PAGE檔案庫房定期巡查制度一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，特制定本定期巡查制度。通過定期巡查，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案庫房管理中存在的問題，有效預防檔案安全事故的發(fā)生，保障公司各項工作的正常開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案庫房，包括但不限于紙質(zhì)檔案庫房、電子檔案存儲設(shè)備所在區(qū)域等。（三）基本原則1.全面性原則巡查應(yīng)涵蓋檔案庫房的各個方面，包括檔案實體、存儲環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、安全防范措施等，確保無遺漏。2.及時性原則對巡查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)措施進行處理，避免問題擴大化。3.責任明確原則明確各巡查人員的職責，確保巡查工作落實到人，對于因巡查不力導致的問題追究相關(guān)人員責任。二、巡查內(nèi)容（一）檔案實體1.檔案整理情況檢查檔案是否按照分類方案進行整理，排列是否有序，編號是否清晰準確。2.檔案數(shù)量核對定期核對檔案的實際數(shù)量與臺賬記錄是否一致，防止檔案丟失或遺漏。3.檔案破損情況查看檔案紙張是否有破損、霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時采取修復或保護措施。（二）存儲環(huán)境1.溫濕度每日監(jiān)測檔案庫房的溫度和濕度，記錄數(shù)據(jù)并與規(guī)定的溫濕度范圍（溫度14℃24℃，相對濕度45%60%）進行對比。如超出范圍應(yīng)及時采取調(diào)控措施，確保檔案存儲環(huán)境適宜。2.空氣質(zhì)量檢查庫房內(nèi)空氣質(zhì)量，查看是否有異味、灰塵等，防止空氣污染對檔案造成損害。必要時可采取通風、空氣凈化等措施改善空氣質(zhì)量。3.光照條件評估庫房內(nèi)光照強度，避免陽光直射檔案。對于窗戶等可能引入強光的部位，應(yīng)采取遮光措施。（三）設(shè)施設(shè)備1.消防設(shè)施檢查滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等消防設(shè)施是否完好有效，壓力是否正常，零部件是否齊全，標識是否清晰。確保消防設(shè)施處于隨時可用狀態(tài)，定期進行維護保養(yǎng)和檢查記錄。2.防盜設(shè)施查看庫房門窗是否牢固，門鎖是否正常工作，防盜報警裝置是否靈敏可靠。檢查監(jiān)控設(shè)備是否運行正常，存儲記錄是否完整，覆蓋范圍是否全面。3.溫濕度調(diào)控設(shè)備檢查空調(diào)、除濕機、加濕器等溫濕度調(diào)控設(shè)備是否正常運行，制冷、制熱、除濕、加濕效果是否達標。定期對設(shè)備進行清潔、維護和保養(yǎng)，確保其性能穩(wěn)定。4.檔案存儲設(shè)備檢查檔案架、密集架等存儲設(shè)備是否牢固，有無變形、損壞等情況。軌道是否順暢，傳動裝置是否正常。對于電子檔案存儲設(shè)備，檢查服務(wù)器、存儲陣列、磁帶庫等硬件設(shè)備運行狀態(tài)，數(shù)據(jù)備份是否及時、完整。（四）安全防范措施1.人員出入管理查看庫房出入登記制度是否嚴格執(zhí)行，人員進出是否進行登記，記錄是否完整。非庫房管理人員進入庫房是否經(jīng)過審批，并有專人陪同。2.電氣安全檢查庫房內(nèi)電氣線路是否老化、破損，插座、插頭是否正常，有無私拉亂接電線現(xiàn)象。電氣設(shè)備是否接地良好，有無過載運行情況。定期對電氣設(shè)備進行檢查和維護，確保用電安全。3.防蟲防鼠措施查看庫房內(nèi)是否放置防蟲、防鼠藥品或器械，藥品放置是否合理，器械是否有效。檢查庫房周邊環(huán)境，是否有鼠洞、蟻穴等，如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時采取封堵措施。三、巡查人員及職責（一）巡查人員組成檔案庫房巡查工作由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合安全管理部門、技術(shù)保障部門等相關(guān)人員組成巡查小組。巡查小組設(shè)組長一名，由檔案管理部門負責人擔任。（二）職責分工1.組長職責全面負責檔案庫房巡查工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。審核巡查報告，對巡查中發(fā)現(xiàn)的重大問題提出處理意見和決策建議。定期向上級領(lǐng)導匯報檔案庫房巡查工作情況。2.檔案管理部門人員職責負責檔案實體的檢查，包括檔案整理、數(shù)量核對、破損情況查看等。協(xié)助其他部門人員進行存儲環(huán)境、設(shè)施設(shè)備等方面的巡查工作。