PAGE行政審批檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政審批檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及行政審批檔案管理的部門(mén)、崗位及人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)行政審批檔案中的各類(lèi)信息，包括但不限于審批文件、申請(qǐng)人資料、審批過(guò)程記錄等，實(shí)行嚴(yán)格保密，防止信息被非法獲取、泄露、篡改或丟失。2.合法合規(guī)原則：檔案保密管理工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司行為的合法性。3.最小化知悉原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定能夠接觸行政審批檔案的人員范圍，確保信息僅在必要的人員之間流轉(zhuǎn)，減少信息擴(kuò)散風(fēng)險(xiǎn)。4.全程管控原則：對(duì)行政審批檔案從形成、整理、存儲(chǔ)、查閱、使用到銷(xiāo)毀的全過(guò)程進(jìn)行保密管控，確保每個(gè)環(huán)節(jié)的信息安全。二、保密職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善行政審批檔案保密管理制度，并組織實(shí)施。2.配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。4.定期對(duì)行政審批檔案的保密情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)行政審批檔案的整理、歸檔、存儲(chǔ)和保管工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，確保檔案的流轉(zhuǎn)過(guò)程可追溯。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.按照規(guī)定的程序和要求，認(rèn)真做好檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.妥善保管檔案，定期檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境，防止檔案損壞、丟失或被篡改。4.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，對(duì)查閱、借閱人員的身份和目的進(jìn)行核實(shí)，確保檔案的使用符合規(guī)定。5.對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（三）審批人員職責(zé)1.在審批過(guò)程中，妥善保管涉及行政審批的各類(lèi)文件和資料，不得隨意丟棄或泄露。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程和權(quán)限進(jìn)行審批，確保審批結(jié)果的公正性和保密性。3.對(duì)審批過(guò)程中知悉的申請(qǐng)人信息等予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露。（四）其他涉及人員職責(zé)1.公司內(nèi)其他因工作需要接觸行政審批檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，在授權(quán)范圍內(nèi)使用檔案信息，并對(duì)所接觸的檔案內(nèi)容負(fù)責(zé)保密。2.不得將行政審批檔案帶出規(guī)定的使用場(chǎng)所，如需在外部使用，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的保密措施。三、檔案的形成與收集（一）文件生成要求1.行政審批過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件，包括申請(qǐng)書(shū)、審批表、審查意見(jiàn)、決定文件等，必須按照規(guī)范的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行填寫(xiě)和制作。2.文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得含有模糊不清、歧義或容易引起誤解的表述。3.涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的文件，應(yīng)在文件中明確標(biāo)注，并采取相應(yīng)的保密措施。（二）文件收集流程1.各審批環(huán)節(jié)的工作人員應(yīng)及時(shí)將本環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件整理后移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)在接收文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.對(duì)于重要的行政審批文件，檔案管理部門(mén)應(yīng)在接收后及時(shí)進(jìn)行備份，以防止文件丟失或損壞。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.按照行政審批的類(lèi)別、時(shí)間順序、項(xiàng)目名稱(chēng)等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢(xún)和管理。3.去除文件中的金屬物、訂書(shū)釘?shù)?，?duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）歸檔要求1.將整理好的文件按照分類(lèi)順序依次裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）外標(biāo)注檔案類(lèi)別、年度、項(xiàng)目名稱(chēng)等信息。2.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄每個(gè)檔案盒（袋）內(nèi)的文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期等信息，便于快速查找和檢索。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類(lèi)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案索引，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境適宜。2.溫度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)，相對(duì)濕度應(yīng)控制在規(guī)定的比例，避免檔案因溫濕度變化而受損。3.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架或檔案柜，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。（二）保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容和存儲(chǔ)情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并報(bào)告處理。2.對(duì)重要的行政審批檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，提高檔案的安全性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱行政審批檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時(shí)間范圍等信息。2.查閱申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，涉及重要檔案的查閱還需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意。