PAGE電大檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強電大檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于電大系統(tǒng)內(nèi)各部門、各教學點以及全體教職工和學生在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則電大檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映電大各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理電大在教學、科研、管理等方面形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案信息進行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門電大設立專門的檔案管理部門，負責全校檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應配備與工作任務相適應的檔案管理人員，明確其崗位職責和工作要求。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集與整理負責收集、整理電大各部門和教學點形成的各類檔案，按照檔案分類標準進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全防護工作，確保檔案不受損壞、丟失和霉變。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檔案利用服務為電大師生和相關部門提供檔案查閱、借閱等利用服務，嚴格按照檔案利用規(guī)定辦理手續(xù)，做好利用登記和統(tǒng)計工作。4.檔案信息化建設推進檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。5.檔案鑒定與銷毀按照國家有關規(guī)定和學校要求，定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準后對失去保存價值的檔案進行銷毀處理。6.檔案業(yè)務指導對電大各部門和教學點的檔案管理工作進行業(yè)務指導，幫助其提高檔案管理水平，規(guī)范檔案管理工作流程。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類電大檔案分為黨群、行政、教學、科研、學生、財會、基建、設備等八大類，每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進行細分。具體分類如下：1.黨群類包括黨組織建設、黨員管理、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面的檔案。2.行政類包括學校行政管理、人事管理、財務管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等方面的檔案。3.教學類包括教學計劃、教學大綱、課程教案、教學課件、考試試卷、實習實訓報告等教學過程中形成的各類檔案。4.科研類包括科研項目申報、研究成果、學術論文、著作等科研活動中形成的檔案。5.學生類包括學生學籍檔案、獎懲檔案、畢業(yè)檔案等學生在校期間形成的各類檔案。6.財會類包括財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表等財務工作中形成的檔案。7.基建類包括學校基本建設項目的規(guī)劃、設計、施工、驗收等過程中形成的檔案。8.設備類包括學校教學、科研、行政等各類設備的購置、使用、維護、報廢等過程中形成的檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)，具體編號方法如下：1.年度采用公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別按照檔案分類標準，用大寫字母表示各大類，如“A”代表黨群類，“B”代表行政類等。3.順序號按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，一份黨群類檔案，形成于2023年，其編號為“2023A0001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍電大各部門和教學點應按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。2.收集時間各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結(jié)束或項目完成后及時收集整理并移交。3.收集要求檔案收集應確保檔案的齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，載體完好。對于電子檔案，應確保數(shù)據(jù)的準確性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份存儲。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類、裝訂、編頁、編號、編目等工作。對于紙質(zhì)檔案，應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進行裝訂，并在檔案盒封面和脊背填寫相關信息；對于電子檔案，應按照電子文件管理要求進行分類存儲，并建立相應的目錄結(jié)構(gòu)。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.選址要求檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好、遠離火源和水源的地方，確保檔案的安全保管。2.庫房設施檔案庫房應配備必要的防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防鼠等設備，以及溫濕度調(diào)節(jié)設備，確保庫房溫濕度符合檔案保管要求。（二）檔案存放1.分類存放檔案應按照分類編號順序進行存放，不同類別、不同年度的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.上架排列紙質(zhì)檔案應上架排列，檔案架應牢固、整齊，便于檔案的存取。檔案架應標注檔案類別和年度，以便快速定位查找。3.電子檔案存儲電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份存儲。存儲設備應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關規(guī)定和學校實際情況確定，一般情況下：1.永久保管涉及學校重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務等具有長遠保存價值的檔案。2.長期保管保存期限為16年至50年的檔案，主要包括學校教學、科研、管理等方面的重要文件材料。3.短期保管保存期限為15年以下的檔案，主要包括一般性的文件材料和臨時性的工作記錄。（四）檔案定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好檢查記錄。六、檔案利用（一）利用范圍電大師生和相關部門因教學、科研、管理等工作需要，可以查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案應遵守國家有關法律法規(guī)和學校的檔案利用規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》,注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應根據(jù)申請內(nèi)容提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱手續(xù)借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，按時歸還檔案。（三）利用登記與統(tǒng)計檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱、借閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。同時，應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組應根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。（二）銷毀審批經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，附上檔案鑒定小組的鑒定意見，報學校分管領導審批。經(jīng)批準后，方可進行銷毀處理。（三）銷毀實施檔案銷毀應在檔案管理部門和相關業(yè)務部門的監(jiān)督下進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息徹底消除。銷毀過程應做好記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標電大檔案信息化建設應實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索利用、在線服務等功能，提高檔案管理工作效率和服務水平，為學校教學、科研、管理等工作提供有力支持。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合電大檔案管理工作需要的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程信息化管理。3.檔案信息安全保障建立健全檔案信息安全管理制度，加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)錄入與維護檔案管理人員應按照檔案管理系統(tǒng)的要求，及時準確地錄入檔案信息，并定期對檔案信息進行維護更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。2.系統(tǒng)操作與使用檔案管理人員應熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作流程進行檔案管理工作。其他人員如需使