PAGE大學檔案保存管理制度一、總則（一）目的為了加強大學檔案的科學管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學院、部門以及附屬單位形成的各類檔案的保存管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對全校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和準確性。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映學校各項工作的歷史面貌和實際情況，嚴禁篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理學校在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學校各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及其職責（一）檔案管理部門學校設(shè)立檔案館，作為全校檔案管理的職能部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導全校檔案工作。檔案館配備專業(yè)的檔案管理人員，具體承擔檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各學院、部門及附屬單位職責1.各學院、部門及附屬單位應(yīng)指定專人負責本單位檔案工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案工作的正常開展。2.負責收集、整理、保管本單位在各項工作中形成的檔案，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案館移交。3.積極配合檔案館開展檔案業(yè)務(wù)培訓、檔案利用等工作，支持檔案管理部門的各項工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.黨群類檔案主要包括學校黨委、工會、團委等黨群組織在工作中形成的各類文件材料，如會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、組織建設(shè)、宣傳教育等方面的檔案。2.行政類檔案涵蓋學校行政機構(gòu)在行政管理活動中形成的文件材料，包括學校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、會議紀要、人事任免、外事活動等方面的檔案。3.教學類檔案包含學校教學管理、教學實踐、教學研究等活動中形成的檔案，如教學計劃、教學大綱、課程教案、教學課件、學生成績管理、教學實習、畢業(yè)設(shè)計等方面的檔案。4.科研類檔案主要是學?？蒲许椖抗芾怼⒖蒲谐晒?、學術(shù)交流等活動中產(chǎn)生的檔案，如科研項目申請書、研究報告、學術(shù)論文、著作、科研獎勵等方面的檔案。5.基本建設(shè)類檔案包括學?；窘ㄔO(shè)項目從立項到竣工驗收全過程形成的檔案，如項目可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、工程預決算、竣工驗收報告等方面的檔案。6.儀器設(shè)備類檔案記錄學校購置、使用、維護儀器設(shè)備過程中形成的檔案，如儀器設(shè)備申購計劃、合同協(xié)議、驗收報告、使用說明書、維修記錄等方面的檔案。7.出版物類檔案涉及學校編輯出版的學報、校報、教材、專著、文集等出版物在編輯、出版過程中形成的檔案，如編輯計劃、稿件審理、排版校對、印刷發(fā)行等方面的檔案。8.財會類檔案包含學校財務(wù)工作中形成的各類會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等檔案。9.學生類檔案主要是學生從入學到畢業(yè)整個過程中形成的個人檔案，如學生登記表、成績單、學籍檔案、獎懲記錄、就業(yè)材料等方面的檔案。（二）檔案編號1.采用全宗號、目錄號、案卷號、件號四級編號方法。2.全宗號：學校檔案全宗號為[具體全宗號]。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每一類檔案賦予一個目錄號，黨群類為1，行政類為2，教學類為3，科研類為4，基本建設(shè)類為5，儀器設(shè)備類為6，出版物類為7，財會類為8，學生類為9。4.案卷號：按檔案整理順序依次編寫，一個目錄下的案卷從1開始編號。5.件號：在案卷內(nèi)每份文件的順序號，以“件”為單位編寫。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍各學院、部門及附屬單位應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類范圍，全面收集本單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料。包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式的檔案。（二）收集要求1.及時收集：在工作活動結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時將形成的文件材料收集齊全，避免遺漏。2.完整準確：收集的文件材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實準確，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.規(guī)范整理：收集的文件材料應(yīng)按照檔案整理要求進行初步分類、排序，便于后續(xù)歸檔工作。（三）歸檔時間1.當年形成的檔案，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。3.學生畢業(yè)時，學生類檔案應(yīng)在學生畢業(yè)當年6月底前歸檔完畢。（四）歸檔程序1.各學院、部門及附屬單位的檔案管理人員對收集到的文件材料進行整理、編目，填寫歸檔文件目錄，編制案卷目錄。2.將整理好的檔案連同歸檔文件目錄、案卷目錄一并移交至檔案館。3.檔案館檔案管理人員對移交的檔案進行檢查、核對，對不符合要求的檔案退回原單位重新整理。五、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案分類：按照檔案分類方案對紙質(zhì)文件進行分類。裝訂：去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝等方式將文件裝訂成冊。