PAGE環(huán)評(píng)評(píng)估中心檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)環(huán)評(píng)評(píng)估中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，為環(huán)評(píng)評(píng)估工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于環(huán)評(píng)評(píng)估中心全體員工在工作中形成的各類檔案，包括但不限于項(xiàng)目環(huán)評(píng)報(bào)告、技術(shù)文件、合同協(xié)議、會(huì)議記錄、來往信函、資質(zhì)證書、人員檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由中心指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映環(huán)評(píng)評(píng)估工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與環(huán)評(píng)評(píng)估工作相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理中心各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的完整和安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和移交。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供所需的檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。（三）檔案形成人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)在工作過程中及時(shí)形成各類檔案資料，并確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理的要求，對(duì)自己形成的檔案進(jìn)行初步整理，分類存放，便于移交。3.在檔案移交時(shí)，向接收人員詳細(xì)說明檔案的形成過程和相關(guān)情況，確保檔案交接清楚。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目環(huán)評(píng)報(bào)告編制過程中形成的各類文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、環(huán)境現(xiàn)狀監(jiān)測報(bào)告、公眾參與調(diào)查材料、專家評(píng)審意見、環(huán)評(píng)報(bào)告文本及附圖附件等。2.中心與客戶簽訂的各類合同協(xié)議、委托書等。3.內(nèi)部技術(shù)文件，如技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、方法、研究報(bào)告、工作總結(jié)等。4.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.來往信函、傳真、電子郵件等。6.資質(zhì)證書、人員資質(zhì)證明、培訓(xùn)記錄等。7.其他與環(huán)評(píng)評(píng)估工作相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門和員工應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。一般可分為項(xiàng)目檔案、行政檔案、技術(shù)檔案、人事檔案等大類，每大類再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字混合編碼的方式。3.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查詢和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得影響檔案內(nèi)容的查閱。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的重要程度、價(jià)值大小，確定檔案的保管期限。一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映中心主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)中心和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)中心工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)中心工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（三）保管措施1.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、存放位置等信息，定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬物相符。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒、驅(qū)蟲等措施。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆、易污染等物品進(jìn)入庫房。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；安裝防潮設(shè)備，控制庫房濕度；放置防蟲藥品，防止蟲害；安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.中心員工因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可查閱。2.外單位人員查閱檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱檔案名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。4.在查閱過程中，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，不得超出規(guī)定的用途使用檔案。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和保密，不得泄露檔案內(nèi)容。如需將檔案帶出檔案庫房，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.對(duì)檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，以便采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)：1.已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案，予以銷毀。2.雖未超過保管期限，但內(nèi)容已失去利用價(jià)值，或因保管不善已嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)的檔案，予以銷毀。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，如已解密或不再具有保密價(jià)值的，經(jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀；仍需保密的，應(yīng)繼續(xù)妥善保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見，并填寫《檔案銷毀鑒定表》。2.將《檔案銷毀鑒定表》提交中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為中心的各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，使其與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，便于查詢和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按編號(hào)檢索、按時(shí)間檢索等，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有授權(quán)用戶才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類型、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)電