PAGE海關(guān)總署檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)海關(guān)總署檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在海關(guān)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合海關(guān)工作實(shí)際，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于海關(guān)總署機(jī)關(guān)及直屬機(jī)構(gòu)、隸屬海關(guān)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則海關(guān)總署檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公廳檔案管理部門歸口管理總署機(jī)關(guān)及直屬機(jī)構(gòu)、隸屬海關(guān)單位的檔案。各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位的檔案收集、整理、保管和移交等工作，并接受檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映海關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改、隱匿或銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查閱效率，為海關(guān)工作提供及時(shí)有效的信息支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息安全。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失泄密事件發(fā)生。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）海關(guān)總署辦公廳檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定海關(guān)總署檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)海關(guān)總署機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)直屬機(jī)構(gòu)、隸屬海關(guān)單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、監(jiān)督檢查和考核評(píng)價(jià)。4.負(fù)責(zé)海關(guān)總署檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。5.組織開展檔案編研工作，編輯出版檔案資料，為海關(guān)工作提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)與國(guó)家檔案行政管理部門及其他相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系，辦理檔案移交、接收等手續(xù)。（二）各部門、各單位檔案管理崗位1.負(fù)責(zé)本部門、本單位文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和失泄密。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料形成要求1.各部門、各單位在工作活動(dòng)中應(yīng)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的文件材料，確保文件材料能夠全面反映工作過程和結(jié)果。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡清晰、工整，簽署完備。電子文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）文件材料收集范圍1.反映海關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的文件材料，包括通關(guān)監(jiān)管、稅收征管、查驗(yàn)、緝私、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、報(bào)表、單證、記錄等。2.海關(guān)行政管理工作中形成的文件材料，如人事管理、財(cái)務(wù)管理、物資管理、行政管理等方面的文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.海關(guān)對(duì)外交往活動(dòng)中形成的文件材料，包括與國(guó)內(nèi)外相關(guān)部門、機(jī)構(gòu)的往來函電、協(xié)議、合同、會(huì)談紀(jì)要等。4.海關(guān)科研、教育培訓(xùn)等工作中形成的文件材料,如科研項(xiàng)目報(bào)告、教材、教案、培訓(xùn)記錄等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如重要活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。（三）文件材料收集時(shí)間1.辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)收集整理，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于重大活動(dòng)、專項(xiàng)工作等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或工作完成后及時(shí)收集歸檔，確保文件材料的時(shí)效性。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法海關(guān)總署檔案采用年度機(jī)構(gòu)問題分類法進(jìn)行整理。1.年度分類按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，每年形成一個(gè)類別。2.機(jī)構(gòu)分類按照海關(guān)總署內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，每個(gè)機(jī)構(gòu)形成一個(gè)類別。3.問題分類在年度和機(jī)構(gòu)分類的基礎(chǔ)上，按照文件材料反映的問題進(jìn)行細(xì)分，形成若干個(gè)問題類別。（三）整理要求1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，使其符合檔案整理規(guī)范。2.每份文件材料應(yīng)編制頁號(hào)，頁號(hào)編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。3.填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂方式。5.編制備考表，注明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，并由立卷人、檢查人簽名。6.按照分類方案，將整理好的檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊等項(xiàng)目，確保檔案盒標(biāo)識(shí)清晰、規(guī)范。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立海關(guān)總署檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由辦公廳領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。1.凡是反映海關(guān)主要職能活動(dòng)、歷史面貌、具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保存。2.凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期保存，保管期限一般為16年至50年。3.凡是在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為短期保存，保管期限一般為5年以下。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.組織鑒定人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見。3.鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)鑒定意見進(jìn)行審核，形成最終鑒定結(jié)論。4.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)建立銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀原因等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.海關(guān)總署應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案有序存放，排列整齊，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放，避免相互混淆。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管要求1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)檔案庫房的溫濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和調(diào)控,保持適宜的溫濕度環(huán)境。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況時(shí),應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保檔案的完整性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)庫存數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱檔案的人次、卷次、利用目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)，如檔案破損、丟失、銷毀等情況。4.檔案設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計(jì)，如檔案庫房面積、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備數(shù)量、消防設(shè)備配備情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)輔助統(tǒng)計(jì)手段，利用檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、分析和統(tǒng)計(jì)，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、季度檔案利用情況報(bào)表等，向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)送。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，能夠真實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。八、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.編寫海關(guān)工作大事記，記錄海關(guān)重要工作活動(dòng)、重大事件、政策法規(guī)出臺(tái)等情況。2.整理海關(guān)業(yè)務(wù)文件匯編，將海關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中具有代表性、指導(dǎo)性的文件進(jìn)行匯編成冊(cè)。3.開展專題檔案編研，圍繞海關(guān)重點(diǎn)工作、熱點(diǎn)問題，如海關(guān)改革發(fā)展、海關(guān)監(jiān)管模式創(chuàng)新等，編寫專題資料。4.編輯海關(guān)檔案參考資料，為海關(guān)工作人員提供工作參考和歷史借鑒。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)遵循真實(shí)性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性原則，確保編研成果能夠客觀反映海關(guān)工作實(shí)際。2.編研人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，熟悉海關(guān)工作流程和歷史沿革。3.編研成果應(yīng)結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富、文字簡(jiǎn)潔，便于查閱和利用。（三）編研成果發(fā)布與利用1.編研成果應(yīng)及時(shí)發(fā)布，通過內(nèi)部刊物、網(wǎng)站、檔案信息管理系統(tǒng)等渠道供海關(guān)工作人員查閱和使用。2.鼓勵(lì)海關(guān)工作人員積極利用編研成果，為海關(guān)工作提供決策支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。九、檔案利用（一）利用范圍1.海關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的,可按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱海關(guān)檔案的,應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和海關(guān)總署相關(guān)要求，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。（二）利用手續(xù)1.海關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱海關(guān)檔案，應(yīng)提前向海關(guān)總署辦公廳提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱單位、查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)辦公廳審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱申請(qǐng)函應(yīng)加蓋查閱單位公章。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印件、摘錄件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。3.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。十、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和查閱人員的保密教育。2.對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，防止檔案失泄密事件發(fā)生。（二）保密措施1.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照保密級(jí)別進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得私自查閱、傳播或泄露檔案內(nèi)容。在檔案利用過程中，對(duì)查閱人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案信息安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，