào)研、消費(fèi)者調(diào)研等子類別。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號。如“SC2023001”，其中“SC”表示市場調(diào)研類，“2023”表示年份，“001”表示該類別下的順序號。3.裝訂：對紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照類別和編號順序排列，確保存放整齊、便于查找。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.紙質(zhì)檔案保管環(huán)境：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.電子檔案保管環(huán)境：服務(wù)器機(jī)房應(yīng)具備完善的防火、防潮、防塵、防盜、防雷等設(shè)施，確保設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大項(xiàng)目決策依據(jù)、具有長期歷史價(jià)值和法律憑證作用的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值，確定保管期限為[X]年、[X]年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，應(yīng)向上級主管部門報(bào)告。五、檔案的利用（一）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱企劃檔案，應(yīng)填寫《企劃檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級和保管期限等情況進(jìn)行審批，審批通過后方可借閱。3.借閱人應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)向借閱人提供必要的借閱指導(dǎo)，確保借閱人正確使用檔案。借閱人不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注或污損。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱企劃檔案，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供服務(wù)和監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印部分檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.涉及公司商業(yè)機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的借閱、查閱情況，包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、企劃部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的鑒定小組，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《企劃檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等詳細(xì)信息。2.《企劃檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)在《企劃檔案銷毀清單》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙和密碼，不得隨意透露。3.在檔案的整理、借閱、查閱等過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案可能涉及保密內(nèi)容，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等的安全管理。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確