PAGE城建檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司城建檔案管理工作，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在公司建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)所有與城市建設(shè)相關(guān)的項(xiàng)目檔案管理，包括但不限于工程項(xiàng)目、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、規(guī)劃設(shè)計(jì)等各類城建項(xiàng)目所形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司城建檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則城建檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)過程中的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集項(xiàng)目建設(shè)各階段形成的各類文件材料，確保檔案的完整性，能夠完整地記錄項(xiàng)目建設(shè)的全過程。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。5.系統(tǒng)性原則對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，使其具有系統(tǒng)性，便于查找和利用。6.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，同時(shí)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的城建檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)城建檔案的日常管理工作。（二）部門職責(zé)1.制定和完善制度負(fù)責(zé)制定和修訂公司城建檔案工作制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理組織開展城建檔案的收集工作，指導(dǎo)各部門和項(xiàng)目建設(shè)單位做好文件材料的形成、積累和整理工作；按照檔案管理規(guī)范對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放；對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.檔案利用服務(wù)建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用；根據(jù)公司內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位的需求，及時(shí)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)城建檔案信息化管理工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用；負(fù)責(zé)電子檔案的備份和安全管理，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。6.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)公司各部門和項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員的檔案意識(shí)。7.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。8.檔案統(tǒng)計(jì)與分析負(fù)責(zé)對(duì)城建檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表；對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析評(píng)估，為公司決策提供參考依據(jù)。三、檔案形成部門職責(zé)（一）文件材料形成與積累1.各部門和項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集和整理，按照項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度及時(shí)將各類文件材料移交檔案管理部門。（二）檔案移交1.項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)完成后，各部門和項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（三）配合檔案管理工作1.積極配合檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作，按照要求及時(shí)整改存在問題。2.對(duì)檔案管理部門提出的關(guān)于檔案整理、利用等方面的需求，應(yīng)予以支持和協(xié)助。四、檔案收集（一）收集范圍1.工程項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、建設(shè)用地批準(zhǔn)文件等。2.工程建設(shè)過程中形成的各類文件，如施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。3.工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書、工程決算審計(jì)報(bào)告等。4.與城市建設(shè)相關(guān)的其他文件材料，如城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃、城市建設(shè)項(xiàng)目管理文件等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門職責(zé)范圍內(nèi)的文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)，同時(shí)做好電子文件的備份和存儲(chǔ)管理。（三）收集時(shí)間1.工程項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)收集整理，并移交檔案管理部門。2.工程建設(shè)過程中形成的文件材料，應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集整理，每月末集中移交檔案管理部門。3.工程竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將竣工驗(yàn)收文件及相關(guān)檔案移交檔案管理部門。五、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照工程項(xiàng)目的類別和性質(zhì)，將城建檔案分為工程前期文件、工程施工文件、工程竣工驗(yàn)收文件、聲像檔案、電子檔案等類別。2.工程前期文件可進(jìn)一步細(xì)分為項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)用地等子類別；工程施工文件可按照專業(yè)工程分為建筑工程、結(jié)構(gòu)工程、電氣工程、給排水工程等子類別；工程竣工驗(yàn)收文件可分為竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程決算等子類別。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。2.編號(hào)采用[編號(hào)方式]，由[編號(hào)組成部分]組成，其中[各組成部分說明]。例如：[具體編號(hào)示例]。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)注明案卷編號(hào)、案卷題名、編制日期、保管期限、密級(jí)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等信息。（四）裝訂規(guī)范1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等應(yīng)齊全。六、檔案保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、檔案整理加工設(shè)備等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放于檔案密集架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。（三）庫房管理1.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房出入人員和環(huán)境條件。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，做好溫濕度記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行消毒和防蟲防鼠處理。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱城建檔案，用于項(xiàng)目建設(shè)、管理、決策等方面。2.外部相關(guān)單位因履行法定職責(zé)或合作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱、借閱公司城建檔案。（二）利用流程1.申請(qǐng)公司內(nèi)部各部門查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱目的及檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信及查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后提交檔案管理部門。2.審批檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保管期限、密級(jí)等情況，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱與借閱經(jīng)審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。4.歸還借閱期滿，借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱者責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)、利用目的等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和跟蹤管理。八、檔案信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司城建電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保電子檔案的安全和有效利用。（二）電子檔案采集與錄入1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.將掃描后的電子檔案按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)。3.對(duì)電子文件的形成、收集、整理過程進(jìn)行全程記錄，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。（三）電子檔案存儲(chǔ)與備份管理1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。（四）電子檔案利用與安全管理1.利用電子檔案管理系統(tǒng)為利用者提供電子檔案查閱、借閱等服務(wù)，利用者應(yīng)通過系統(tǒng)進(jìn)行操作，確保電子檔案的安全使用。2.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，對(duì)電子檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制；采取加密、防火墻等安全技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露和被非法篡改。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定