PAGE法院檔案各項規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)法院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審判工作、司法政務(wù)及其他各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《人民法院檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本院各部門在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則法院檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由本院檔案管理部門集中管理全院檔案，并對各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交等工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.維護(hù)檔案的完整與安全原則采取有效措施，保證檔案的齊全、完整，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案信息的安全。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和使用，提高檔案利用效率，為審判工作和其他各項工作提供及時、有效的服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門的設(shè)置本院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全院檔案的集中管理工作。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管全院各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為審判工作、司法政務(wù)及其他各項工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案參考資料，開展檔案編研工作。6.對各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.參與本院重大活動和重要案件的檔案收集、整理和歸檔工作，確保相關(guān)檔案的齊全、完整。8.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.各類案件檔案，包括刑事、民事、行政訴訟案件檔案，執(zhí)行案件檔案，再審案件檔案等。2.司法政務(wù)檔案，如黨組會議記錄、院長辦公會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案、物資設(shè)備檔案等。3.其他業(yè)務(wù)檔案，如司法技術(shù)鑒定檔案、司法統(tǒng)計檔案、信訪檔案等。4.本院在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、照片、音像等材料。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集和整理工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，載體及書寫材料符合耐久性要求。3.歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的分類方案和編號方法進(jìn)行整理編目，做到分類科學(xué)、編號準(zhǔn)確、排列有序。4.案件檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個工作日內(nèi)歸檔，其他檔案應(yīng)在形成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（三）移交程序1.各部門檔案管理人員按照歸檔要求，對本部門的檔案進(jìn)行初步整理后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息。2.將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并移交至檔案管理部門。檔案管理部門接收后，對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.案件檔案按照年度、案件類別、案號順序進(jìn)行分類。2.司法政務(wù)檔案按照文書檔案的分類方法，結(jié)合本院實際情況，分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、設(shè)備管理類等類別，再按照年度、保管期限進(jìn)行排列。3.其他業(yè)務(wù)檔案根據(jù)其性質(zhì)和特點，采用相應(yīng)的分類方法進(jìn)行整理。（三）編號規(guī)則1.案件檔案編號采用“年度+案件類別+案號”的形式，如“2023刑初字第10號”。2.司法政務(wù)檔案編號采用“年度+保管期限+分類號+流水號”的形式，如“2023永久A1001”。3.其他業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)具體分類情況制定相應(yīng)規(guī)則。（四）裝訂要求1.檔案應(yīng)采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫頁碼，頁碼編寫在有文字的頁面正面的右上角，背面的左上角。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開排列。（三）保管期限劃分1.法院檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本院制定的重要規(guī)章制度、年度工作報告、重要案件的判決書、裁定書、調(diào)解書等具有長遠(yuǎn)歷史價值和法律依據(jù)作用的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般案件的檔案、一般性的司法政務(wù)文件材料等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時性的文件材料、一般性的業(yè)務(wù)報表等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、分類、裝訂、保管期限等方面，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進(jìn)行記錄并采取相應(yīng)的處理措施。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成《檔案清查報告》，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問題和處理建議等。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本院檔案管理規(guī)章制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.服務(wù)審判原則檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞審判工作和其他各項工作的需要，為司法實踐提供有力支持。3.方便快捷原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.案件當(dāng)事人及其代理人按照法定程序查閱、復(fù)制與案件有關(guān)的檔案材料。3.有關(guān)單位和個人因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本院檔案。（三）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.案件當(dāng)事人及其代理人查閱、復(fù)制檔案材料，應(yīng)提交有效身份證件、授權(quán)委托書等相關(guān)證明材料，按照規(guī)定程序辦理查閱、復(fù)制手續(xù)。3.有關(guān)單位和個人查閱本院檔案，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱檔案利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱時，利用者不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案材料。2.借閱檔案借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不得超過[X]個工作日。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如因特殊情況需要延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及數(shù)量等信息。利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實際價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有查考利用價值，如涉及未結(jié)案件、重要歷史事件、重要法律依據(jù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀意見的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。（四）銷毀審批《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（五）銷毀實施檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由檔案管理部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門共同派員監(jiān)銷。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的法院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為審判工作和其他各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化加工1.對庫存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.按照檔案整理分類要求，對數(shù)字化檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引，建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、文件內(nèi)容、目錄等。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按年度、案號、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能對檔案借閱情況進(jìn)行登記、審批和跟蹤管理，確保檔案借閱的規(guī)范和安全。4.統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.用戶權(quán)限管理功能根據(jù)不同用戶的工作職