PAGE《檔案工作規(guī)章制度》一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本規(guī)章制度所指檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應(yīng)保持其形成時(shí)的原始面貌，不得缺頁(yè)、漏件，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門及員工查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案工作規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門的檔案工作。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.負(fù)責(zé)向國(guó)家有關(guān)部門和單位移交應(yīng)歸檔的檔案。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并接受綜合管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.嚴(yán)格按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類檔案移交綜合管理部門歸檔。3.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.熟悉檔案內(nèi)容，積極主動(dòng)地為公司各部門及員工提供檔案查閱和利用服務(wù)，提高檔案的使用效率。5.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出鑒定意見和銷毀建議。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。5.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司各類業(yè)務(wù)文件，如項(xiàng)目申報(bào)材料、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案等。7.公司員工人事檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料等。8.公司各類宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等。9.公司各類設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說明書、維修記錄等。10.公司各類工程檔案，包括工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。11.公司各類照片、音像資料，如公司活動(dòng)照片、重要會(huì)議錄像、產(chǎn)品宣傳視頻等。12.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類檔案收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改或損壞。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，并保持一定的擴(kuò)展性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或粘貼。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多種存儲(chǔ)介質(zhì)相結(jié)合的方式，確保電子檔案的安全性和完整性。3.聲像檔案應(yīng)按照檔案類別進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和利用。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，公司重要的規(guī)章制度、合同協(xié)議，公司財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司一般的管理制度、業(yè)務(wù)文件、人事檔案等在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司一般性的文件材料、臨時(shí)性的業(yè)務(wù)資料等在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案，保管期限一般為1年至10年。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、歷史分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)列入銷毀范圍。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取檔案形成部門及相關(guān)人員的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將銷毀情況記錄在檔案銷毀登記簿上，以備查考。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)指定專人陪同，查閱范圍和內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的要求執(zhí)行。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得隨意涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或摘錄的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、利用方式等信息。2.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于統(tǒng)計(jì)和分析檔案的利用情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化利用，提高檔案管理的效率和水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，為公司各部門及員工提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、查閱、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.及時(shí)將新形