PAGE檔案上墻制度范本模板一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案上墻制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況，確保檔案信息的準確性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理相關(guān)制度、流程和標準。2.檔案收集與整理：負責接收、收集公司/組織各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標準進行整理、編目和上架。3.檔案保管與維護：建立檔案庫房，配備必要的保管設施設備，確保檔案的安全存儲。定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.檔案查閱與利用：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱服務，根據(jù)規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.檔案信息化建設：推進檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。7.檔案統(tǒng)計與分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，定期分析檔案管理工作狀況，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持。8.業(yè)務指導與培訓：對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導，開展檔案管理知識培訓，提高員工的檔案管理意識和技能。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務檔案等。3.項目檔案：針對公司/組織的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收文件等。4.合同檔案：涵蓋公司/組織簽訂的各類合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。5.資質(zhì)證書檔案：保存公司/組織的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽證書等相關(guān)證件的原件及復印件。6.其他檔案：不屬于上述分類的其他重要文件和資料。（二）檔案編號1.編號規(guī)則：采用分類編號法，按照檔案分類類別，為每一類檔案編制唯一的編號。編號格式為：[分類代碼][流水號]，其中分類代碼采用大寫字母表示，流水號為阿拉伯數(shù)字。例如，行政檔案的編號為“XZ[001]”，市場營銷檔案的編號為“SC[001]”。2.編號管理：檔案編號一經(jīng)確定，不得隨意更改。如有檔案類別調(diào)整或新增，應按照編號規(guī)則及時進行編號調(diào)整，并做好相關(guān)記錄。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：明確各部門應收集的檔案種類和內(nèi)容，確保公司/組織各項活動和業(yè)務產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息得到全面收集。2.收集時間：規(guī)定檔案形成部門應在文件材料形成后的一定期限內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門。例如，一般文件應在次年第一季度末移交，重要項目文件應在項目結(jié)束后一個月內(nèi)移交。3.收集方式：檔案管理部門可通過定期催交、上門接收、電子文件傳輸?shù)确绞绞占瘷n案。各部門應指定專人負責檔案的整理和移交工作，確保檔案的及時、完整收集。（二）檔案整理1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類、裝訂、編目等工作。分類：將檔案按照預先確定的分類類別進行劃分，確保同一類別的檔案集中存放。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.選址要求：檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地點，遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.庫房設施：配備必要的保管設施設備，如檔案密集架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、溫濕度控制設備等，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。3.安全防護：安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)等安全設施，加強檔案庫房的安全管理，防止檔案被盜、被篡改或損壞。（二）檔案保管期限1.保管期限劃分：根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：主要是指公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管：指公司/組織在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，保管期限一般為5年以下。2.保管期限確定：檔案管理部門應根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照相關(guān)規(guī)定和標準，確定每一份檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進行標注。（三）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲：將整理好的紙質(zhì)檔案存放在檔案密集架上，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案存儲：對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份，確保電子檔案的安全和完整。電子檔案應采用通用格式存儲，以便于長期保存和利用。（四）檔案保管要求1.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.溫濕度控制：檔案庫房應保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.防火防盜：加強檔案庫房的防火防盜措施，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，定期檢查消防設備的有效性，確保庫房安全。4.防蟲防霉：采取有效的防蟲防霉措施，如放置防蟲藥品、定期通風換氣等，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。2.鑒定標準：依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司/組織檔案保管期限表，對檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。3.鑒定程序：檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行逐卷審查，填寫檔案鑒定意見書，提出鑒定意見。鑒定意見應包括檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論等內(nèi)容。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，報公司/組織主管領導審批。檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等詳細信息。2.銷毀方式：檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎的方式銷毀，電子檔案應進行徹底刪除或格式化處理。3.銷毀監(jiān)督：檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀工作完成后，監(jiān)督人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀記錄：檔案管理部門應對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息，并將檔案銷毀清冊和銷毀記錄長期保存。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱申請表應注明查閱目的、查閱檔案的范圍和期限等內(nèi)容。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個人提供檔案查閱服務的，應經(jīng)公司/組織主管領導批準，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。外部查閱人員應遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.申請：查閱人員填寫檔案查閱申請表，提交所在部門負責人審批。2.審批：部門負責人對查閱申請表進行審核，簽署審批意見。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，應報公司/組織主管領導審批。3.查閱：查閱人員持審批通過的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱范圍和期限，為查閱人員提供相應的檔案。4.登記：檔案管理人員對查閱檔案的人員、時間、檔案內(nèi)容等進行詳細登記，查閱結(jié)束后，查閱人員應在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）利用方式1.查閱：查閱人員可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得將檔案帶出庫房。如需復印或摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱：對于確需借閱檔案的，應按照借閱期限辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。（四）歸還與注銷1.歸還：借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。2.注銷：檔案管理人員在確認檔案歸還無誤后，應在檔案查閱申請表和借閱登記表上注明歸還日期，并將相關(guān)記錄歸檔保存。對于已辦理查閱或借閱手續(xù)的檔案，應及時進行注銷，確保檔案管理信息的準確性。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司/組織的決策提供有力支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.掃描范圍：對公司/組織具有保存價值的紙質(zhì)檔案進行全面掃描，確保檔案信息的數(shù)字化存儲。掃描范圍包括永久保管檔案、長期保管檔案以及部分短期保管檔案中具有重要價值的文件。2.掃描標準：掃描分辨率應不低于[X]dpi，圖像格式應為通用的PDF格式，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。掃描過程中應進行圖像處理，去除圖像中的污漬、褶皺等瑕疵，保證圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：對掃描后的檔案圖像進行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的準確性和完整性。數(shù)據(jù)錄入應按照檔案整理時確定的編目信息進行，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。（三）檔案信息管理系統(tǒng)功能1.檔案存儲與管理：實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲，對檔案進行分類管理，方便檔案的查詢、檢索和統(tǒng)計。系統(tǒng)應具備檔案上傳、下載、刪除、修改等功能，確保檔案信息的安全和及時更新。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，快速準確地定位所需檔案信息。檢索結(jié)果應顯示檔案的基本信息、存放位置、保管期限等內(nèi)容，并可直接鏈接到檔案圖像進行在線查閱。3.權(quán)限管理：設置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責和需求，分配相應的檔案查閱、利用權(quán)限。系統(tǒng)應記錄用戶的操作日志，對用戶的訪問行為進行監(jiān)控和審計。4.統(tǒng)計分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為公司/組織的檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計分析功能應具備靈活的報表定制和數(shù)據(jù)導出功能，方便用戶進行數(shù)據(jù)分析和處理。5.安全管理：采用安全可靠的技術(shù)手段，保障檔案信息的安全。系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份、恢復功能，防止數(shù)據(jù)丟失。對用戶的登錄、操作等進行身份認證和加密處理，防止檔案信息泄露。（四）數(shù)據(jù)備份與安全維護1.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份方式可采用磁帶備份、磁盤陣列備份或云存儲備份等。備份周期應根據(jù)數(shù)據(jù)量和重