PAGE經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案查閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案的查閱行為，確保檔案信息的安全與合理利用，保障經(jīng)濟(jì)核對(duì)工作的正常開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案查閱的所有部門及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司/組織的利益。3.規(guī)范有序原則：明確查閱流程和要求，保證查閱工作有序進(jìn)行，提高工作效率。4.合理利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案信息的作用，為公司/組織的經(jīng)濟(jì)核對(duì)及相關(guān)決策提供支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案查閱流程和規(guī)范，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.負(fù)責(zé)向查閱人員提供必要的檔案查閱條件，解答查閱過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題。（二）查閱申請(qǐng)部門職責(zé)1.明確查閱經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案的目的、范圍和內(nèi)容，填寫查閱申請(qǐng)表，并提交給檔案管理部門。2.對(duì)查閱人員進(jìn)行管理和監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱制度。3.根據(jù)查閱結(jié)果，合理利用檔案信息，為部門工作提供支持，并及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（三）查閱人員職責(zé)1.遵守檔案查閱制度，按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行查閱。2.愛(ài)護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、抽取摘抄、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。3.在查閱過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋。4.查閱結(jié)束后，將檔案資料完整歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案查閱范圍（一）經(jīng)濟(jì)核對(duì)工作相關(guān)的文件、記錄、報(bào)表等1.經(jīng)濟(jì)核對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、審批文件及相關(guān)會(huì)議紀(jì)要。2.核對(duì)過(guò)程中收集的各類數(shù)據(jù)資料、調(diào)查記錄、訪談筆錄等。3.經(jīng)濟(jì)核對(duì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告及相關(guān)結(jié)論性文件。（二）與經(jīng)濟(jì)核對(duì)對(duì)象相關(guān)的財(cái)務(wù)資料、業(yè)務(wù)資料等1.被核對(duì)單位的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證等財(cái)務(wù)資料。2.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票等業(yè)務(wù)往來(lái)資料。3.資產(chǎn)清單、產(chǎn)權(quán)證明、抵押擔(dān)保文件等資產(chǎn)相關(guān)資料。（三）其他與經(jīng)濟(jì)核對(duì)工作有關(guān)的資料1.上級(jí)主管部門或監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求提供的與經(jīng)濟(jì)核對(duì)相關(guān)的文件和資料。2.為經(jīng)濟(jì)核對(duì)工作提供參考的行業(yè)研究報(bào)告、政策法規(guī)文件等。四、檔案查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.查閱人員所在部門根據(jù)工作需要，填寫《經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給檔案管理部門。（二）申請(qǐng)審批1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否合理、查閱范圍是否明確、查閱時(shí)間是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，檔案管理部門方可受理查閱申請(qǐng)。（三）查閱安排1.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、摘抄的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。（四）查閱登記1.檔案管理部門對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱申請(qǐng)表編號(hào)、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱目的、查閱結(jié)果等。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。（五）檔案歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、檔案查閱權(quán)限（一）內(nèi)部查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案的，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可按照規(guī)定的流程進(jìn)行查閱。2.涉及多個(gè)部門的經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案查閱，需由相關(guān)部門共同協(xié)商提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）外部查閱權(quán)限1.因法律法規(guī)要求或監(jiān)管機(jī)構(gòu)檢查等原因，外部單位需要查閱經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外部查閱申請(qǐng)需經(jīng)公司/組織法務(wù)部門審核，并報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)在確保檔案安全和保密的前提下，配合外部單位進(jìn)行查閱。（三）特殊查閱權(quán)限1.對(duì)于涉及公司/組織重大利益、商業(yè)秘密或敏感信息的經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格限制，需經(jīng)公司/組織最高管理層批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。2.在特殊情況下，如緊急事件處理、案件調(diào)查等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批，可簡(jiǎn)化查閱流程，但仍需嚴(yán)格遵守檔案查閱制度。六、檔案查閱保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.查閱人員對(duì)在查閱過(guò)程中知悉的檔案信息負(fù)有保密責(zé)任，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管檔案資料，防止信息泄露。（二）查閱場(chǎng)所管理1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的專門場(chǎng)所進(jìn)行，查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。2.查閱人員在查閱過(guò)程中不得攜帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入查閱場(chǎng)所，不得在查閱場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行與查閱無(wú)關(guān)的活動(dòng)。（三）信息傳播限制1.查閱人員如需對(duì)外提供檔案信息，必須經(jīng)過(guò)公司/組織相關(guān)部門的審核和批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。2.未經(jīng)授權(quán)，查閱人員不得通過(guò)任何形式（如網(wǎng)絡(luò)、媒體、會(huì)議等）傳播檔案信息。（四）保密監(jiān)督與檢查1.公司/組織應(yīng)定期對(duì)檔案查閱保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，公司/組織將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案查閱的信息化管理（一）建立檔案查閱信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案查閱信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查閱申請(qǐng)、審批、登記、查詢等流程的信息化管理。2.檔案查閱信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)查閱人員的角色和權(quán)限，設(shè)置不同的操作級(jí)別和訪問(wèn)范圍。（二）電子檔案查閱管理1.對(duì)于電子形式的經(jīng)濟(jì)核對(duì)檔案，應(yīng)制定相應(yīng)的查閱規(guī)范和安全措施。查閱人員通過(guò)查閱信息系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案查閱時(shí)，應(yīng)遵守系統(tǒng)操作規(guī)定，確保電子檔案的安全。2.電子檔案查閱過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息，記錄應(yīng)保存一定期限，以備審計(jì)和查詢。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案查閱信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，防止信息系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件。2.定期對(duì)檔案查閱信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。八、檔案查閱的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案查閱監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由檔案管理部門、法務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案查閱工作進(jìn)行抽查，檢查查閱申請(qǐng)審批流程是否規(guī)范、查閱登記是否完整、檔案資料是否安全等情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.制定檔案查閱工作考核指標(biāo)體系，對(duì)檔案管理部門、查閱申請(qǐng)部門及查閱人員的工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括查閱申請(qǐng)審批的及時(shí)性、查閱登記的準(zhǔn)確性、檔案資料的完整性、保密制度的執(zhí)行情況等。2.將檔案查閱工作考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)