編頁：在文件的右上角或左上角編寫頁號。編目：填寫歸檔文件目錄，包括序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。裝盒：將編目后的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫盒號、年度、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號等信息。2.電子檔案分類：按照檔案分類方案對電子文件進行分類。命名：電子文件的命名應(yīng)遵循唯一性、規(guī)范性和可讀性原則，確保文件名能夠準確反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。存儲：將電子文件存儲在磁性載體或光盤等存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的存儲目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。編目：編制電子文件目錄，記錄電子文件的檔號、文號、題名、日期、格式、存儲位置等信息。（三）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)分類準確、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.檔案的整理應(yīng)便于保管和利用，能夠快速準確地檢索到所需檔案信息。六、檔案的保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等必要的設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于移動和排列，能夠有效保護檔案。（三）保管要求1.檔案入庫時，應(yīng)進行嚴格的檢查和核對，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量準確無誤。2.按照檔案的分類和編號順序排列檔案，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時采取調(diào)節(jié)措施。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制。6.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學校檔案管理實際情況，對檔案進行科學鑒定，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導小組，由分管檔案工作的校領(lǐng)導擔任組長，檔案館館長及相關(guān)部門負責人為成員。鑒定工作領(lǐng)導小組負責制定檔案鑒定標準和計劃，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定其保存價值。2.定期鑒定：每[X]年對檔案進行一次全面鑒定，根據(jù)檔案的現(xiàn)實利用情況和歷史價值，調(diào)整檔案的保管期限。（四）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案學校制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件。學校的歷史沿革、大事記。學校的重要會議記錄、決議、決定。學校的重要人事任免文件。學校的重大科研成果、教學成果。學校的基本建設(shè)項目檔案。學校的財務(wù)審計報告、年度財務(wù)決算。學生的永久學籍檔案。2.長期保管的檔案學校各部門的年度工作計劃、工作總結(jié)。學校的教學計劃、教學大綱、課程教案（保存至課程結(jié)束后5年）。學校的科研項目申請書、研究報告（保存至項目結(jié)題后10年）。學校的儀器設(shè)備檔案（保存至設(shè)備報廢后5年）。學校的出版物檔案（保存至出版物?？?年）。學校的學生成績單、獎懲記錄（保存至學生畢業(yè)離校后10年）。3.短期保管的檔案學校一般性的文件材料，如通知、簡報、便函等（保存35年）。學校臨時性工作形成的文件材料（保存至工作結(jié)束后1年）。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列出檔案的檔號、文號、題名、日期、保管期限等詳細信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導小組審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案鑒定工作領(lǐng)導小組。八、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出數(shù)量。2.檔案的整理、鑒定、銷毀情況。3.檔案的保管期限分布情況。4.檔案的利用情況，包括利用人次、利用卷次等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時間要求報送學校相關(guān)部門和上級檔案管理部門。九、檔案的利用（一）利用范圍本校師生員工、校友以及因工作需要查閱檔案的單位和個人，均可按照規(guī)定利用學校檔案。（二）利用方式1.查閱：查閱者可到檔案館查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：對于確需借出檔案館使用的檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案館可為其提供檔案的復制服務(wù)，復制件應(yīng)加蓋檔案館印章。（三）利用程序1.查閱檔案利用者填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案內(nèi)容、查閱范圍等信息。申請表經(jīng)所在單位或部門負責人簽字同意后，提交至檔案館。檔案館檔案管理人員根據(jù)利用者的申請，查找并提供相關(guān)檔案供利用者查閱。2.借閱檔案利用者填寫借閱申請表，經(jīng)所在單位或部門負責人簽字同意后，提交至檔案館。檔案館檔案管理人員對借閱申請進行審核，批準后辦理借閱手續(xù)，向利用者發(fā)放檔案借閱證。利用者憑檔案借閱證到檔案館借閱檔案，借閱時應(yīng)在借閱登記簿上簽字確認。利用者應(yīng)按時歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制檔案利用者填寫復制申請表，注明復制內(nèi)容、復制數(shù)量等信息。申請表經(jīng)所在單位或部門負責人簽字同意后，提交至檔案