PAGE涉密檔案資產管理制度一、總則（一）目的為加強公司涉密檔案資產管理，確保公司涉密檔案資產的安全、完整，防止涉密檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及涉密檔案資產的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保涉密檔案資產管理活動合法合規(guī)。2.保密性原則：采取有效措施，確保涉密檔案信息不被泄露，維護公司的商業(yè)秘密和安全。3.完整性原則：保證涉密檔案資產的內容完整、準確，防止檔案資料的丟失、損壞。4.可追溯性原則：對涉密檔案資產的流轉、使用等過程進行詳細記錄，以便追溯和查詢。二、涉密檔案資產的界定（一）涉密檔案的定義1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務數據、客戶信息等重要信息的檔案資料。2.按照國家保密規(guī)定，明確標識為涉密的文件、資料、圖表等。（二）資產范圍1.紙質涉密檔案，包括文件、報告、合同、協(xié)議等。2.電子涉密檔案，如存儲在計算機硬盤、服務器、移動存儲設備等介質上的電子文檔、數據文件等。3.其他形式的涉密檔案資產，如光盤、縮微膠卷等。三、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善涉密檔案資產管理制度，并組織實施。2.對公司各部門的涉密檔案資產進行統(tǒng)一登記、編號、分類和保管。3.定期對涉密檔案資產進行清查、盤點，確保資產的安全和完整。4.負責涉密檔案資產的借閱、歸還、銷毀等日常管理工作。5.對涉密檔案資產管理人員進行培訓和指導，提高其業(yè)務水平和保密意識。（二）使用部門職責1.負責本部門涉密檔案資產的收集、整理和歸檔，并及時移交檔案管理部門。2.嚴格按照規(guī)定使用涉密檔案資產，不得擅自復制、轉借、泄露。3.對本部門涉密檔案資產的安全負責，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好涉密檔案資產的清查、盤點等工作。（三）涉密檔案資產管理人員職責1.嚴格遵守保密制度，保守公司涉密檔案資產信息。2.負責涉密檔案資產的日常管理工作，包括登記、保管、借閱、歸還等。3.定期對涉密檔案資產進行檢查，確保資產的安全和完好。4.發(fā)現(xiàn)涉密檔案資產丟失、損壞或泄露等情況，及時報告并采取相應措施。（四）公司領導職責1.對公司涉密檔案資產管理工作負總責，確保制度的有效執(zhí)行。2.審批涉密檔案資產的借閱、銷毀等重要事項。3.為涉密檔案資產管理工作提供必要的資源和支持。四、涉密檔案資產的收集與歸檔（一）收集要求1.各部門應及時收集本部門產生的涉密檔案資料，確保資料的完整性。2.對涉密檔案資料的收集過程進行記錄，包括資料名稱、來源、日期等。（二）整理與分類1.檔案管理人員對收集到的涉密檔案資料進行整理，去除無關的附件、重復的內容等。2.按照公司的分類標準對涉密檔案進行分類，如按照業(yè)務類型、時間順序等進行分類。（三）編號與登記1.為每一份涉密檔案資產賦予唯一的編號，編號應便于識別和查詢。2.建立涉密檔案資產登記臺賬，詳細記錄檔案的編號、名稱、來源、日期、保管期限等信息。（四）歸檔1.將整理好的涉密檔案資料按照分類順序進行歸檔，存放在專門的檔案庫房或存儲設備中。2.對歸檔后的涉密檔案資產進行標識，注明檔案的類別、編號等信息。五、涉密檔案資產的保管（一）保管場所1.設立專門的涉密檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.庫房應安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等安全設施，確保庫房的安全。3.對電子涉密檔案資產，應存儲在安全的服務器或存儲設備中，并進行定期備份。（二）保管方式1.紙質涉密檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。2.電子涉密檔案應按照存儲介質的類型進行分類存儲，如硬盤、光盤等。3.對重要的涉密檔案資產，應采取加密存儲等措施，提高信息的安全性。（三）保管期限1.根據國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定涉密檔案資產的保管期限。2.對超過保管期限的涉密檔案資產，應按照規(guī)定進行銷毀。（四）定期檢查1.檔案管理人員應定期對涉密檔案資產進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、存儲介質的狀態(tài)等。2.如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理，并記錄檢查情況。六、涉密檔案資產的借閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱涉密檔案資產的人員，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.