PAGE檔案文件制度匯編模板一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案文件的管理，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案文件的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度匯編適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案文件管理方面的各項(xiàng)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案文件的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案文件應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案文件內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：檔案文件應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的全過程，保證檔案文件的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案文件的安全，防止檔案文件的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.便于利用原則：檔案文件的管理應(yīng)便于查閱、利用，提高檔案文件的使用效率。二、檔案文件管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案文件管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案文件的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門檔案文件的形成、積累和歸檔工作，對(duì)各部門檔案文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案文件信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案文件管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化進(jìn)程。5.負(fù)責(zé)檔案文件的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案文件的安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案文件的形成、積累和整理工作，按照檔案管理部門的要求及時(shí)歸檔。2.確定本部門檔案文件管理的兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案文件的日常收集、整理和保管工作，并接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格遵守公司/組織檔案文件管理制度，積極配合檔案管理部門做好檔案文件的管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理工作職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，做好檔案文件的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案文件的信息化錄入和維護(hù)工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全。4.定期對(duì)檔案文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案文件的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于以下幾類：行政管理文件：如公司/組織的章程、制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通報(bào)等。業(yè)務(wù)管理文件：如合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、產(chǎn)品資料、客戶資料等。財(cái)務(wù)管理文件：如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金往來(lái)憑證等。人力資源管理文件：如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利資料等。黨群工作文件：如黨組織文件、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件、宣傳教育資料等。2.公司/組織外部接收的與本公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，如上級(jí)主管部門文件、政府部門文件、行業(yè)協(xié)會(huì)文件、合作伙伴提供的文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文件的收集工作，確保檔案文件的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案文件應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體完好。3.對(duì)收集的檔案文件應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案管理部門規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法進(jìn)行編號(hào)，確保檔案文件的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）整理方法1.分類：按照檔案文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、黨群工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案文件的查找和管理。編號(hào)方法可采用年度流水號(hào)、分類流水號(hào)等。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字，便于查閱和保管。4.編目：編制檔案文件目錄，目錄應(yīng)包括檔案文件的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保檔案文件的準(zhǔn)確檢索。四、檔案文件的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等功能，確保檔案文件的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案文件應(yīng)采用檔案密集架存放，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案文件應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤、磁帶、光盤等，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子檔案文件的安全。3.對(duì)重要的檔案文件應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案文件丟失。（三）保管期限1.檔案文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案文件：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文件，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案文件：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案文件，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案文件：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案文件，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為1年至15年。2.檔案文件保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行確定，確保檔案文件的科學(xué)保管和有效利用。（四）檔案文件的清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案文件的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.清查和盤點(diǎn)工作應(yīng)每年進(jìn)行一次，由檔案管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施，對(duì)清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查和盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案文件清查和盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括檔案文件的數(shù)量、保管狀況、存在問題及處理情況等內(nèi)容。五、檔案文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案文件的鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門的組織下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.對(duì)檔案文件的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。2.對(duì)檔案文件的保管期限進(jìn)行審查，判斷檔案文件是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)檔案文件的密級(jí)進(jìn)行審查，確保檔案文件的保密安全。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案文件逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案文件，應(yīng)填寫檔案文件銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案文件的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案文件銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案文件銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，確保檔案文件銷毀徹底、安全。4.檔案文件銷毀后，應(yīng)在檔案文件銷毀清單上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.對(duì)已銷毀的檔案文件，應(yīng)建立檔案文件銷毀臺(tái)賬，記錄檔案文件的銷毀情況，以備查考。六、檔案文件的利用（一）利用原則1.檔案文件的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案文件的正確使用。2.檔案文件的利用應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)格遵守檔案文件保密制度，防止檔案文件泄密。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案文件的，可向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱。2.公司/組織員工因個(gè)人需要查閱本人檔案文件的，可向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案文件的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱。查閱重要檔案文件的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱：檔案文件的查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案文件。2.借閱：因工作需要借閱檔案文件的，應(yīng)填寫檔案文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案文件內(nèi)容。3.出具證明：因工作需要檔案管理部門出具檔案文件證明的，應(yīng)填寫檔案文件證明申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，按照規(guī)定出具檔案文件證明。檔案文件證明應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明使用范圍和有效期限。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案文件利用登記制度，對(duì)檔案文件的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案文件編號(hào)、題名、利用方式、利用期限等內(nèi)容。3.檔案文件利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以備查考。七、檔案文件的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的電子化管理，提高檔案文件管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案文件信息的快速檢索和共享利用，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案文件數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案文件內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在檔案文件管理信息系統(tǒng)中。2.檔案文件管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案文件信息安全管理：采取有效的安全措施，確保檔案文件信息的安全，防止檔案文件信息的泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。（三）信息化管理要求1.檔案文件管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，如檔案文件錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，滿足檔案文件管理工作的需要。2.檔案文件管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案文件信息的安全。3.檔案文件