PAGE車站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強車站檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在車站運營、管理、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于車站各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指車站在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：車站檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映車站各項工作活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理車站工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及車站機密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱利用檔案。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置車站設立獨立的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善車站檔案管理制度。2.負責車站各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為車站運營管理提供決策支持。5.組織檔案業(yè)務培訓，提高員工的檔案意識和檔案管理技能。6.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案實體安全。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括車站行政公文、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等檔案。2.運營管理類：涵蓋列車運行圖、行車日志、客運組織方案、票務管理資料、設備運行記錄等檔案。3.安全管理類：涉及安全規(guī)章制度、安全檢查記錄、事故處理報告、應急預案等檔案。4.工程建設類：包含車站建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等檔案。5.財務管理類：有財務預算、決算報表、會計憑證、審計報告等檔案。6.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、旅客需求分析、營銷活動策劃與實施資料等檔案。7.教育培訓類：涉及員工培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、考核資料等檔案。8.黨群工作類：如黨組織建設、黨員活動記錄、工會工作資料、共青團工作資料等檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“分類號+年度+流水號”的結構。分類號按照上述檔案分類類別進行編制，年度為檔案形成的公元紀年，流水號為同一類別檔案按時間順序排列的序號。例如：行政管理類檔案編號為XZGL20XX001，其中XZGL為行政管理類分類號，20XX為年度，001為流水號。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門工作中產(chǎn)生的各類檔案。2.檔案收集應確保齊全、完整，對重要文件、資料應進行備份，防止丟失。3.對于外來文件、資料，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，應及時登記并移交檔案管理部門。（二）整理要求1.檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.每份檔案應保持其完整性，對破損、褪色的文件應進行修復或復制。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案安全。4.按照檔案編號規(guī)則，對整理好的數(shù)據(jù)進行編號，并編制檔案目錄。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的檔案，應定期移交檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，符合要求的予以歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.歸檔后的檔案應按照類別、年度、編號順序排列上架，便于查找和管理。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：涉及車站重大決策、歷史沿革、產(chǎn)權關系、重要資產(chǎn)等具有長遠保存價值的檔案。3.長期保管的檔案：保管期限為30年的檔案，主要包括車站運營管理、安全管理、工程建設等方面的重要檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為10年的檔案，如一般性的行政管理文件、臨時性的業(yè)務資料等。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案安全。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應進行定期備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案不被丟失、損壞或泄露。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.車站員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱車站檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)車站主管領導批準后，方可查閱。查閱重要檔案應指定專人陪同。3.涉及車站機密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)車站保密工作領導小組批準后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時，檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意。3.查閱完畢后，查閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并處理。（三）利用服務1.檔案管理部門應積極主動地為車站各部門提供檔案利用服務，根據(jù)工作需要及時提供相關檔案資料。2.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，如車站大事記、重要文件匯編等，為車站運營管理提供決策支持。3.利用現(xiàn)代信息技術，建立檔案信息查詢平臺，方便員工遠程查閱檔案，提高檔案利用效率。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表和檔案專家組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，確定其是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應鑒定其是否涉及車站機密、商業(yè)秘密等重要信息，如涉及則應繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報車站主管領導批準。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、年度、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。監(jiān)銷人員應對銷毀過程進行記錄，并存檔備查。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理歸檔、保管利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和車站領導報告檔案管理工作情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.車站因機構變動、撤銷等原因，需要進行檔案移交的，應按照國家有關規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時