3.查閱人員只能在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。4.查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在審批工作所需的相關(guān)檔案內(nèi)容，不得查閱與工作無(wú)關(guān)的其他檔案信息。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱行政審批檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄或泄露檔案內(nèi)容。5.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立詳細(xì)的查閱與借閱記錄臺(tái)賬，記錄查閱或借閱人員的姓名、部門(mén)、時(shí)間、檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。2.查閱與借閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年，以便隨時(shí)查閱和追溯檔案的流轉(zhuǎn)情況。七、檔案的使用與傳遞（一）使用規(guī)范1.在行政審批工作中使用檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。2.使用檔案信息的人員應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改或歪曲。3.如需對(duì)檔案信息進(jìn)行引用或公開(kāi)披露，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并確保引用或披露的內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，不涉及保密信息的泄露。（二）傳遞要求1.行政審批檔案在公司內(nèi)部傳遞時(shí)，應(yīng)通過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案?jìng)鬟f渠道進(jìn)行，如檔案管理人員之間的交接、內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)等。2.在傳遞過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的安全和完整，避免檔案丟失、損壞或信息泄露。3.對(duì)于涉及外部單位或個(gè)人的檔案?jìng)鬟f，應(yīng)按照公司與外部單位簽訂的保密協(xié)議或相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，采取必要的加密、密封等措施，確保傳遞過(guò)程的保密性。八、檔案的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立保密監(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)行政審批檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.保密監(jiān)督小組定期對(duì)公司各部門(mén)的檔案保密工作進(jìn)行巡查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.鼓勵(lì)公司員工對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全性、檔案查閱與借閱手續(xù)的規(guī)范性、檔案信息的使用與傳遞情況等。2.檢查方式可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，定期檢查每[X]年進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)實(shí)際工作情況隨時(shí)開(kāi)展。3.檢查過(guò)程中，可通過(guò)查閱檔案記錄、實(shí)地查看檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所、詢(xún)問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行，確保檢查結(jié)果真實(shí)可靠。（三）問(wèn)題處理與整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的違反檔案保密制度的問(wèn)題，保密監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書(shū)》，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定詳細(xì)的整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書(shū)面報(bào)告保密監(jiān)督小組。3.對(duì)整改不力或拒不整改的部門(mén)和個(gè)人，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。九、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定年度保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)對(duì)象包括公司內(nèi)所有涉及行政審批檔案管理的人員，重點(diǎn)是檔案管理人員、審批人員和其他直接接觸檔案信息的人員。3.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋國(guó)家法律法規(guī)、公司檔案保密制度、保密意識(shí)與技能等方面，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的保密專(zhuān)家或法律人士進(jìn)行授課，講解保密法律法規(guī)和公司保密制度的具體要求。2.開(kāi)展案例分析培訓(xùn)，通過(guò)實(shí)際案例剖析，加深員工對(duì)檔案保密工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高員工的保密意識(shí)和防范能力。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等渠道發(fā)布保密知識(shí)和案例，供員工自主學(xué)習(xí)，營(yíng)造良好的保密文化氛圍。（三）培訓(xùn)效果評(píng)估1.建立保密培訓(xùn)效果評(píng)估機(jī)制，通過(guò)考試、撰寫(xiě)心得體會(huì)、實(shí)際操作等方式對(duì)員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。2.對(duì)培訓(xùn)效果不達(dá)標(biāo)的員工，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，確保員工掌握必要的保密知識(shí)和技能。3.定期對(duì)保密培訓(xùn)計(jì)劃的執(zhí)行情況和培訓(xùn)效果進(jìn)行總結(jié)分析，根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)調(diào)整和完善培訓(xùn)內(nèi)容與方式，提高培訓(xùn)質(zhì)量。十、檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.行政審批檔案已超過(guò)規(guī)定的保管期限，且確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞或丟失，無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷(xiāo)毀的檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)達(dá)到銷(xiāo)毀條件的檔案進(jìn)行清理和登記，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信