對巡查中發(fā)現(xiàn)的檔案管理問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。3.安全管理部門人員職責負責消防設(shè)施、防盜設(shè)施、安全防范措施等方面的檢查。對巡查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患進行評估，并提出整改措施和建議。協(xié)助檔案管理部門進行電氣安全等相關(guān)檢查工作。4.技術(shù)保障部門人員職責負責溫濕度調(diào)控設(shè)備、電子檔案存儲設(shè)備等設(shè)施設(shè)備的檢查和維護。對巡查中發(fā)現(xiàn)的技術(shù)問題進行分析和處理，提供技術(shù)支持和解決方案。協(xié)助檔案管理部門進行檔案存儲設(shè)備的檢查，確保其正常運行。四、巡查周期（一）日常巡查檔案庫房管理人員每日進行一次日常巡查，重點檢查檔案實體整理情況、存儲環(huán)境溫濕度、門窗及設(shè)施設(shè)備運行狀態(tài)等，并做好巡查記錄。（二）定期巡查巡查小組每周進行一次定期巡查，按照巡查內(nèi)容全面檢查檔案庫房的各個方面，填寫巡查記錄表，詳細記錄巡查情況。（三）專項巡查在特殊時期或針對特定情況進行專項巡查，如汛期、高溫季節(jié)、檔案搬遷前后等。專項巡查應(yīng)根據(jù)實際情況增加巡查頻次和重點內(nèi)容，確保檔案安全。五、巡查記錄與報告（一）巡查記錄巡查人員應(yīng)如實填寫巡查記錄表，記錄巡查時間、巡查人員、巡查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息。巡查記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得隨意涂改。巡查記錄表應(yīng)妥善保存，以備查閱。（二）巡查報告每次定期巡查和專項巡查結(jié)束后，巡查小組組長應(yīng)組織撰寫巡查報告。巡查報告應(yīng)包括巡查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、處理建議及整改措施等內(nèi)容。巡查報告應(yīng)及時提交給檔案管理部門負責人審核，審核通過后報上級領(lǐng)導。（三）問題跟蹤與反饋對于巡查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)明確整改責任人、整改期限和整改要求。整改責任人應(yīng)按照要求及時進行整改，并將整改情況反饋給檔案管理部門。檔案管理部門負責對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。六、整改措施（一）一般問題整改對于巡查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，如檔案整理不規(guī)范、設(shè)備輕微故障等，巡查人員應(yīng)現(xiàn)場提出整改意見，要求相關(guān)責任人立即進行整改。整改完成后，由巡查人員進行復查，確保問題得到解決。（二）重大問題整改對于巡查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，如消防設(shè)施損壞、檔案嚴重破損等，巡查小組應(yīng)及時向上級領(lǐng)導匯報，并制定詳細的整改方案。整改方案應(yīng)明確整改措施、責任部門、責任人、整改期限等內(nèi)容。整改過程中，相關(guān)部門應(yīng)密切配合協(xié)作，確保整改工作順利進行。整改完成后，由檔案管理部門組織驗收，驗收合格后方可銷號。（三）整改效果評估整改完成后，應(yīng)對整改效果進行評估。評估內(nèi)容包括問題是否得到徹底解決、是否符合相關(guān)標準和要求、是否對檔案安全和管理工作產(chǎn)生積極影響等。通過整改效果評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷完善檔案庫房管理工作。七監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制公司設(shè)立檔案庫房巡查監(jiān)督小組，由公司內(nèi)部審計部門和紀檢部門人員組成。監(jiān)督小組定期對檔案庫房巡查制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保巡查工作嚴格按照制度要求開展。（二）考核辦法1.將檔案庫房巡查工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系，對巡查工作認真負責、發(fā)現(xiàn)問題及時整改且成效顯著的部門和人員給予表彰和獎勵。2.對于巡查工作不力，未及時發(fā)現(xiàn)問題或?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問題未采取有效措施進行處理的部門和人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、扣減績效分數(shù)等處罰。3.因巡查不到位導致檔案安全事故發(fā)生的，將依法依規(guī)追究