PAGE高校檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強高校檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護學(xué)校歷史真實面貌，保障學(xué)校各項工作的正常開展，依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各學(xué)院在檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作過程中的安全管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防各類安全事故的發(fā)生，確保檔案實體安全和信息安全。2.預(yù)防為主原則：強化安全意識，建立健全安全防范機制，加強日常檢查和隱患排查，做到防患于未然。3.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案安全管理工作。4.分級負責(zé)原則：明確學(xué)校各級部門在檔案安全管理中的職責(zé)，實行分級管理、責(zé)任到人。二、檔案安全管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案安全管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃，并監(jiān)督實施。2.研究決定檔案安全管理工作中的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案安全管理工作中的重大問題。3.定期對學(xué)校檔案安全管理工作進行檢查和評估，督促各部門落實檔案安全管理責(zé)任。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善本校檔案安全管理制度，組織實施檔案安全管理工作。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案安全管理工作，開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動。3.負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，確保檔案的實體安全和信息安全。4.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，對存在的問題提出整改意見并跟蹤落實。5.負責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時向上級主管部門報告事故情況，并配合有關(guān)部門進行調(diào)查處理。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校檔案安全管理的要求，做好本部門檔案的日常保管和安全防護工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.配合學(xué)校檔案管理部門開展檔案安全檢查和整改工作，落實檔案安全管理責(zé)任。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案在利用過程中的安全。（四）檔案工作人員職責(zé)1.認真學(xué)習(xí)和遵守國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和學(xué)校的各項規(guī)章制度，不斷提高檔案安全意識和業(yè)務(wù)水平。2.負責(zé)檔案的具體管理工作，嚴格按照檔案管理業(yè)務(wù)流程操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的整理上架、庫房環(huán)境維護、設(shè)備設(shè)施管理等，保障檔案存放環(huán)境安全。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對利用檔案的情況進行詳細登記，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時報告，并積極采取措施進行處理，配合做好檔案安全事故的調(diào)查和處理工作。三、檔案實體安全管理（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置，并符合國家有關(guān)建筑設(shè)計規(guī)范和檔案保管要求。2.庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防盜報警裝置、防蟲防鼠設(shè)施等，并定期進行檢查、維護和更新，確保其正常運行。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，做到布局合理、標(biāo)識清晰。檔案存放區(qū)應(yīng)設(shè)置密集架、檔案柜等存放設(shè)備，并按照檔案類別、年度、保管期限等進行有序排列。4.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（二）檔案整理與保管1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。整理過程中應(yīng)注意保護檔案的原貌，不得隨意涂改、損毀檔案。2.檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進行分類存放，對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整無缺。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況應(yīng)及時報告，并采取相應(yīng)的補救措施。4.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。庫房管理人員應(yīng)嚴格遵守庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。（三）檔案運輸與交接1.檔案運輸應(yīng)采取安全可靠的方式，確保檔案在運輸過程中的安全。對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取專人護送或?qū)ｉT的運輸設(shè)備進行運輸。2.檔案交接應(yīng)嚴格履行交接手續(xù)，雙方應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、載體等情況，并在交接清單上簽字確認。交接過程中如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并妥善處理。四、檔案信息安全管理（一）檔案信息化建設(shè)安全管理1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案信息安全保障體系，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)采取必要的安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)、身份認證等，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。3.加強對檔案信息系統(tǒng)的管理和維護，定期進行安全檢查、漏洞掃描和數(shù)據(jù)備份，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障和安全隱患。4.檔案信息系統(tǒng)的用戶應(yīng)設(shè)置合理的權(quán)限，嚴格按照權(quán)限進行操作，不得越權(quán)訪問和處理檔案信息。（二）電子檔案管理1.電子檔案的收集、整理、存儲、利用等應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定和要求，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。2.電子檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式和載體進行存儲，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對電子檔案的訪問和使用應(yīng)進行嚴格的權(quán)限控制和審計記錄，確保電子檔案的使用過程可追溯。4.加強對電子檔案的保密管理，防止電子檔案在傳輸、存儲、處理等過程中發(fā)生泄密事件。（三）檔案信息保密管理1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強對檔案信息的保密教育，提高檔案工作人員的保密意識和防范能力。2.明確檔案信息的密級劃分，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，嚴格限制知悉范圍。3.檔案查閱、借閱等利用工作應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行審批和登記，確保檔案信息在利用過程中的安全。4.禁止在非保密場所談?wù)?、傳播檔案秘密信息，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。五、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.學(xué)校應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容，確保在檔案安全事故發(fā)生時能夠迅速、有效地進行應(yīng)對。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)學(xué)校實際情況和檔案安全管理的特點，定期進行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實用性和可操作性。（二）應(yīng)急演練1.學(xué)校應(yīng)定期組織檔案安全應(yīng)急演練活動，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高檔案工作人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。2.應(yīng)急演練應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、失竊、泄密等常見安全事故的模擬演練，演練結(jié)束后應(yīng)及時對應(yīng)急預(yù)案進行總結(jié)評估，針對存在的問題進行改進。（三）應(yīng)急處置1.檔案安全事故發(fā)生后，檔案管理部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進行處置，防止事故擴大，并及時向上級主管部門報告事故情況及其處理進展。2.在應(yīng)急處置過程中，應(yīng)保護好事故現(xiàn)場，配合有關(guān)部門進行調(diào)查取證，查明事故原因，分清責(zé)任，依法依規(guī)進行處理。3.對因事故造成的檔案損失，應(yīng)及時進行搶救和修復(fù)，采取補救措施，盡量減少損失，并對事故處理情況進行詳細記錄。六、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立健全檔案安全監(jiān)督檢查機制，定期對學(xué)校各部門的檔案安全管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.檔案管理部門應(yīng)加強對各部門檔案安全管理工作的日常監(jiān)督指導(dǎo)，對發(fā)現(xiàn)的安全隱患應(yīng)及時下達整改通知書，督促其限期整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案安全管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和流程執(zhí)行情況。2.檔案庫房的安全狀況，如消防設(shè)施設(shè)備的配備與運行情況、溫濕度控制情況、防盜報警裝置的工作情況、防蟲防鼠措施的落實情況等。3.檔案信息系統(tǒng)的安全運行情況，包括系統(tǒng)安全防護措施的有效性、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)情況、用戶權(quán)限管理情況等。4.檔案工作人員的安全意識和業(yè)務(wù)水平，如檔案安全培訓(xùn)的參與情況、日常工作中的安全操作規(guī)范執(zhí)行情況等。（三）檢查方式1.定期檢查：學(xué)校檔案管理部門每年至少組織一次全面的檔案安全檢查，對各部門的檔案安全管理工作進行集中檢查和評估。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對各部門的檔案安全管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。抽查內(nèi)容可根據(jù)實際情況進行確定，重點檢查檔案安全管理的薄弱環(huán)節(jié)和容易出現(xiàn)問題的部位。3.專項檢查：針對檔案安全管理中的重點問題或特定時期的安全管理要求，組織開展專項檢查，如檔案數(shù)字化過程中的安全檢查、重大活動檔案的安全檢查等。七、檔案安全責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.對因違反檔案安全管理制度，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等安全事故發(fā)生的單位和個人，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.檔案安全責(zé)任應(yīng)根據(jù)事故的性質(zhì)、情節(jié)和后果，明確直接責(zé)任人和相關(guān)責(zé)任人，并按照各自的職責(zé)和過錯程度進行劃分。