PAGE技術(shù)檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的完整性、準確性和保密性，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設(shè)、設(shè)備維護等活動中形成的各類技術(shù)檔案的管理。（三）定義技術(shù)檔案是指公司在各項技術(shù)活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準、科研項目資料、設(shè)備技術(shù)資料、工程建設(shè)檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責(zé)歸口管理，確保技術(shù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性和準確性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實反映公司技術(shù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，不得弄虛作假。3.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的技術(shù)檔案進行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的技術(shù)檔案管理體系，便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司技術(shù)檔案管理制度。2.負責(zé)公司技術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用公司各類技術(shù)檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門技術(shù)檔案的形成、積累和歸檔工作，對各部門技術(shù)檔案管理工作進行檢查和考核。4.組織開展技術(shù)檔案的鑒定、銷毀工作，確保技術(shù)檔案的質(zhì)量和安全。5.負責(zé)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)，提高技術(shù)檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門技術(shù)檔案的形成、積累和整理工作，確保技術(shù)檔案的真實、準確、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的技術(shù)檔案移交檔案管理部門歸檔。3.負責(zé)本部門技術(shù)檔案的日常保管和利用工作，嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自銷毀、出借或轉(zhuǎn)讓技術(shù)檔案。4.配合檔案管理部門做好技術(shù)檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)項目技術(shù)檔案的總體策劃和組織協(xié)調(diào)工作，確保項目技術(shù)檔案的形成與項目進展同步。2.指導(dǎo)項目組成員做好技術(shù)文件的收集、整理和歸檔工作，對項目技術(shù)檔案的完整性和準確性負責(zé)。3.在項目結(jié)束后，及時將項目技術(shù)檔案移交檔案管理部門歸檔，并辦理交接手續(xù)。三、技術(shù)檔案的形成與積累（一）技術(shù)文件的編制要求1.技術(shù)文件應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準和公司內(nèi)部規(guī)定，內(nèi)容完整、準確、清晰。2.技術(shù)文件的格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，采用公司規(guī)定的標(biāo)準模板，確保文件的一致性和可讀性。3.技術(shù)文件應(yīng)簽署齊全，各級審核、批準手續(xù)完備，明確責(zé)任人和日期。（二）技術(shù)文件的形成過程1.在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設(shè)等活動中，各部門應(yīng)按照項目進度和工作流程，及時形成各類技術(shù)文件。2.技術(shù)文件的形成應(yīng)經(jīng)過起草、審核、批準等環(huán)節(jié)，確保文件質(zhì)量。起草人應(yīng)認真收集相關(guān)資料，準確反映實際情況；審核人應(yīng)嚴格把關(guān)，提出修改意見；批準人應(yīng)根據(jù)審核意見作出最終決定。3.對于重要的技術(shù)文件，應(yīng)組織相關(guān)人員進行會審，充分聽取各方面意見，確保文件的科學(xué)性和可行性。（三）技術(shù)文件的積累1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)技術(shù)文件的積累工作，建立技術(shù)文件積累臺賬，對文件的形成時間、名稱、編號、來源等進行詳細記錄。2.在項目實施過程中，項目組成員應(yīng)及時將各自形成的技術(shù)文件提交給項目負責(zé)人，由項目負責(zé)人進行集中整理和積累。3.對于跨部門的項目，各部門應(yīng)加強溝通與協(xié)作，共同做好技術(shù)文件的積累工作，確保項目技術(shù)檔案的完整性。四、技術(shù)檔案的歸檔（一）歸檔范圍1.產(chǎn)品設(shè)計方面：包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、設(shè)計計算書、設(shè)計評審報告、設(shè)計變更記錄等。2.工藝技術(shù)方面：工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、工藝驗證報告等。3.技術(shù)標(biāo)準方面：國家標(biāo)準、行業(yè)標(biāo)準、企業(yè)標(biāo)準等。4.科研項目方面：項目立項申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定文件等。5.設(shè)備技術(shù)方面：設(shè)備說明書、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)手冊、設(shè)備操作規(guī)程等。6.工程建設(shè)方面：工程項目可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、工程竣工驗收報告等。7.其他與技術(shù)活動相關(guān)的文件資料。（二）歸檔時間1.項目結(jié)束后，項目負責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將項目技術(shù)檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.日常工作中形成的技術(shù)文件，應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的技術(shù)檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.技術(shù)檔案應(yīng)按照分類方案進行整理，編制目錄，裝訂成冊，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。五、技術(shù)檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的技術(shù)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保技術(shù)檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的技術(shù)檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的技術(shù)檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為[X]年。短期保管的技術(shù)檔案：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為[X]年。2.保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行鑒定，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）檔案整理與上架1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案對歸檔的技術(shù)檔案進行整理，編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)。2.技術(shù)檔案應(yīng)按照保管期限、類別、年度等順序進行排列，上架存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和利用。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對技術(shù)檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.在清查和盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。六、技術(shù)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱技術(shù)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.公司外部單位因合作、交流等原因需要查閱技術(shù)檔案的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照公司對外提供檔案的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱技術(shù)檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱申請表等材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進行審核，根據(jù)檔案的重要程度和保密級別確定是否批準借閱。對于重要檔案或涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的檔案，應(yīng)嚴格控制借閱范圍和期限，并要求借閱人簽訂保密協(xié)議。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案。（四）復(fù)制手續(xù)1.因工作需要復(fù)制技術(shù)檔案資料的，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、檔案名稱、復(fù)制內(nèi)容等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對復(fù)制申請進行審核，根據(jù)檔案的保密級別和復(fù)制內(nèi)容確定是否批準復(fù)制。對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的檔案，應(yīng)嚴格控制復(fù)制范圍和數(shù)量，并要求復(fù)制人簽訂保密協(xié)議。3.復(fù)制人應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。復(fù)制完成后，復(fù)制人應(yīng)將復(fù)制件交回檔案管理部門，由檔案管理部門進行登記和保管。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門的技術(shù)專家和檔案管理人員。鑒定小組負責(zé)對到期的技術(shù)檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全完整，是否有缺頁、漏項等情況。2.檔案的準確性：核實檔案內(nèi)容是否真實準確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的時效性：判斷檔案是否仍具有現(xiàn)實利用價值，是否已過保管期限。4.檔案的保密性：審查檔案是否涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，是否需要繼續(xù)保密。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期的技術(shù)檔案進行清理，列出擬鑒定的檔案清單，并通知鑒定小組成員。2.鑒定小組成員對擬鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定內(nèi)容提出鑒定意見，填寫《技術(shù)檔案鑒定表》。3.鑒定小組根據(jù)成員的鑒定意見進行綜合審議，形成鑒定結(jié)論。對于需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《技術(shù)檔案銷毀清單》。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的技術(shù)檔案，由檔案管理部門報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀技術(shù)檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)