PAGE2019檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)，旨在規(guī)范檔案管理行為，保障公司運(yùn)營和發(fā)展過程中各類信息的妥善保存與合理使用，為公司決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工所形成的各類檔案，包括但不限于行政管理檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、市場營銷檔案等。涵蓋公司從設(shè)立至今各個(gè)階段產(chǎn)生的紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、聲像資料等各種形式的記錄。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。這些記錄反映了公司的發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)活動(dòng)、決策過程、技術(shù)創(chuàng)新等方面的情況，是公司重要的無形資產(chǎn)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司檔案管理工作。各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向綜合管理部門移交。確保公司檔案管理工作的整體性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，嚴(yán)禁對檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改、偽造或擅自銷毀。檔案管理人員在收集、整理和保管檔案過程中，要嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則檔案管理應(yīng)涵蓋公司工作的各個(gè)方面，保證檔案內(nèi)容的全面性和完整性。從文件的形成、流轉(zhuǎn)到最終歸檔，要確保每份具有保存價(jià)值的文件都能納入檔案管理體系，避免出現(xiàn)檔案缺失或遺漏現(xiàn)象。4.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。檔案管理人員要加強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格控制檔案查閱范圍，確保檔案信息安全。5.便于利用原則檔案管理的最終目的是為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)，因此要遵循便于利用的原則。在檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等方面，要充分考慮實(shí)際利用需求，建立科學(xué)合理的檢索體系，提高檔案查詢和調(diào)閱的效率，使檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地為公司決策和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。6.負(fù)責(zé)公司檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、有序。7.定期對公司檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷完善檔案管理工作機(jī)制。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂和初步保管工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.明確本部門檔案管理責(zé)任人，制定本部門檔案管理工作流程和規(guī)范，指導(dǎo)本部門員工做好檔案材料的形成和積累工作。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門統(tǒng)一保管，并辦理交接手續(xù)。4.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持，如實(shí)反映本部門檔案管理工作情況。5.嚴(yán)格遵守公司檔案保密規(guī)定，對涉及本部門的檔案信息進(jìn)行保密，防止檔案信息泄露。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和保密制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等工作，保障檔案的安全和完整。4.建立檔案管理臺(tái)賬，及時(shí)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。5.根據(jù)公司檔案利用需求，及時(shí)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.積極參與檔案編研工作，對檔案信息進(jìn)行分析、篩選和加工，編寫檔案參考資料，為公司決策提供參考依據(jù)。7.協(xié)助綜合管理部門做好檔案數(shù)字化工作，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。8.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷改進(jìn)工作方法和流程，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等；各類會(huì)議記錄、紀(jì)要；工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；公文往來、函件、通知等。2.業(yè)務(wù)合同檔案各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、意向書等；合同審批表、合同履行情況記錄等；與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表；財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料；稅務(wù)申報(bào)資料；審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告；銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表等。4.人事檔案員工入職登記表、簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件等；勞動(dòng)合同、崗位協(xié)議；員工培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄；工資福利資料；員工離職手續(xù)辦理資料等。5.技術(shù)研發(fā)檔案項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告；技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件；實(shí)驗(yàn)記錄、測試報(bào)告、技術(shù)總結(jié)；專利申請文件、技術(shù)秘密資料等。6.市場營銷檔案市場調(diào)研報(bào)告、市場分析資料；營銷策劃方案、廣告宣傳資料；客戶信息資料、銷售合同、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集要做到及時(shí)、全面，避免遺漏重要文件。對于重要會(huì)議、重大項(xiàng)目等活動(dòng)產(chǎn)生的文件資料，要指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保檔案資料的連續(xù)性。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、偽造。如有破損或褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.對于電子文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保文件的完整性和可讀取性。同時(shí)，要定期對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為行政管理、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)、人事、技術(shù)研發(fā)、市場營銷等大類，然后在各大類下進(jìn)一步細(xì)分小類。例如，行政管理檔案可細(xì)分為公司文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)等小類；業(yè)務(wù)合同檔案可按業(yè)務(wù)類型分為銷售合同、采購合同、租賃合同等小類。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號(hào)方法可采用“年度類別流水號(hào)”的形式，如“2019XZ001”表示2019年行政管理類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索工具。同時(shí)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便快速查詢和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)要注意保持文件的順序和完整性，不得遺漏頁面或顛倒順序。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、重要業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般業(yè)務(wù)合同、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。3.保管期限的劃分依據(jù)根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》以及公司實(shí)際情況，綜合考慮檔案的重要性、時(shí)效性、歷史價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放，按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。同時(shí)，定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案保管建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，如磁盤陣列、磁帶庫等。對電子檔案進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱和使用范圍。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、監(jiān)控?cái)z像頭、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板、窗簾等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.檔案庫房應(yīng)保持整潔、有序，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行清掃和整理，確保檔案存放環(huán)境良好。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)，應(yīng)做好登記記錄，注明進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間和事由。4.定期對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在故障或損壞，應(yīng)及時(shí)維修或更換，保障檔案存儲(chǔ)安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息安全。查閱、借閱檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、高效服務(wù)的原則，及時(shí)滿足公司內(nèi)部各部門及員工的合理利用需求。3.在檔案利用過程中，要注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取、撤換等操作。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行登記，并在借閱期限屆滿時(shí)及時(shí)收回檔案。收回檔案時(shí)，要檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.出具證明公司外部單位或個(gè)人因工作需要要求公司出具檔案證明時(shí)，應(yīng)提供合法有效的證明文件，并填寫《檔案證明申請表》，注明所需證明的檔案內(nèi)容、用途等。經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，由綜合管理部門根據(jù)檔案內(nèi)容出具證明，并加蓋公司公章。出具證明時(shí)，要確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與檔案原件一致。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、部門、利用檔案名稱及編號(hào)、利用目的、利用方式、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則綜合管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.準(zhǔn)確全面原則鑒定工作要依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案的價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，確保鑒定結(jié)果全面、客觀、公正。3.集體審議原則成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成。鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行集體審議，形成鑒定意見。（二）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員要逐份審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷其是否具有保存價(jià)值。對于重要的、具有歷史意義或現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對于已失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。2.價(jià)值評(píng)估法對檔案的價(jià)值進(jìn)行量化評(píng)估，綜合考慮檔案的重要性、完整性、稀缺性、時(shí)效性等因素，確定檔案的價(jià)值等級(jí)。根據(jù)價(jià)值等級(jí)，決定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對保管期滿且確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、造冊，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程要有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