PAGE檔案制度建設(shè)會(huì)議紀(jì)要一、總則1.1目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度。1.2適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。1.3基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)2.1檔案管理部門職責(zé)公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案實(shí)體安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序做好檔案的銷毀工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)公司各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，開展檔案培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。2.2部門兼職檔案員職責(zé)各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)組織本部門員工學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高員工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步分類、整理，定期向檔案管理部門移交，并辦理交接手續(xù)。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管工作，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息和服務(wù)。2.3員工檔案管理責(zé)任公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料應(yīng)及時(shí)交本部門兼職檔案員歸檔，不得私自留存或銷毀。同時(shí)，員工有責(zé)任保護(hù)公司檔案的安全和保密，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播公司檔案內(nèi)容。三、檔案分類與編號(hào)3.1檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等會(huì)議文件，公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：涵蓋市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購、生產(chǎn)運(yùn)營等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件資料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：涉及產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、生產(chǎn)流程、質(zhì)量控制等方面的技術(shù)文件、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)等。5.基本建設(shè)類：包含公司新建、改建、擴(kuò)建等工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。6.設(shè)備儀器類：有關(guān)公司設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等過程中形成的文件資料，以及儀器儀表的使用說明書、操作規(guī)程等。7.會(huì)計(jì)檔案類：按照國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，對(duì)公司的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料進(jìn)行分類管理。8.審計(jì)檔案類：包括公司內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)等工作中形成的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿、審計(jì)決定書等文件材料。9.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司重要活動(dòng)、事件、人物等的聲像資料。10.電子檔案類：公司在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、文檔等，以及對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本。3.2檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼小類代碼流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.大類代碼：用兩位數(shù)字表示，對(duì)應(yīng)檔案分類的十大類，如“01”表示行政管理類，“02”表示黨群工作類，以此類推。2.小類代碼：根據(jù)大類下的具體小類劃分，用兩位數(shù)字表示，如行政管理類中的公司文件用“0101”表示，會(huì)議文件用“0102”表示。3.流水號(hào)：按照檔案形成的時(shí)間順序，對(duì)每一份檔案進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，用四位數(shù)字表示。例如，一份行政管理類的公司年度工作計(jì)劃，編號(hào)為“01010001”；一份黨群工作類的黨員發(fā)展文件，編號(hào)為“02010002”。四、檔案收集與整理4.1檔案收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料。收集范圍包括但不限于上級(jí)文件、內(nèi)部發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、合同協(xié)議、報(bào)表單據(jù)、技術(shù)資料、聲像資料等。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，兼職檔案員應(yīng)及時(shí)跟蹤收集，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.員工在工作中收到的外部文件，應(yīng)及時(shí)交本部門兼職檔案員進(jìn)行登記、分類，需要?dú)w檔的按照規(guī)定程序辦理歸檔手續(xù)。4.2檔案整理1.檔案管理部門和各部門兼職檔案員在收到文件材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作包括分類、裝訂、編目等環(huán)節(jié)。2.分類應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行，將文件材料歸入相應(yīng)的類別和小類中。對(duì)于交叉性的文件材料，應(yīng)根據(jù)其主要內(nèi)容和用途確定歸屬類別。3.裝訂應(yīng)確保文件材料的整齊、牢固，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案裝訂夾或線裝方式進(jìn)行裝訂。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其符合裝訂要求。4.編目應(yīng)按照檔案編號(hào)規(guī)則為每份檔案編制唯一的編號(hào)，并填寫檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。五、檔案保管與保護(hù)5.1檔案保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜、防火、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。1.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置防蟲、防火、防盜等設(shè)施，如防蟲藥品、消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。5.2檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行上架存放，便于查找和管理。檔案架應(yīng)牢固、整齊，標(biāo)識(shí)清晰，注明檔案類別和編號(hào)范圍。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案袋進(jìn)行包裝，并在盒（袋）面上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、日期等信息。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，如照片應(yīng)沖印或掃描后分類歸檔，錄音、錄像資料應(yīng)刻錄成光盤或存儲(chǔ)在硬盤上，并做好標(biāo)識(shí)和備份。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照電子檔案管理制度進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.3檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，確保檔案質(zhì)量不受影響。2.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等有問題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的可讀性和完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，控制檔案的查閱范圍和使用權(quán)限，防止檔案被涂改、損壞、丟失或泄露。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房工作人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案庫房的安全。六、檔案查閱與利用6.1查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密或重要敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定做好查閱記錄。6.2查閱程序1.申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)查閱權(quán)限和檔案是否存在。2.審核通過后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)人提供的信息查找檔案，并將檔案提供給申請(qǐng)人查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)無誤后，將檔案歸還庫房。6.3利用規(guī)定1.公司員工查閱檔案主要用于工作參考，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員或用于其他非工作目的。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.對(duì)于重要檔案的查閱和利用情況，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，以便跟蹤檔案的使用情況和評(píng)估檔案的利用價(jià)值。七、檔案鑒定與銷毀7.1鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。7.2鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員代表以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。7.3鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和分析，判斷其保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值。對(duì)于仍有重要參考價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)列入銷毀清單。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。7.4銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門組織專人對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀清單與實(shí)物一致。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，與《檔案銷毀清單》一并歸檔保存。八、檔案信息化管理8.1信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)公司檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。8.2數(shù)字化加工1.對(duì)公司重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成數(shù)字副本。數(shù)字化掃描應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的檔案圖像按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并錄入檔案目錄信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像質(zhì)量和數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的數(shù)字化檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行重新掃描或修正。8.3系統(tǒng)管理1.選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲(chǔ)、查閱、利用、鑒定銷毀等功能。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，嚴(yán)格控制用戶的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。8.4數(shù)據(jù)安全1.建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。2.采用加密技術(shù)對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.定期對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。九、監(jiān)督與考核9.1監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、查閱利用等方面的工作情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案工作相關(guān)資料和信息，對(duì)存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改。9.2考核評(píng)價(jià)1.建立檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案工作納入