PAGE社區(qū)協(xié)會檔案規(guī)定制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本社區(qū)協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為協(xié)會的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本規(guī)定制度。（二）適用范圍本規(guī)定制度適用于本社區(qū)協(xié)會各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)協(xié)會檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映協(xié)會工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案。3.完整性原則：全面收集和整理協(xié)會工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及協(xié)會機(jī)密和敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱和利用效率，為協(xié)會工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立社區(qū)協(xié)會檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本社區(qū)協(xié)會檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管協(xié)會各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和移交。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對協(xié)會各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋協(xié)會行政事務(wù)管理、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等檔案。3.業(yè)務(wù)活動類：涉及協(xié)會各類業(yè)務(wù)活動的策劃、組織、實(shí)施及成果等方面的檔案。4.財(cái)務(wù)資產(chǎn)類：包含協(xié)會財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支明細(xì)、資產(chǎn)登記等檔案。5.人事管理類：有關(guān)協(xié)會人員招聘、培訓(xùn)、考核、獎懲、工資福利等檔案。6.會員管理類：涉及會員入會、退會、會員信息變更、會員活動組織等檔案。7.其他類：不屬于上述分類的其他特殊檔案。（二）檔案編號1.采用年度類別流水號的編號方式。例如：2023黨群001，表示2023年黨群工作類的第1份檔案。2.編號應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.協(xié)會召開的各類會議的文件、記錄、紀(jì)要等。3.協(xié)會開展業(yè)務(wù)活動的方案、報(bào)告、總結(jié)、照片、視頻等。4.協(xié)會與上級主管部門、其他單位及社會組織的往來文件、信函、合同等。5.協(xié)會工作人員的個人工作檔案，包括工作業(yè)績、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.協(xié)會會員的相關(guān)資料，如會員申請表、會員證復(fù)印件、會員活動參與記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在專用的存儲設(shè)備上，同時建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列上架，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用異地備份或磁帶備份等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立關(guān)聯(lián)，同時妥善保管原始載體。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映協(xié)會主要職能活動和歷史面貌的，對協(xié)會工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映協(xié)會一般工作活動，在較長時間內(nèi)對協(xié)會工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對協(xié)會工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本社區(qū)協(xié)會的實(shí)際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理時予以標(biāo)注。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、目錄、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.協(xié)會內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及協(xié)會機(jī)密和敏感信息的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位因工作需要查閱協(xié)會檔案的，應(yīng)提前向協(xié)會提出書面申請，經(jīng)協(xié)會主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)對申請表進(jìn)行審批，簽字同意后交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案，同時做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱及內(nèi)容等。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。5.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案完整無損。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為協(xié)會工作人員提供檔案查閱和利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，可提供檔案復(fù)印件、摘錄等。2.對于重要檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定利用方案，確保檔案的合理利用和安全。3.鼓勵協(xié)會工作人員對檔案進(jìn)行研究和分析，充分發(fā)揮檔案的價值，為協(xié)會工作提供決策依據(jù)和參考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本社區(qū)協(xié)會的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行綜合鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價值和保管期限，確定檔案是否仍有保存價值。2.對保管期限已滿的檔案，重點(diǎn)審查其是否涉及協(xié)會重要?dú)v史事件和關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息，是否對協(xié)會未來工作有參考價值等。3.參考檔案的利用情況，對利用率較低且無保存必要的檔案，可考慮進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的內(nèi)容與《檔案銷毀清冊》一致，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔保存。八、檔案的移交與交接（一）移交范圍1.因機(jī)構(gòu)改革、撤銷、合并等原因，本社區(qū)協(xié)會不再存續(xù)時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給相關(guān)的檔案保管機(jī)構(gòu)。2.協(xié)會工作人員離職、退休或調(diào)動工作時，應(yīng)將個人保管的屬于協(xié)會的檔案移交給檔案管理部門。（二）移交程序1.檔案移交單位應(yīng)編制《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限等信息。2.檔案接收單位應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，在《檔案移交清單》上簽字蓋章。3.雙方應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的時間、地點(diǎn)、方式等，并由專人負(fù)責(zé)交接