PAGE后勤保障管理檔案制度一、總則（一）目的為加強公司后勤保障管理檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在后勤保障工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司后勤保障管理工作中形成的各類檔案，包括但不限于物資采購與庫存管理檔案、設(shè)施設(shè)備維護檔案、餐飲服務(wù)檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、車輛管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司后勤保障管理檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映后勤保障管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：按照后勤保障管理工作的不同類別和特點，對檔案進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司后勤保障管理檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司后勤保障管理檔案，建立檔案庫房、檔案目錄數(shù)據(jù)庫等設(shè)施，確保檔案的安全存放和有效利用。3.對各部門形成的后勤保障管理檔案進行定期收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計，確保檔案的齊全完整。4.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司后勤保障管理決策提供依據(jù)，為各部門提供檔案信息服務(wù)。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門后勤保障管理檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的真實、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.在開展后勤保障管理工作過程中，及時查閱和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的作用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時反饋檔案利用情況。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，負責(zé)編制檔案銷毀清冊。6.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物資采購與庫存管理方面：采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、物資驗收單、庫存盤點表等。2.設(shè)施設(shè)備維護方面：設(shè)備臺賬、維護計劃、維修記錄、保養(yǎng)記錄、設(shè)備更新改造資料等。3.餐飲服務(wù)方面：食材采購清單、食譜、衛(wèi)生檢查記錄、食品安全事故處理記錄等。4.環(huán)境衛(wèi)生管理方面：清潔消毒記錄、衛(wèi)生檢查報告、垃圾處理記錄等。5.車輛管理方面：車輛檔案、維修保養(yǎng)記錄、保險記錄、出車記錄等。6.其他與后勤保障管理相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲完整，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將后勤保障管理檔案分為物資采購與庫存管理類、設(shè)施設(shè)備維護類、餐飲服務(wù)類、環(huán)境衛(wèi)生管理類、車輛管理類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案給予唯一的編號。編號應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和實用性原則，可采用流水號或分類編號等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的后勤保障管理檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.對于一些時效性較強或需及時歸檔的檔案，應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案編制移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、檢查，符合要求的予以接收，并在移交清單上簽字蓋章。3.檔案管理部門按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則，對歸檔檔案進行上架存放，并更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）保管期限1.后勤保障管理檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等具有長遠歷史價值和查考利用價值的文件材料。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并采用安全可靠的存儲介質(zhì)和存儲方式，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱后勤保障管理檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或重要事項的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱程序1.查閱申請人持審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱后勤保障管理檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機密或重要事項的檔案，借閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）借閱程序1.借閱申請人持審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員對借閱申請表進行審核，無誤后將檔案借出，并在借閱登記本上登記。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司或改變檔案的用途。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對后勤保障管理檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行全面審查和評估。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以鑒定銷毀。3.對涉及公司重要權(quán)益、仍需繼續(xù)查考利用的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的檔號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，并指定專人監(jiān)銷。2.對電子檔案，采用刪除或格式化等方式進行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（五）銷毀記錄銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀記錄存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司后勤保障管理檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，及時錄入新形成的檔案信息，刪除已銷毀或不再保存的檔案數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案。2.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，實時跟蹤檔案借閱情況。3.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對檔案信息進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）數(shù)據(jù)備份