借閱申請表應經所在部門負責人審批同意后，提交檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門對借閱申請表進行審核，審核內容包括借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定等。2.對涉及重要涉密檔案資產的借閱申請，應報公司領導審批。（三）借閱登記1.檔案管理人員對批準借閱的涉密檔案資產進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱人應在借閱登記表上簽字確認。（四）借閱要求1.借閱人應嚴格按照批準的借閱期限使用涉密檔案資產，不得擅自延長借閱時間。2.借閱人不得擅自復制、轉借涉密檔案資產，如需復制，應另行申請并經審批同意。3.借閱人在使用涉密檔案資產過程中，應妥善保管，不得丟失、損壞或泄露。4.借閱人歸還涉密檔案資產時，檔案管理人員應進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時追究借閱人的責任。七、涉密檔案資產的使用（一）使用范圍1.僅限于因工作需要的公司內部人員使用。2.使用人員應嚴格按照規(guī)定的用途使用涉密檔案資產，不得用于其他目的。（二）使用規(guī)范1.使用涉密檔案資產時，應在符合保密要求的場所進行，不得在公共場所隨意使用。2.使用電子涉密檔案資產時，應使用公司指定的設備和軟件，不得擅自使用其他設備和軟件。3.使用人員在使用過程中，應注意保護涉密檔案資產的安全，防止信息泄露。（三）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對涉密檔案資產的使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.公司內部審計部門應對涉密檔案資產的使用情況進行審計，確保使用合規(guī)。八、涉密檔案資產的歸還（一）歸還時間1.借閱人應在批準的借閱期限屆滿前歸還涉密檔案資產。2.如需延長借閱時間，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還檢查1.檔案管理人員在接收歸還的涉密檔案資產時，應進行認真檢查，確保檔案資產的完整性和保密性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案資產有損壞、丟失或信息泄露等情況，應及時追究借閱人的責任。（三）歸還登記1.檔案管理人員對歸還的涉密檔案資產進行登記，注明歸還時間、檔案狀態(tài)等信息。2.將歸還的涉密檔案資產歸還原位，確保檔案資產的妥善保管。九、涉密檔案資產的銷毀（一）銷毀申請1.對超過保管期限或已失去保存價值的涉密檔案資產，由檔案管理部門提出銷毀申請。2.銷毀申請應注明銷毀檔案的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。（二）審批流程1.銷毀申請經檔案管理部門負責人審核后，報公司領導審批。2.公司領導批準后授權檔案管理部門組織實施銷毀工作。（三）銷毀方式1.紙質涉密檔案應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.電子涉密檔案應采用專業(yè)的數據擦除軟件進行擦除，或對存儲介質進行物理銷毀。（四）銷毀記錄1.檔案管理部門應記錄涉密檔案資產的銷毀過程，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。2.銷毀記錄應保存一定期限，以備查詢。十、保密措施（一）人員保密教育1.公司定期組織涉密檔案資產管理人員及相關使用人員進行保密教育培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。2.培訓內容包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技能等。（二）保密協(xié)議1.與涉及涉密檔案資產的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。2.保密協(xié)議應包括保密范圍、保密期限、違約責任等內容。（三）技術防范措施1.采用加密技術對涉密檔案資產進行加密存儲和傳輸，防止信息在傳輸過程中被竊取。2.安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護軟件，防止外部網絡攻擊。3.對存儲涉密檔案資產的設備進行定期維護和檢查，確保設備的安全運行。（四）監(jiān)督與考核1.公司建立保密監(jiān)督檢查機制，定期對涉密檔案資產管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.將保密工作納入員工績效考核體系，對違反保密制度的人員進行嚴肅處理。十一、應急處置（一）應急預案制定1.制定涉密檔案資產信息泄露應急預案，明確應急處置的流程和責任分工。2.應急預案應包括應急處置的組織機構、報告程序、處置措施等內容。（二）應急演練1.定期組織應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性。2.通過演練提高員工應對涉密檔案資產信息泄露事件的能力。（三）應急處置措施1.發(fā)生涉密檔案資產信息泄