PAGE機(jī)關(guān)社保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)社保檔案管理，確保社保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)社保檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等全過程管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)社保檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則社保檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則采取有效措施確保社保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)檔案的保密性。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，提供便捷的檔案查閱利用服務(wù)，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)關(guān)社保檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.組織開展社保檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護(hù)社保檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.負(fù)責(zé)社保檔案的查閱、借閱服務(wù)，對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.指導(dǎo)和監(jiān)督機(jī)關(guān)各部門社保檔案的形成、積累和整理工作。7.定期對(duì)社保檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門社保業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門社保檔案的日常收集、整理和保管工作，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保本部門社保檔案的真實(shí)、完整和安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)辦理過程中形成的各類文件材料，包括參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、待遇核定、基金管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等方面的文件。2.與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。3.社保工作中形成的各類合同、協(xié)議、函件等文件。4.社保工作中涉及的各類報(bào)表、臺(tái)賬及相關(guān)數(shù)據(jù)資料。5.社保工作中形成的各類照片、錄音、錄像等聲像資料。6.其他與機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的社保檔案文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件材料，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）收集程序1.各部門兼職檔案員定期對(duì)本部門社保業(yè)務(wù)文件材料進(jìn)行收集和整理，形成部門檔案清單。2.兼職檔案員將整理好的檔案材料及清單一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。四）檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類按照社保業(yè)務(wù)類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，可分為參保登記類、繳費(fèi)申報(bào)類、待遇核定類、基金管理類、統(tǒng)計(jì)報(bào)表類等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊和牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在檔案收集齊全后及時(shí)進(jìn)行，確保檔案整理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.整理過程中應(yīng)嚴(yán)格按照整理方法和要求進(jìn)行操作，保證檔案整理的規(guī)范性。3.整理后的檔案應(yīng)達(dá)到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、裝訂整齊、編目清晰的要求。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放在檔案裝具中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理存儲(chǔ)，并注明相關(guān)信息。（三）保管期限1.機(jī)關(guān)社保檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括：社保政策法規(guī)及重要文件、社?；鹭?cái)務(wù)賬目、涉及重大社保業(yè)務(wù)的文件材料等。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值確定。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.按照規(guī)定的保管期限對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，對(duì)已到保管期限但仍有保存價(jià)值的檔案應(yīng)延長保管期限。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱社保檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)社保檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。3.涉及社保機(jī)密信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取查閱證件。3.檔案管理人員根據(jù)查閱人員提供的信息，查找并提供相關(guān)檔案。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案復(fù)印件、摘錄等利用服務(wù)。2.對(duì)于重要檔案的利用，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和指導(dǎo)。3.利用檔案形成的資料應(yīng)妥善保管，如需留存，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱目的、檔案名稱、查閱期限、利用方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)于已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.將檔案清單提交鑒定小組，鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查和鑒定，并填寫《檔案鑒定意見書》。3.根據(jù)鑒定小組的意見，對(duì)需銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。4.檔案銷毀后，《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的機(jī)關(guān)社保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案圖像，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案信息錄入將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的全過程信息化。4.安全管理建立檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要